經歷了半個多世紀的發展，我國檔案館事業呈現出前所未有的繁榮景象。同時，隨著館藏檔案數量與安全保障、公共服務需求的急劇增長，檔案管理性資源（人、財、物投入）相對有限與檔案館事業可持續發展的矛盾也日益凸現。筆者以為，推行重要檔案等級管理，或許是解決上述矛盾的有效路徑。本文就此提出一些初步意見，以供探討。
一、關于重要檔案等級管理
所謂重要檔案等級管理，是指根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》1規定，在對國家檔案館永久保管檔案依據其歷史文化價值劃分為一、二、三級基礎上，實施全過程的差異化管理。該定義大致包括以下要素：
一是主體，即作為本地區重要檔案保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心和電子文件中心的各級國家檔案館。
二是客體，即重要檔案，包括依法接收進館的永久檔案和經鑒定需永久保管的其他檔案（資料）。
三是依據，即《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定的“國家檔案館永久保管檔案分一、二、三級管理”的原則，以及國家檔案行政管理部門制定的檔案定級標準和分級管理辦法。
四是內容，即重要檔案等級管理應貫穿國家檔案館職能所及的檔案資源建設、安全保障和公共服務等領域。
根據初步研究，重要檔案等級管理的如下模式，可供各級國家檔案館，尤其是省市級綜合檔案館參考。
（一）形成共識，更新觀念。
從理論上講，重要檔案等級管理是以科學發展觀為指導、檔案價值理論為核心、精細化管理等現代管理理論為借鑒所構建的思想體系。2從實踐上講，推行重要檔案等級管理，有可能改變檔案館業務建設中不同程度存在的重檔案數量增加輕館藏結構優化、重館舍硬件建設輕管理機制創新、重業務發展速度輕協調發展績效的狀況，提高各級國家檔案館的檔案資源建設、安全保障和開發利用能力，推進我國檔案館事業的可持續發展。惟有形成上述共識，我們才能更新觀念，積極推進館藏重要檔案等級管理工作。
（二）制定標準，開展鑒定。
在國家標準尚未正式頒布之前，擬由省市級綜合檔案館率先依據《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定，參照《中國檔案等級劃分規則》（征求意見稿）3，制定本館標準，據此對館藏重要檔案進行歷史文化價值（按照時間因素、形態因素、內容因素、機構因素、人物因素、系統性因素、稀有性因素及其他因素）的評估打分，確定為一、二、三級。4
等級鑒定擬采取間接鑒定為主、直接鑒定為輔的方法，即由關注單份檔案的來源、內容、時間等，轉向關注檔案形成機構的社會職能、實踐活動及由此形成的檔案的集合；先對館藏檔案進行分門別類，再對館藏檔案進行綜合分析、全面衡量；只是對部分區域特色特別顯著、價值特別珍貴的檔案，才根據檔案內容的代表性和典型性、形式的獨特性和稀有性酌情進行直接鑒定。5
（三）等級管理貫穿始終
1、堅持等級管理原則
一是高等級檔案優先原則。6在重要檔案等級管理中被定為一、二級檔案的高等級檔案，一般都具有“高齡”和“高價值”的特點。由于“高齡”，高等級檔案出現破損、脆化、蟲蛀等情況的幾率更高，因而需要優先保護。而其內容的“高價值”及相對的稀缺性、載體的特殊性，又決定了高等級檔案必須優先整理，優先揭示其內容并提供利用。各級國家檔案館應依據檔案的內在價值、“年齡”因素，兼顧社會需求，合理配置人、財、物等管理性資源，即優先處置高等級檔案，并將這一優先原則貫穿于檔案資源建設、安全保障和公共服務等方面。
二是高等級檔案精細化處理原則。7對被列為高等級的檔案優先進行精細化處理，是檔案館的必然選擇。要通過對高等級檔案各方面情況的全面調研，建立符合高等級檔案管理需要的精細化科學管理體系，即作為一個統一的整體，在處理過程中，各工作環節較以往將結合得更為緊密，協調性要求也更高。因此，一要精心規劃，避免盲目性。二要把好質量關，增強責任感。
2、等級管理對檔案資源建設（含檔案的收集、編目、鑒定工作）的要求8
一是檔案收集（含接收、征集）工作，應貫徹“精品意識”，把好等級管理的“第一關”。為此，一要完善檔案接收進館范圍。如對那些形成于新經濟領域和新社會組織的、能真實反映我國改革開放與社會發展進程，對國家和社會具有現實及長久利用價值的各種新類型檔案，也應列入進館范圍。通過適時、適當調整檔案進館范圍，使國家重要檔案資源全部進入各級國家檔案館的接收范圍，為重要檔案等級管理工作奠定基礎。二要依靠檔案行政管理部門共同做好檔案接收工作。如在同級檔案行政管理部門統一部署下強化本地區“重要檔案”的監管工作，摸清區域范圍內，特別是檔案進館序列內“重要檔案”資源的分布情況，為將進館的高等級檔案建立“臺帳”。還要在同級檔案行政管理部門的指導下，結合檔案接收工作，將檔案基礎業務工作的重心向源頭前移，使高等級檔案精細化處理所需的某些工作，盡可能在檔案進館前由檔案移交單位完成。此外，檔案館在接收檔案時，應特別重視可能產生高等級檔案的范圍，加強對實物檔案、聲像檔案、書畫檔案以及題詞、手稿等的收集。三是檔案征集工作，要重視對館藏永久檔案，特別是高等級檔案的補充。為此，一要突出地域特征，即應把征集檔案，特別是高等級檔案的重點放在本檔案館涉及的行政區域內的檔案材料，而不宜本末倒置，置大量最應征集的又最有可能流失的本地區的高等級檔案于不顧，而消耗有限的人力物力去收集其他區域的檔案材料。二要放寬征集視野，即征集人員除了要了解本館的館藏，還應了解區域內外，甚至國外檔案、文物、圖書機構以及散存于民間的相關檔案信息，使檔案征集工作更有目的性。三要注重拾遺補缺，即針對館藏重要檔案，尤其是高等級檔案的某些缺失狀況，開展對各種聲像檔案以及重要歷史人物的回憶錄、信函、筆記等檔案材料的搶救性征集工作。
二是檔案編目工作。檔案編目是揭示檔案內容、提供檔案利用的必要前提，對檔案管理也有重要作用。為此，一要集中人力、物力對高等級檔案優先編目、細化編目，使各類利用者從中了解館藏高等級檔案，以滿足社會各界的多樣化利用需要。二要有重點、有目的地開展重要檔案的編目工作，為保障數據查全、查準和建立一個完整數據庫創造條件。三要對不同等級檔案細化編目工作，準確揭示反映文件的基本信息，以利于檔案管理人員深入了解檔案的詳細信息與價值，有針對性地對檔案實體采取不同的管理手段，實現檔案實體的安全科學管理。在重要檔案編目過程中，還應針對不同檔案的不同情況制定相應的對策。一要摸清“家底”，制定計劃。對于高等級檔案中，實體保管條件差、利用需求迫切的檔案應優先編目。二要盡量做到精細化。就是要按照《檔案著錄規則》，詳細地揭示檔案的內容，盡可能做到文件級著錄。對于非文書類檔案，如實物、資料、照片等，要結合這些檔案的特殊性進行“個性化”的著錄。對于高等級檔案還可考慮根據不同的檔案載體確定不同的編目要求。
