怎樣編寫干部人事檔案號(hào)？怎樣編制檢索工具？

編寫干部人事檔案號(hào)和編制檢索工具的方法，目前尚未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)干部人事檔案管理部門一般根椐自己保管檔案的數(shù)量，從實(shí)際情況出發(fā)，并采用自己所掌握的檢索知識(shí)或習(xí)慣做法，編寫檔案號(hào)和編制檢索工具。由于干部人事檔案卷名是以干部姓名為特征編寫的，所以，多數(shù)單位是以干部姓氏筆劃作為編寫檔案號(hào)和編制檢索工具的線索。

1．干部人事檔案編號(hào)方法

（1）筆形編號(hào)法。筆形編號(hào)法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號(hào)的方法（如四角號(hào)碼和類似四角號(hào)碼法），這種編號(hào)具有簡(jiǎn)便、易學(xué)、編號(hào)效率高、誤差少，檔案存放集中、穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)。檢索方法比較科學(xué)、只要掌握了取筆形編號(hào)的基本規(guī)則，就能運(yùn)用自如。

（2）姓氏筆劃編號(hào)法。姓氏筆劃編號(hào)法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進(jìn)行編號(hào)的方法。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是：簡(jiǎn)單、易學(xué)，檔案存放位置固定，不易錯(cuò)號(hào)。但是由于姓氏的不均衡，易出現(xiàn)有的號(hào)過(guò)多，有的號(hào)過(guò)少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號(hào)、檢索慢等問(wèn)題。

（3）漢語(yǔ)拼音字母編號(hào)法。漢語(yǔ)拼音字母編號(hào)法是根椐漢語(yǔ)“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號(hào)的方法。這種方法也比較科學(xué)，只要熟悉掌握了漢語(yǔ)拼音方法，編號(hào)和使用都很簡(jiǎn)便。缺點(diǎn)是：如拼音不熟練或不準(zhǔn)，易出差錯(cuò)。

此外，還有的單位采用“單位編號(hào)法”、“職務(wù)（職稱）編號(hào)法”、按干部調(diào)進(jìn)時(shí)間順序“大流水排列編號(hào)法”，等等。但這些編號(hào)方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費(fèi)事、效率不高以及需要經(jīng)常調(diào)整檔案柜等弊病。檔案數(shù)量多的單位不宜采用這幾種方法編號(hào)。

2．編制檢索工具的方法

編制檢索工具，是在編寫檔案號(hào)的基礎(chǔ)上，建立一種容易操作的手段。常用的檢索工具有：

（1）檢索卡片。通常叫：“干部現(xiàn)職卡片”或“干部卡片”。檢索卡片編號(hào)與檔案卷名（干部姓名）、編號(hào)一致。卡片按號(hào)碼大小順序排列，用卡片盒或卡片柜存放。檢索速率很快，有超越計(jì)算機(jī)之說(shuō)。同時(shí)，還能提供干部的簡(jiǎn)單情況。（“干部人事檔案檢索卡片”樣式見(jiàn)下頁(yè)）

（2）檢索表。亦稱檔案底賬。即按照檔案卷名（干部姓名）和檔案編號(hào)登記在印制好的表格上，將表裝訂成冊(cè)。查詢時(shí)按編寫檔案號(hào)或存放檔案的辦法檢索。這種方法不太靈活，速率慢。常要調(diào)整，對(duì)保管檔案少的單位比較適用。

（3）建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)。將檔案卷名（干部姓名）、檔案號(hào)、干部的自然項(xiàng)目經(jīng)及檔案的收入、轉(zhuǎn)出等情況輸入計(jì)算機(jī)。查詢時(shí)，可通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索。這種方法比較準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便。管理檔案多的單位，采用這種現(xiàn)代化的手段，會(huì)收到最佳的效果。