編寫干部人事檔案號和編制檢索工具的方法，目前尚未制定統一的標準，各個干部人事檔案管理部門一般根椐自己保管檔案的數量，從實際情況出發，并采用自己所掌握的檢索知識或習慣做法，編寫檔案號和編制檢索工具。由于干部人事檔案卷名是以干部姓名為特征編寫的，所以，多數單位是以干部姓氏筆劃作為編寫檔案號和編制檢索工具的線索。

1．干部人事檔案編號方法

（1）筆形編號法。筆形編號法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類似四角號碼法），這種編號具有簡便、易學、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩定等優點。檢索方法比較科學、只要掌握了取筆形編號的基本規則，就能運用自如。

干部人事檔案筆形編號在線查詢網址： http://www.szsunz.com/code

（2）姓氏筆劃編號法。姓氏筆劃編號法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進行編號的方法。這種方法的優點是：簡單、易學，檔案存放位置固定，不易錯號。但是由于姓氏的不均衡，易出現有的號過多，有的號過少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問題。

干部人事檔案姓氏筆劃編號在線查詢網址： http://www.szsunz.com/code

（3）漢語拼音字母編號法。漢語拼音字母編號法是根椐漢語“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號和使用都很簡便。缺點是：如拼音不熟練或不準，易出差錯。

此外，還有的單位采用“單位編號法”、“職務（職稱）編號法”、按干部調進時間順序“大流水排列編號法”，等等。但這些編號方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費事、效率不高以及需要經常調整檔案柜等弊病。檔案數量多的單位不宜采用這幾種方法編號。

干部人事檔案拼音編號在線查詢網址： http://www.szsunz.com/code

2．編制檢索工具的方法

編制檢索工具，是在編寫檔案號的基礎上，建立一種容易操作的手段。常用的檢索工具有：

（1）檢索卡片。通常叫：“干部現職卡片”或“干部卡片”。檢索卡片編號與檔案卷名（干部姓名）、編號一致。卡片按號碼大小順序排列，用卡片盒或卡片柜存放。檢索速率很快，有超越計算機之說。同時，還能提供干部的簡單情況。（“干部人事檔案檢索卡片”樣式見下頁）

（2）檢索表。亦稱檔案底賬。即按照檔案卷名（干部姓名）和檔案編號登記在印制好的表格上，將表裝訂成冊。查詢時按編寫檔案號或存放檔案的辦法檢索。這種方法不太靈活，速率慢。常要調整，對保管檔案少的單位比較適用。

（3）建立計算機數據庫。將檔案卷名（干部姓名）、檔案號、干部的自然項目經及檔案的收入、轉出等情況輸入計算機。查詢時，可通過計算機檢索。這種方法比較準確、簡便。管理檔案多的單位，采用這種現代化的手段，會收到最佳的效果。