三要利用社會力量，即采取服務外包的方式，將部分檔案的編目工作社會化，以加快檔案文件級目錄著錄的進度。同時，檔案館編目人員應將工作重點轉移到制定編目規則，檢查編目質量上來，實現與專業公司（社會力量）的優勢互補。另外，對于特殊載體及建國前形成的文書檔案，特別是其中的高等級檔案，由于需揭示的內容眾多，情況復雜，要求編目人員具有相當的專業知識與歷史積淀，目前并不適合大規模社會化操作。一方面仍需檔案館的專業人員有步驟、分階段地開展，另一方面可以與高等院校、科研機構等開展專題（項目）合作，借助其專業力量從事部分檔案的編目工作。
三是檔案鑒定工作。重要檔案等級管理是以檔案鑒定，特別是檔案價值鑒定為前提的。在通過檔案鑒定確定檔案等級的過程中，一要考慮檔案的利用價值和保存價值。檔案的利用價值，是檔案價值微觀化的表現形態，檔案的現實或潛在利用價值越高，它的等級也越高。檔案的保存價值，是以保存時間長短體現出來的。一般而言，高等級檔案都來自于保管時間較長的那部分檔案，也就是永久保存的檔案。二要考慮檔案的現實價值和長遠價值（或稱之為歷史價值）。由于檔案工作內部環境、檔案管理、科研水平、檔案工作人員的思想、學識、認識水平以及社會發展水平和檔案意識的制約，檔案的價值往往不能充分的體現。因此，往往導致檔案等級判定結果上的差別和不確定性。這也是重要檔案等級管理的難點所在。重要檔案等級管理過程中的檔案鑒定是多層面的，它以檔案價值鑒定為基礎，還涉及檔案的存毀鑒定、開放鑒定等。由于重要檔案，都是永久保存的，不存在存毀問題。但從目前館藏檔案現狀來看，還有一批長期保管，甚至短期保管的檔案，其中也可能存在現實利用價值與長遠利用價值都很高的檔案。在最新修訂的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》中，就將某些原來列為短期保管的檔案納入了永久保存的范圍。為此，在檔案利用實踐中發現某些原本不屬于永久保管的檔案仍有相當利用價值，應調整其保管期限，將其列入永久保管的范圍，甚至可以列為高等級檔案。檔案開放鑒定，是檔案館依法開放檔案的必要前提。各級國家檔案館應積極、穩妥地開展重要檔案的開放鑒定工作，要將檔案利用價值高、社會需求大的高等級檔案優先列為開放鑒定的重點。為此，各級國家檔案館應依據國家現有法律，結合本館實際制定檔案開放鑒定細則，重點解決制約重要檔案開放的“瓶頸”問題。如，隨著檔案編目的精細化和檔案數字化及檔案數據庫建設的不斷深入，有條件的檔案館應以重要檔案，特別是高等級檔案為重點，適時開展以件為單位的檔案開放鑒定工作，以期最大程度地開放檔案。重要檔案等級鑒定，需要鑒定人員具有相當高的政治素質、專業素養和豐富的業務背景知識。為此，要加強對鑒定人才的培養，重點是提高其把握宏觀問題、理解政策問題和對檔案價值的前瞻性、全局性、綜合性評估的能力。
3、等級管理對檔案安全保管的要求9
檔案實體保管，應從宏觀的保護戰略到具體的保管方式、保存環境以及預防措施上對高等級檔案實施傾斜，對其進行優先和重點保護。為此，一要努力落實保護措施。根據目前的研究認為，館藏重要檔案經鑒定劃分為一、二、三級以后，不宜完全按照等級重新組織館藏，除了一部分特別珍貴的檔案進入特藏檔案庫房保管外，一般不應人為改變現有的館藏檔案保管體系。具體來說，各級國家檔案館應有重點、有區別地做好重要檔案，特別是高等級檔案的實體保管工作。如果檔案館庫的整體建筑尚不能完全達到國家標準的要求，則應努力改善檔案實體保管的“小環境”，優先使高等級檔案得到有效保護。條件許可的檔案館，在紙質檔案物理保管條件普遍達到國家標準的情況下，可以進一步開展其中高等級（紙質）檔案的去酸、修復工作；對館藏照片、聲像、各類實物等特殊載體檔案，特別是其中的高等級檔案，按不同載體類型，采用有針對性的裝具和不同的保管措施實施分庫保管。國家重要檔案的搶救工作，要運用現代化技術手段，盡可能恢復其原來面貌，以確保實體安全；對于目前條件下確實無法搶救的檔案，可采取真空保存等方法阻斷其氧化的趨勢，以待有能力時進行搶救。二要合理運用先進技術，如對重要檔案庫房進行溫濕度、防火、防塵、防盜等自動控制；有條件的檔案館可以建立“雙人雙指紋”庫房門禁制度，通過與計算機安保系統聯網，對進出庫房人員實施跟蹤與鎖定；還可以對檔案實體出入庫及檔案利用實行條形碼管理，實現對檔案實體流向的全過程控制。三要積極防范各種災害。檔案館庫除了要依據現有國家標準建設以外，應盡量選擇比較空曠的地方建設，避開周圍的高樓。要通過庫房局部加固、配置合適裝具等方法，優化高等級檔案的保管環境。要制定各類應急預案，確保在重大自然災害和突發社會事件發生時，檔案資源，特別是重要檔案資源的安全，盡最大的可能把災難帶來的損失降到最低程度。如實施重要檔案的異地異質備份制度。處于不同地震帶、不同電網、不同流域的省市級檔案館應相互建立電子檔案或其他載體檔案的備份中心。考慮到檔案的憑證作用，對于重要檔案，特別是其中的高等級檔案，擬采取縮微備份的方法。
開展特藏檔案庫（室）建設。所謂特藏檔案，是指那些具有特殊價值而顯得特別珍貴應予以特別保護的檔案。建立特藏檔案庫（室），突破了長期以來國家檔案館對館藏檔案的“大一統”管理方式，一方面使得國家檔案館的重要、珍貴檔案得到有效的保護，入藏檔案得以重點搶救、保管條件得以進一步改善、其壽命得以最大限度地延長，另一方面也使得檔案館對于檔案價值的鑒別、特藏標準的制定、特藏庫房的設置、特藏檔案的開發利用等一系列工作的探索有了施展的舞臺，為檔案館開展重要檔案等級管理積累了一定經驗。一是要嚴格把握特藏檔案入選標準。特藏檔案來自于館藏最高等級的檔案，比如，入選《中國檔案文獻遺產名錄》的檔案，能夠突出反映本地區政治、經濟、文化、社會發展等方面重要的、具有典型代表意義和地方特色的檔案，可列入特藏檔案的候選范圍。根據這一總原則，可把反映重大歷史事件起因、過程、結果或影響的關鍵性原始文獻；反映社會上具有重要影響的機構、團體的創立、結束及重要活動軌跡的原始文獻；反映著名歷史人物思想，生平活動軌跡的原始文獻；同類題材中屬于罕見，或具有相當特色、或具有首創性的原始文獻以及年代久遠的檔案列入特藏的范圍。另外，還可以參考圖書界的《中國古籍善本書目》，文物界的《文物藏品定級標準》，把相應的圖書與文物館藏也列入特藏檔案的范圍。在特藏檔案的入選程序上，也應有一定的標準。如上海市檔案館就把選擇特藏檔案當作本館檔案鑒定委員會的一項常規工作，堅持按件審核擬入選檔案，以保持入選特藏檔案工作的嚴肅性、科學性。二是特藏檔案要重點保管。特藏檔案具有種類和載體的多樣性,而且特藏檔案內容特別重要,數量相對稀少,形成年代久遠,所有這些都對保管條件提出了相當高的要求。為此,一要根據不同載體特藏檔案的不同保管要求，設立不同載體檔案的特藏庫房，充分利用“技防”設施，綜合考慮入藏檔案的溫濕度控制,安全報警裝置,以及防火、防光、防塵等要求，以使其獲得最佳的保管“小環境”。二要在入藏前先進行技術性的保護工作,然后可按照其載體分別保管。紙質載體材料中,應以原冊、件保存。形狀、規格特異的以單件保存為宜,載體特殊的可以分類存放。聲像、照片、字畫、票證、印章等檔案所存放的裝具應因檔而異，以利于對檔案原件的保護。在檔案裝具上切不可為表面上的“整齊”而搞形式上的統一。三要完善管理制度。特藏檔案都是館藏精品、“鎮館之寶”,要比一般檔案的管理投入更大的人力、物力。如上海市檔案館堅持實行特藏室的專人管理，一般不允許參觀，也不允許未經館長許可調用特藏檔案。為確保特藏檔案實體的安全，特藏檔案不外借、不出館，并只提供復制件利用。對于有些兼具展示功能的特藏室，還要特別注意展示手段，不能因展示、宣傳需要而影響檔案原件的安全。堅持“人防”、“技防”并重，加強制度建設，嚴格執行制度，使特藏檔案有一個安全的保管環境。三是特藏檔案要精細管理。特藏檔案管理涉及檔案實體的重新排列、檢索工具的調整或重新編制、數字化處理等具體工作。特藏檔案入選后，一般應對其進行復制并存入原存案卷，并在該卷檔案的備考表和檔案所在全宗的全宗卷中予以說明。特藏檔案應細化編目，如上海市檔案館專門設置了“特藏檔案”這一“全宗群”，按入選檔案的不同類型重新賦予“全宗號”，按件對每一件特藏檔案進行詳細編目，特別強調著錄其背景信息，同時錄入特藏檔案的原始檔號，使特藏檔號與原始檔號可以互相對應參照，以便追溯特藏檔案的來源。在檔案利用中，由于特藏檔案原件一般不提供利用，所以應把特藏檔案的數字化優先列入計劃，同時針對特藏檔案的特點，進行特殊處理。在具體的數字化工作中，應盡量避免對檔案原件的處置，保持其原始面貌。還應綜合運用拍攝、掃描等不同技術手段，以滿足不同規格、不同類型特藏檔案原件的保護需要。
4、等級管理對檔案利用工作（含檔案館提供的查閱服務以及以檔案為基礎的旨在幫助現實和潛在的檔案利用者了解檔案內容、實現利用需求、擴大檔案影響的各種活動）的要求10
一是檔案查閱服務。檔案查閱服務，是國家檔案館提供檔案利用的主要途徑，它與重要檔案等級管理關系密切。為此，一要維護檔案在利用中的安全。要重視檔案利用安全制度建設，要配備相應的技防設備，如視頻監控、安全探測等設備，加強檔案閱覽區域的巡視，保證檔案安全提供利用。可以通過限制一次性調卷數量、提供檔案復制件等措施，尤其是隨著檔案數字化工作的開展，檔案館要堅持以數字化檔案和其他的檔案復制件（如縮微品、史料匯編）取代原件提供利用作為一條原則，防止重要檔案在利用過程中的損壞。另一方面要維護檔案的信息安全。由于重要檔案中往往有不宜開放的信息，在提供查閱服務時要將開放檔案查閱區域和不開放檔案查閱區域分開。如使用檔案數據庫，開放檔案查閱和不開放檔案查閱應有不同的權限設置。二要重視信息反饋。在提供館藏檔案查閱服務時，要特別關注：重要檔案的開放鑒定等現狀，是否適應利用需求？還有哪些檔案的利用需求持續旺盛，利用率較高，可以列入重要檔案范疇？哪些重要檔案的實體狀況不佳，需要重點保護？哪些重要檔案查閱不便，需要深化編目？哪些重要檔案急需制作數字化復本？這些信息都需要及時反饋到相關部門，以利于確定等級管理的目標，并區分情況，做到現實與長遠的結合。如由于某一段時間部分檔案利用特別集中，急需制作數字化復本，這些信息可以即時反饋，供相關部門即時處理。但若要根據利用需求來確定哪些檔案可以列為高等級檔案，則需要較長時間的觀察和連續的、可追溯的反饋，以使等級管理的決策更有針對性和實際效果。三要應對新的挑戰。如高等級檔案中，除常見的公文檔案外，還有通過征集、購買、社會各界人士捐贈的或館藏的非公文類檔案（如日記、筆記、信函、手稿、照片甚至書畫），雖然進入國家檔案館后，其所有權已經歸屬檔案館，但其本身可能涉及的著作權、版權問題并不一定隨所有權的變化而歸屬于檔案館。這就給處理復制、引用、摘錄申請等問題帶來了挑戰。因為，根據我國檔案法規，利用者復制檔案館的檔案需要提出申請，其得到的檔案復制件并不能直接公布，如需公布還應另行向檔案館提出申請。而今天的檔案利用者，早已不再局限于學術研究和工作查考等傳統領域，媒體記者、作家、影視工作者、學生以及其他出于各種目的利用檔案的人員層出不窮，利用目的也日趨多樣，甚至部分的帶有商業性。因此，如何處理相關檔案的版權和著作權問題，值得深入研究。檔案館自身在進行檔案宣傳、編研時，也要處理好這些敏感問題。同時，隨著檔案數字化的發展，如何應對互聯網時代的檔案利用，特別是那些重要的涉及敏感法律問題的檔案的數字化和網絡化利用，也是檔案館面臨的挑戰之一。
二是檔案編研工作。根據等級管理的要求，一要抓緊涉及館藏重要檔案的指南類材料的編撰。它既可弄清重要檔案全宗的基本情況，為深入開展重要檔案等級管理奠定扎實的基礎，又可以使檔案編研人員了解館藏重要檔案，為深入挖掘重要檔案信息做好準備工作，還可為社會各界利用者提供其需要的參考資料。二要繼續發揮“抄纂”型編研工作的作用。在我國，目前檔案利用仍是以檔案查閱為主渠道，“抄纂”型編研出版物又具有較廣的流通性，并經過檔案專業人員的挑選，為此，檔案館可酌情開展一些重要檔案，特別是高等級檔案的“抄纂”工作，擴大其使用范圍，并可在提供查閱時，發揮替代檔案原件提供利用、維護檔案安全的作用。三要考慮其他多種加工方式。如縮微膠片的出版，至今仍有相當廣闊的市場空間。檔案館應適度有序地開展重要檔案的縮微編輯工作，既可用于銷售，也可作為查閱利用的復本和紙質檔案的備份。而現在流行的圖文并茂的書籍、電子出版物等出版方式也可供我們開展重要檔案編研時借鑒。
三是檔案宣傳工作。檔案館應善于綜合利用展覽、講座等檔案宣傳工作形式，發揮新聞媒體、網絡的優勢，在重要檔案等級管理工作中發揮應有的作用。在檔案展覽中，以重要檔案為主要展品的主題展覽起到了檔案館“畫龍點睛”的效果。而在眾多的檔案專題展覽中，館藏重要檔案也居于很突出的地位。應從陳展方式、展品講解、新聞報道上突出重要檔案，彰顯其重要價值。應加強計劃性，結合社會熱點和重大紀念日，籌劃好重要檔案的展覽。還應加強館際交流合作，互辦相關重要檔案的展覽，互相借力，合作共贏。目前檔案館舉辦的各類講座更注重其文化特質與受眾面，而與館藏檔案，特別是重要檔案結合相對較少。重要檔案實際上具有相當的文化性和故事性，但往往需要更為深入細致的發掘和整理，檔案館舉辦的講座應與館藏重要檔案的宣傳更緊密地結合起來，使其在具有可聽性、文化性、大眾性、普及性的同時，也能為重要檔案的等級管理“出把力”。檔案宣傳的一大受眾面是廣大青少年。各級國家檔案館應發揮重要檔案的特殊教化作用，通過設計符合青少年特點的宣傳方法，把對館藏重要檔案的介紹宣傳有機地融入青少年的愛國主義教育中去。
二、關于檔案館發展方式的轉變
如前所述，在館藏檔案數量與安全保障、公共服務需求急劇增長的趨勢下，檔案管理性資源（人、財、物投入）相對有限與檔案館事業可持續發展的矛盾已經日益凸現，產生這一矛盾與檔案館傳統的發展方式不無關系。
我國各級國家檔案館大多建成和發展于計劃經濟時期，期間形成的傳統發展方式，主要表現為重檔案數量增加輕館藏結構優化、重館庫硬件建設輕管理機制創新、重業務發展速度輕協調發展績效。其中，所謂重檔案數量增加輕館藏結構優化，是指在檔案資源建設方面，長期以來的“豐富館藏”主要偏重于增加館藏檔案數量，而缺乏改善館藏檔案結構的有效舉措，其現狀為：1、館藏檔案數量劇增。如據統計，遼寧省各級綜合檔案館收藏1949年至1965年期間檔案54萬卷，占檔案館館藏總量的21%；館藏1966年至1976年檔案40萬卷，占館藏總量的15%；館藏1977年至1990年檔案為166萬卷，占館藏總量的64%。僅最近十幾年來形成的檔案占建國以來全部檔案的三分之二。實踐表明，這一情況普遍存在。2、“涉及人”的檔案比重不高，館藏檔案內容適用性較低，“老百姓要的（檔案）沒有”的矛盾比較突出。3、館藏檔案開放（透明）程度低。有關統計表明，我國各級綜合檔案館館藏檔案開放總量僅占館藏檔案總量的30%左右。即目前館藏大部分檔案對公眾利用來說是無緣的。4、大量檔案的整理編目工作因投入的相對不足而長期滯后，尤其在一些大型檔案館檔案檢索主要依賴案卷目錄，導致“有檔查不出”的現象時有發生，而且使傳統檔案的信息化質量與效率難以提高。5、基于檔案信息資源建設的檔案館、室互動和館際協作成效不大，導致基礎工作重心后移或重復勞動，嚴重制約了館藏檔案信息資源開發利用的進程。所謂重館舍硬件建設輕管理機制創新，是指檔案館一直比較重視爭取各級政府加大對檔案館舍及其保管設備、服務設施等硬件建設和維護經費的投入，因而硬件的現代化水平總體上有了較明顯的提高。但是，檔案館舍及其保管設備、服務設施的管理狀況，或者說，與其相關的工作機制、服務功能等軟件建設相對滯后，與實施公共檔案館的職能與目標存在較大的差距。其表現為：館庫面積與保管設施雖有了明顯改善，但由于館藏非永久檔案的期滿鑒定處于停滯狀態，也沒有依法開展永久檔案分為一、二、三級管理的工作，以致有限的管理性資源無法向高等級檔案傾斜，經不起突發事件的襲擊；檔案利用場所從面積到設施有了較大改善，但由于服務機制沒有相應轉變，不僅閱檔室“人氣”冷熱不均，而且連投入不菲的檔案展覽也因組織發動不力而觀眾稀少。所謂重業務發展速度輕協調發展績效，是指檔案館在一些重要業務建設方面，往往注重發展速度，而對其績效缺乏科學評估，因而難以達到協調發展的目標。以存量檔案數字化工作為例，目前相當一批檔案館開展檔案數字化工作并沒有兼顧互聯網時代遠程傳輸共享的需要，而是片面追求數字化檔案對館藏檔案的覆蓋率，因而不重視傳統檔案數字化的前處理工作（含檔案文件級編目和內容鑒定工作），以致在數字化檔案對館藏檔案的替代利用率提高的同時，數字化檔案的檢索效率未提高，涉密（尤其個人隱私）信息的失控現象沒有引起必要的重視，故勢必為互聯網時代的遠程傳輸共享留下了隱患。因此，目前相當一批檔案館僅僅重視數字化工作的進度，而無視其“終極目標”，是不可持續的。11
要解決上述矛盾，關鍵在于轉變檔案館傳統的發展方式，而推行重要檔案等級管理或許是有效的路徑。
因為，推行重要檔案等級管理，有助于推進檔案館的內涵式發展。相對于檔案館傳統的發展方式較偏重的外延式發展（一般表現為事物外部的延伸，如投資的擴大、規模的膨脹、數量的增長等13），內涵式發展（一般表現為事物內在屬性的發展，如結構協調、要素優化、質量提升、水平提高、實力增強等14）更加注重內容價值與結構優化，檔案內容價值與結構優化是檔案館的立身之本；更加注重管理與服務機制創新，管理與服務機制創新是檔案館的動力之源；更加注重業務建設的協調發展，業務建設的協調發展是檔案館的發展之魂。推行重要檔案等級管理，即實施高等級檔案優先和高等級檔案精細化處理原則，符合我國國情與檔情環境下檔案館發展的內在要求。由于高等級檔案形成的時間較久遠，蘊含的歷史文化價值較高，而且數量相對有限、分布相對集中于級別較高的國家檔案館和職能較重要的立檔單位，因而有可能集中力量首先實現高等級檔案的重點保護、優先開發、有效利用，進而改變館藏檔案資源相對粗放的管理狀況，實現檔案館的內涵式發展。
其次，推行重要檔案等級管理，也是檔案館發展理念的創新。現代管理學認為，科學管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二個層次是精細化，第三個層次是個性化。作為從規范化管理向個性化管理的過渡形態，精細化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。精細化管理方式是與現代信息社會相適應的科學發展方式，它在管理實踐中的重要標志就是由經驗管理向科學管理轉變。12與“以人為本”時代的發展需要相適應的“個性化”管理與服務已經成為必然的趨勢，因此，各級國家檔案館不能停留于目前的“規范化”管理階段，必須加快“精細化”管理的步伐。而通過推行重要檔案等級管理，來實現檔案館的“精細化”管理，才有可能逐步走向檔案館的“個性化”管理與服務的理想境界。
再次，推行重要檔案等級管理，其內容貫穿于重要檔案資源建設、安全保障和公共服務的全過程，因而不僅有助于實現國家檔案局提出的“以豐富館藏、提高檔案安全保障能力和公共服務能力為重點”，“努力把各級國家檔案館建設成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心‘五位一體’的公共檔案館，實現檔案館事業的跨越式發展”的目標，15而且將有助于建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和檔案資源的安全保障體系。
注釋：
1、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，1999年5月5日國務院批準修訂、同年6月7日國家檔案局令第5號重新發布；
2-10、12參見上海市檔案館《國家檔案館館藏重要檔案等級管理研究》課題組研究報告；
11、戴志強：《以公共檔案館為主體整合共享性檔案信息資源的思考》，載檔案學研究2010（1）P32；
13、14喬萬敏邢亮：《論大學內涵式發展》，轉引自《新華文摘》2010（3）P127；
15、楊冬權：《以豐富館藏、提高安全保障能力和公共服務能力為重點，實現檔案館事業新跨越》，載中國檔案2009（12）P8。
一、關于重要檔案等級管理
所謂重要檔案等級管理，是指根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》1規定，在對國家檔案館永久保管檔案依據其歷史文化價值劃分為一、二、三級基礎上，實施全過程的差異化管理。該定義大致包括以下要素：
一是主體，即作為本地區重要檔案保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心和電子文件中心的各級國家檔案館。
二是客體，即重要檔案，包括依法接收進館的永久檔案和經鑒定需永久保管的其他檔案（資料）。
三是依據，即《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定的“國家檔案館永久保管檔案分一、二、三級管理”的原則，以及國家檔案行政管理部門制定的檔案定級標準和分級管理辦法。
四是內容，即重要檔案等級管理應貫穿國家檔案館職能所及的檔案資源建設、安全保障和公共服務等領域。
根據初步研究，重要檔案等級管理的如下模式，可供各級國家檔案館，尤其是省市級綜合檔案館參考。
（一）形成共識，更新觀念。
從理論上講，重要檔案等級管理是以科學發展觀為指導、檔案價值理論為核心、精細化管理等現代管理理論為借鑒所構建的思想體系。2從實踐上講，推行重要檔案等級管理，有可能改變檔案館業務建設中不同程度存在的重檔案數量增加輕館藏結構優化、重館舍硬件建設輕管理機制創新、重業務發展速度輕協調發展績效的狀況，提高各級國家檔案館的檔案資源建設、安全保障和開發利用能力，推進我國檔案館事業的可持續發展。惟有形成上述共識，我們才能更新觀念，積極推進館藏重要檔案等級管理工作。
（二）制定標準，開展鑒定。
在國家標準尚未正式頒布之前，擬由省市級綜合檔案館率先依據《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定，參照《中國檔案等級劃分規則》（征求意見稿）3，制定本館標準，據此對館藏重要檔案進行歷史文化價值（按照時間因素、形態因素、內容因素、機構因素、人物因素、系統性因素、稀有性因素及其他因素）的評估打分，確定為一、二、三級。4
等級鑒定擬采取間接鑒定為主、直接鑒定為輔的方法，即由關注單份檔案的來源、內容、時間等，轉向關注檔案形成機構的社會職能、實踐活動及由此形成的檔案的集合；先對館藏檔案進行分門別類，再對館藏檔案進行綜合分析、全面衡量；只是對部分區域特色特別顯著、價值特別珍貴的檔案，才根據檔案內容的代表性和典型性、形式的獨特性和稀有性酌情進行直接鑒定。5
（三）等級管理貫穿始終
1、堅持等級管理原則
一是高等級檔案優先原則。6在重要檔案等級管理中被定為一、二級檔案的高等級檔案，一般都具有“高齡”和“高價值”的特點。由于“高齡”，高等級檔案出現破損、脆化、蟲蛀等情況的幾率更高，因而需要優先保護。而其內容的“高價值”及相對的稀缺性、載體的特殊性，又決定了高等級檔案必須優先整理，優先揭示其內容并提供利用。各級國家檔案館應依據檔案的內在價值、“年齡”因素，兼顧社會需求，合理配置人、財、物等管理性資源，即優先處置高等級檔案，并將這一優先原則貫穿于檔案資源建設、安全保障和公共服務等方面。
二是高等級檔案精細化處理原則。7對被列為高等級的檔案優先進行精細化處理，是檔案館的必然選擇。要通過對高等級檔案各方面情況的全面調研，建立符合高等級檔案管理需要的精細化科學管理體系，即作為一個統一的整體，在處理過程中，各工作環節較以往將結合得更為緊密，協調性要求也更高。因此，一要精心規劃，避免盲目性。二要把好質量關，增強責任感。
2、等級管理對檔案資源建設（含檔案的收集、編目、鑒定工作）的要求8
一是檔案收集（含接收、征集）工作，應貫徹“精品意識”，把好等級管理的“第一關”。為此，一要完善檔案接收進館范圍。如對那些形成于新經濟領域和新社會組織的、能真實反映我國改革開放與社會發展進程，對國家和社會具有現實及長久利用價值的各種新類型檔案，也應列入進館范圍。通過適時、適當調整檔案進館范圍，使國家重要檔案資源全部進入各級國家檔案館的接收范圍，為重要檔案等級管理工作奠定基礎。二要依靠檔案行政管理部門共同做好檔案接收工作。如在同級檔案行政管理部門統一部署下強化本地區“重要檔案”的監管工作，摸清區域范圍內，特別是檔案進館序列內“重要檔案”資源的分布情況，為將進館的高等級檔案建立“臺帳”。還要在同級檔案行政管理部門的指導下，結合檔案接收工作，將檔案基礎業務工作的重心向源頭前移，使高等級檔案精細化處理所需的某些工作，盡可能在檔案進館前由檔案移交單位完成。此外，檔案館在接收檔案時，應特別重視可能產生高等級檔案的范圍，加強對實物檔案、聲像檔案、書畫檔案以及題詞、手稿等的收集。三是檔案征集工作，要重視對館藏永久檔案，特別是高等級檔案的補充。為此，一要突出地域特征，即應把征集檔案，特別是高等級檔案的重點放在本檔案館涉及的行政區域內的檔案材料，而不宜本末倒置，置大量最應征集的又最有可能流失的本地區的高等級檔案于不顧，而消耗有限的人力物力去收集其他區域的檔案材料。二要放寬征集視野，即征集人員除了要了解本館的館藏，還應了解區域內外，甚至國外檔案、文物、圖書機構以及散存于民間的相關檔案信息，使檔案征集工作更有目的性。三要注重拾遺補缺，即針對館藏重要檔案，尤其是高等級檔案的某些缺失狀況，開展對各種聲像檔案以及重要歷史人物的回憶錄、信函、筆記等檔案材料的搶救性征集工作。
二是檔案編目工作。檔案編目是揭示檔案內容、提供檔案利用的必要前提，對檔案管理也有重要作用。為此，一要集中人力、物力對高等級檔案優先編目、細化編目，使各類利用者從中了解館藏高等級檔案，以滿足社會各界的多樣化利用需要。二要有重點、有目的地開展重要檔案的編目工作，為保障數據查全、查準和建立一個完整數據庫創造條件。三要對不同等級檔案細化編目工作，準確揭示反映文件的基本信息，以利于檔案管理人員深入了解檔案的詳細信息與價值，有針對性地對檔案實體采取不同的管理手段，實現檔案實體的安全科學管理。在重要檔案編目過程中，還應針對不同檔案的不同情況制定相應的對策。一要摸清“家底”，制定計劃。對于高等級檔案中，實體保管條件差、利用需求迫切的檔案應優先編目。二要盡量做到精細化。就是要按照《檔案著錄規則》，詳細地揭示檔案的內容，盡可能做到文件級著錄。對于非文書類檔案，如實物、資料、照片等，要結合這些檔案的特殊性進行“個性化”的著錄。對于高等級檔案還可考慮根據不同的檔案載體確定不同的編目要求。
三要利用社會力量，即采取服務外包的方式，將部分檔案的編目工作社會化，以加快檔案文件級目錄著錄的進度。同時，檔案館編目人員應將工作重點轉移到制定編目規則，檢查編目質量上來，實現與專業公司（社會力量）的優勢互補。另外，對于特殊載體及建國前形成的文書檔案，特別是其中的高等級檔案，由于需揭示的內容眾多，情況復雜，要求編目人員具有相當的專業知識與歷史積淀，目前并不適合大規模社會化操作。一方面仍需檔案館的專業人員有步驟、分階段地開展，另一方面可以與高等院校、科研機構等開展專題（項目）合作，借助其專業力量從事部分檔案的編目工作。
三是檔案鑒定工作。重要檔案等級管理是以檔案鑒定，特別是檔案價值鑒定為前提的。在通過檔案鑒定確定檔案等級的過程中，一要考慮檔案的利用價值和保存價值。檔案的利用價值，是檔案價值微觀化的表現形態，檔案的現實或潛在利用價值越高，它的等級也越高。檔案的保存價值，是以保存時間長短體現出來的。一般而言，高等級檔案都來自于保管時間較長的那部分檔案，也就是永久保存的檔案。二要考慮檔案的現實價值和長遠價值（或稱之為歷史價值）。由于檔案工作內部環境、檔案管理、科研水平、檔案工作人員的思想、學識、認識水平以及社會發展水平和檔案意識的制約，檔案的價值往往不能充分的體現。因此，往往導致檔案等級判定結果上的差別和不確定性。這也是重要檔案等級管理的難點所在。重要檔案等級管理過程中的檔案鑒定是多層面的，它以檔案價值鑒定為基礎，還涉及檔案的存毀鑒定、開放鑒定等。由于重要檔案，都是永久保存的，不存在存毀問題。但從目前館藏檔案現狀來看，還有一批長期保管，甚至短期保管的檔案，其中也可能存在現實利用價值與長遠利用價值都很高的檔案。在最新修訂的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》中，就將某些原來列為短期保管的檔案納入了永久保存的范圍。為此，在檔案利用實踐中發現某些原本不屬于永久保管的檔案仍有相當利用價值，應調整其保管期限，將其列入永久保管的范圍，甚至可以列為高等級檔案。檔案開放鑒定，是檔案館依法開放檔案的必要前提。各級國家檔案館應積極、穩妥地開展重要檔案的開放鑒定工作，要將檔案利用價值高、社會需求大的高等級檔案優先列為開放鑒定的重點。為此，各級國家檔案館應依據國家現有法律，結合本館實際制定檔案開放鑒定細則，重點解決制約重要檔案開放的“瓶頸”問題。如，隨著檔案編目的精細化和檔案數字化及檔案數據庫建設的不斷深入，有條件的檔案館應以重要檔案，特別是高等級檔案為重點，適時開展以件為單位的檔案開放鑒定工作，以期最大程度地開放檔案。重要檔案等級鑒定，需要鑒定人員具有相當高的政治素質、專業素養和豐富的業務背景知識。為此，要加強對鑒定人才的培養，重點是提高其把握宏觀問題、理解政策問題和對檔案價值的前瞻性、全局性、綜合性評估的能力。
3、等級管理對檔案安全保管的要求9
檔案實體保管，應從宏觀的保護戰略到具體的保管方式、保存環境以及預防措施上對高等級檔案實施傾斜，對其進行優先和重點保護。為此，一要努力落實保護措施。根據目前的研究認為，館藏重要檔案經鑒定劃分為一、二、三級以后，不宜完全按照等級重新組織館藏，除了一部分特別珍貴的檔案進入特藏檔案庫房保管外，一般不應人為改變現有的館藏檔案保管體系。具體來說，各級國家檔案館應有重點、有區別地做好重要檔案，特別是高等級檔案的實體保管工作。如果檔案館庫的整體建筑尚不能完全達到國家標準的要求，則應努力改善檔案實體保管的“小環境”，優先使高等級檔案得到有效保護。條件許可的檔案館，在紙質檔案物理保管條件普遍達到國家標準的情況下，可以進一步開展其中高等級（紙質）檔案的去酸、修復工作；對館藏照片、聲像、各類實物等特殊載體檔案，特別是其中的高等級檔案，按不同載體類型，采用有針對性的裝具和不同的保管措施實施分庫保管。國家重要檔案的搶救工作，要運用現代化技術手段，盡可能恢復其原來面貌，以確保實體安全；對于目前條件下確實無法搶救的檔案，可采取真空保存等方法阻斷其氧化的趨勢，以待有能力時進行搶救。二要合理運用先進技術，如對重要檔案庫房進行溫濕度、防火、防塵、防盜等自動控制；有條件的檔案館可以建立“雙人雙指紋”庫房門禁制度，通過與計算機安保系統聯網，對進出庫房人員實施跟蹤與鎖定；還可以對檔案實體出入庫及檔案利用實行條形碼管理，實現對檔案實體流向的全過程控制。三要積極防范各種災害。檔案館庫除了要依據現有國家標準建設以外，應盡量選擇比較空曠的地方建設，避開周圍的高樓。要通過庫房局部加固、配置合適裝具等方法，優化高等級檔案的保管環境。要制定各類應急預案，確保在重大自然災害和突發社會事件發生時，檔案資源，特別是重要檔案資源的安全，盡最大的可能把災難帶來的損失降到最低程度。如實施重要檔案的異地異質備份制度。處于不同地震帶、不同電網、不同流域的省市級檔案館應相互建立電子檔案或其他載體檔案的備份中心。考慮到檔案的憑證作用，對于重要檔案，特別是其中的高等級檔案，擬采取縮微備份的方法。
開展特藏檔案庫（室）建設。所謂特藏檔案，是指那些具有特殊價值而顯得特別珍貴應予以特別保護的檔案。建立特藏檔案庫（室），突破了長期以來國家檔案館對館藏檔案的“大一統”管理方式，一方面使得國家檔案館的重要、珍貴檔案得到有效的保護，入藏檔案得以重點搶救、保管條件得以進一步改善、其壽命得以最大限度地延長，另一方面也使得檔案館對于檔案價值的鑒別、特藏標準的制定、特藏庫房的設置、特藏檔案的開發利用等一系列工作的探索有了施展的舞臺，為檔案館開展重要檔案等級管理積累了一定經驗。一是要嚴格把握特藏檔案入選標準。特藏檔案來自于館藏最高等級的檔案，比如，入選《中國檔案文獻遺產名錄》的檔案，能夠突出反映本地區政治、經濟、文化、社會發展等方面重要的、具有典型代表意義和地方特色的檔案，可列入特藏檔案的候選范圍。根據這一總原則，可把反映重大歷史事件起因、過程、結果或影響的關鍵性原始文獻；反映社會上具有重要影響的機構、團體的創立、結束及重要活動軌跡的原始文獻；反映著名歷史人物思想，生平活動軌跡的原始文獻；同類題材中屬于罕見，或具有相當特色、或具有首創性的原始文獻以及年代久遠的檔案列入特藏的范圍。另外，還可以參考圖書界的《中國古籍善本書目》，文物界的《文物藏品定級標準》，把相應的圖書與文物館藏也列入特藏檔案的范圍。在特藏檔案的入選程序上，也應有一定的標準。如上海市檔案館就把選擇特藏檔案當作本館檔案鑒定委員會的一項常規工作，堅持按件審核擬入選檔案，以保持入選特藏檔案工作的嚴肅性、科學性。二是特藏檔案要重點保管。特藏檔案具有種類和載體的多樣性,而且特藏檔案內容特別重要,數量相對稀少,形成年代久遠,所有這些都對保管條件提出了相當高的要求。為此,一要根據不同載體特藏檔案的不同保管要求，設立不同載體檔案的特藏庫房，充分利用“技防”設施，綜合考慮入藏檔案的溫濕度控制,安全報警裝置,以及防火、防光、防塵等要求，以使其獲得最佳的保管“小環境”。二要在入藏前先進行技術性的保護工作,然后可按照其載體分別保管。紙質載體材料中,應以原冊、件保存。形狀、規格特異的以單件保存為宜,載體特殊的可以分類存放。聲像、照片、字畫、票證、印章等檔案所存放的裝具應因檔而異，以利于對檔案原件的保護。在檔案裝具上切不可為表面上的“整齊”而搞形式上的統一。三要完善管理制度。特藏檔案都是館藏精品、“鎮館之寶”,要比一般檔案的管理投入更大的人力、物力。如上海市檔案館堅持實行特藏室的專人管理，一般不允許參觀，也不允許未經館長許可調用特藏檔案。為確保特藏檔案實體的安全，特藏檔案不外借、不出館，并只提供復制件利用。對于有些兼具展示功能的特藏室，還要特別注意展示手段，不能因展示、宣傳需要而影響檔案原件的安全。堅持“人防”、“技防”并重，加強制度建設，嚴格執行制度，使特藏檔案有一個安全的保管環境。三是特藏檔案要精細管理。特藏檔案管理涉及檔案實體的重新排列、檢索工具的調整或重新編制、數字化處理等具體工作。特藏檔案入選后，一般應對其進行復制并存入原存案卷，并在該卷檔案的備考表和檔案所在全宗的全宗卷中予以說明。特藏檔案應細化編目，如上海市檔案館專門設置了“特藏檔案”這一“全宗群”，按入選檔案的不同類型重新賦予“全宗號”，按件對每一件特藏檔案進行詳細編目，特別強調著錄其背景信息，同時錄入特藏檔案的原始檔號，使特藏檔號與原始檔號可以互相對應參照，以便追溯特藏檔案的來源。在檔案利用中，由于特藏檔案原件一般不提供利用，所以應把特藏檔案的數字化優先列入計劃，同時針對特藏檔案的特點，進行特殊處理。在具體的數字化工作中，應盡量避免對檔案原件的處置，保持其原始面貌。還應綜合運用拍攝、掃描等不同技術手段，以滿足不同規格、不同類型特藏檔案原件的保護需要。
4、等級管理對檔案利用工作（含檔案館提供的查閱服務以及以檔案為基礎的旨在幫助現實和潛在的檔案利用者了解檔案內容、實現利用需求、擴大檔案影響的各種活動）的要求10
一是檔案查閱服務。檔案查閱服務，是國家檔案館提供檔案利用的主要途徑，它與重要檔案等級管理關系密切。為此，一要維護檔案在利用中的安全。要重視檔案利用安全制度建設，要配備相應的技防設備，如視頻監控、安全探測等設備，加強檔案閱覽區域的巡視，保證檔案安全提供利用。可以通過限制一次性調卷數量、提供檔案復制件等措施，尤其是隨著檔案數字化工作的開展，檔案館要堅持以數字化檔案和其他的檔案復制件（如縮微品、史料匯編）取代原件提供利用作為一條原則，防止重要檔案在利用過程中的損壞。另一方面要維護檔案的信息安全。由于重要檔案中往往有不宜開放的信息，在提供查閱服務時要將開放檔案查閱區域和不開放檔案查閱區域分開。如使用檔案數據庫，開放檔案查閱和不開放檔案查閱應有不同的權限設置。二要重視信息反饋。在提供館藏檔案查閱服務時，要特別關注：重要檔案的開放鑒定等現狀，是否適應利用需求？還有哪些檔案的利用需求持續旺盛，利用率較高，可以列入重要檔案范疇？哪些重要檔案的實體狀況不佳，需要重點保護？哪些重要檔案查閱不便，需要深化編目？哪些重要檔案急需制作數字化復本？這些信息都需要及時反饋到相關部門，以利于確定等級管理的目標，并區分情況，做到現實與長遠的結合。如由于某一段時間部分檔案利用特別集中，急需制作數字化復本，這些信息可以即時反饋，供相關部門即時處理。但若要根據利用需求來確定哪些檔案可以列為高等級檔案，則需要較長時間的觀察和連續的、可追溯的反饋，以使等級管理的決策更有針對性和實際效果。三要應對新的挑戰。如高等級檔案中，除常見的公文檔案外，還有通過征集、購買、社會各界人士捐贈的或館藏的非公文類檔案（如日記、筆記、信函、手稿、照片甚至書畫），雖然進入國家檔案館后，其所有權已經歸屬檔案館，但其本身可能涉及的著作權、版權問題并不一定隨所有權的變化而歸屬于檔案館。這就給處理復制、引用、摘錄申請等問題帶來了挑戰。因為，根據我國檔案法規，利用者復制檔案館的檔案需要提出申請，其得到的檔案復制件并不能直接公布，如需公布還應另行向檔案館提出申請。而今天的檔案利用者，早已不再局限于學術研究和工作查考等傳統領域，媒體記者、作家、影視工作者、學生以及其他出于各種目的利用檔案的人員層出不窮，利用目的也日趨多樣，甚至部分的帶有商業性。因此，如何處理相關檔案的版權和著作權問題，值得深入研究。檔案館自身在進行檔案宣傳、編研時，也要處理好這些敏感問題。同時，隨著檔案數字化的發展，如何應對互聯網時代的檔案利用，特別是那些重要的涉及敏感法律問題的檔案的數字化和網絡化利用，也是檔案館面臨的挑戰之一。
二是檔案編研工作。根據等級管理的要求，一要抓緊涉及館藏重要檔案的指南類材料的編撰。它既可弄清重要檔案全宗的基本情況，為深入開展重要檔案等級管理奠定扎實的基礎，又可以使檔案編研人員了解館藏重要檔案，為深入挖掘重要檔案信息做好準備工作，還可為社會各界利用者提供其需要的參考資料。二要繼續發揮“抄纂”型編研工作的作用。在我國，目前檔案利用仍是以檔案查閱為主渠道，“抄纂”型編研出版物又具有較廣的流通性，并經過檔案專業人員的挑選，為此，檔案館可酌情開展一些重要檔案，特別是高等級檔案的“抄纂”工作，擴大其使用范圍，并可在提供查閱時，發揮替代檔案原件提供利用、維護檔案安全的作用。三要考慮其他多種加工方式。如縮微膠片的出版，至今仍有相當廣闊的市場空間。檔案館應適度有序地開展重要檔案的縮微編輯工作，既可用于銷售，也可作為查閱利用的復本和紙質檔案的備份。而現在流行的圖文并茂的書籍、電子出版物等出版方式也可供我們開展重要檔案編研時借鑒。
三是檔案宣傳工作。檔案館應善于綜合利用展覽、講座等檔案宣傳工作形式，發揮新聞媒體、網絡的優勢，在重要檔案等級管理工作中發揮應有的作用。在檔案展覽中，以重要檔案為主要展品的主題展覽起到了檔案館“畫龍點睛”的效果。而在眾多的檔案專題展覽中，館藏重要檔案也居于很突出的地位。應從陳展方式、展品講解、新聞報道上突出重要檔案，彰顯其重要價值。應加強計劃性，結合社會熱點和重大紀念日，籌劃好重要檔案的展覽。還應加強館際交流合作，互辦相關重要檔案的展覽，互相借力，合作共贏。目前檔案館舉辦的各類講座更注重其文化特質與受眾面，而與館藏檔案，特別是重要檔案結合相對較少。重要檔案實際上具有相當的文化性和故事性，但往往需要更為深入細致的發掘和整理，檔案館舉辦的講座應與館藏重要檔案的宣傳更緊密地結合起來，使其在具有可聽性、文化性、大眾性、普及性的同時，也能為重要檔案的等級管理“出把力”。檔案宣傳的一大受眾面是廣大青少年。各級國家檔案館應發揮重要檔案的特殊教化作用，通過設計符合青少年特點的宣傳方法，把對館藏重要檔案的介紹宣傳有機地融入青少年的愛國主義教育中去。
二、關于檔案館發展方式的轉變
如前所述，在館藏檔案數量與安全保障、公共服務需求急劇增長的趨勢下，檔案管理性資源（人、財、物投入）相對有限與檔案館事業可持續發展的矛盾已經日益凸現，產生這一矛盾與檔案館傳統的發展方式不無關系。
我國各級國家檔案館大多建成和發展于計劃經濟時期，期間形成的傳統發展方式，主要表現為重檔案數量增加輕館藏結構優化、重館庫硬件建設輕管理機制創新、重業務發展速度輕協調發展績效。其中，所謂重檔案數量增加輕館藏結構優化，是指在檔案資源建設方面，長期以來的“豐富館藏”主要偏重于增加館藏檔案數量，而缺乏改善館藏檔案結構的有效舉措，其現狀為：1、館藏檔案數量劇增。如據統計，遼寧省各級綜合檔案館收藏1949年至1965年期間檔案54萬卷，占檔案館館藏總量的21%；館藏1966年至1976年檔案40萬卷，占館藏總量的15%；館藏1977年至1990年檔案為166萬卷，占館藏總量的64%。僅最近十幾年來形成的檔案占建國以來全部檔案的三分之二。實踐表明，這一情況普遍存在。2、“涉及人”的檔案比重不高，館藏檔案內容適用性較低，“老百姓要的（檔案）沒有”的矛盾比較突出。3、館藏檔案開放（透明）程度低。有關統計表明，我國各級綜合檔案館館藏檔案開放總量僅占館藏檔案總量的30%左右。即目前館藏大部分檔案對公眾利用來說是無緣的。4、大量檔案的整理編目工作因投入的相對不足而長期滯后，尤其在一些大型檔案館檔案檢索主要依賴案卷目錄，導致“有檔查不出”的現象時有發生，而且使傳統檔案的信息化質量與效率難以提高。5、基于檔案信息資源建設的檔案館、室互動和館際協作成效不大，導致基礎工作重心后移或重復勞動，嚴重制約了館藏檔案信息資源開發利用的進程。所謂重館舍硬件建設輕管理機制創新，是指檔案館一直比較重視爭取各級政府加大對檔案館舍及其保管設備、服務設施等硬件建設和維護經費的投入，因而硬件的現代化水平總體上有了較明顯的提高。但是，檔案館舍及其保管設備、服務設施的管理狀況，或者說，與其相關的工作機制、服務功能等軟件建設相對滯后，與實施公共檔案館的職能與目標存在較大的差距。其表現為：館庫面積與保管設施雖有了明顯改善，但由于館藏非永久檔案的期滿鑒定處于停滯狀態，也沒有依法開展永久檔案分為一、二、三級管理的工作，以致有限的管理性資源無法向高等級檔案傾斜，經不起突發事件的襲擊；檔案利用場所從面積到設施有了較大改善，但由于服務機制沒有相應轉變，不僅閱檔室“人氣”冷熱不均，而且連投入不菲的檔案展覽也因組織發動不力而觀眾稀少。所謂重業務發展速度輕協調發展績效，是指檔案館在一些重要業務建設方面，往往注重發展速度，而對其績效缺乏科學評估，因而難以達到協調發展的目標。以存量檔案數字化工作為例，目前相當一批檔案館開展檔案數字化工作并沒有兼顧互聯網時代遠程傳輸共享的需要，而是片面追求數字化檔案對館藏檔案的覆蓋率，因而不重視傳統檔案數字化的前處理工作（含檔案文件級編目和內容鑒定工作），以致在數字化檔案對館藏檔案的替代利用率提高的同時，數字化檔案的檢索效率未提高，涉密（尤其個人隱私）信息的失控現象沒有引起必要的重視，故勢必為互聯網時代的遠程傳輸共享留下了隱患。因此，目前相當一批檔案館僅僅重視數字化工作的進度，而無視其“終極目標”，是不可持續的。11
要解決上述矛盾，關鍵在于轉變檔案館傳統的發展方式，而推行重要檔案等級管理或許是有效的路徑。
因為，推行重要檔案等級管理，有助于推進檔案館的內涵式發展。相對于檔案館傳統的發展方式較偏重的外延式發展（一般表現為事物外部的延伸，如投資的擴大、規模的膨脹、數量的增長等13），內涵式發展（一般表現為事物內在屬性的發展，如結構協調、要素優化、質量提升、水平提高、實力增強等14）更加注重內容價值與結構優化，檔案內容價值與結構優化是檔案館的立身之本；更加注重管理與服務機制創新，管理與服務機制創新是檔案館的動力之源；更加注重業務建設的協調發展，業務建設的協調發展是檔案館的發展之魂。推行重要檔案等級管理，即實施高等級檔案優先和高等級檔案精細化處理原則，符合我國國情與檔情環境下檔案館發展的內在要求。由于高等級檔案形成的時間較久遠，蘊含的歷史文化價值較高，而且數量相對有限、分布相對集中于級別較高的國家檔案館和職能較重要的立檔單位，因而有可能集中力量首先實現高等級檔案的重點保護、優先開發、有效利用，進而改變館藏檔案資源相對粗放的管理狀況，實現檔案館的內涵式發展。
其次，推行重要檔案等級管理，也是檔案館發展理念的創新。現代管理學認為，科學管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二個層次是精細化，第三個層次是個性化。作為從規范化管理向個性化管理的過渡形態，精細化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。精細化管理方式是與現代信息社會相適應的科學發展方式，它在管理實踐中的重要標志就是由經驗管理向科學管理轉變。12與“以人為本”時代的發展需要相適應的“個性化”管理與服務已經成為必然的趨勢，因此，各級國家檔案館不能停留于目前的“規范化”管理階段，必須加快“精細化”管理的步伐。而通過推行重要檔案等級管理，來實現檔案館的“精細化”管理，才有可能逐步走向檔案館的“個性化”管理與服務的理想境界。
再次，推行重要檔案等級管理，其內容貫穿于重要檔案資源建設、安全保障和公共服務的全過程，因而不僅有助于實現國家檔案局提出的“以豐富館藏、提高檔案安全保障能力和公共服務能力為重點”，“努力把各級國家檔案館建設成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心‘五位一體’的公共檔案館，實現檔案館事業的跨越式發展”的目標，15而且將有助于建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和檔案資源的安全保障體系。
注釋：
1、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，1999年5月5日國務院批準修訂、同年6月7日國家檔案局令第5號重新發布；
2-10、12參見上海市檔案館《國家檔案館館藏重要檔案等級管理研究》課題組研究報告；
11、戴志強：《以公共檔案館為主體整合共享性檔案信息資源的思考》，載檔案學研究2010（1）P32；
13、14喬萬敏邢亮：《論大學內涵式發展》，轉引自《新華文摘》2010（3）P127；
15、楊冬權：《以豐富館藏、提高安全保障能力和公共服務能力為重點，實現檔案館事業新跨越》，載中國檔案2009（12）P8。
