為了能經常地、有計劃地進行材料的收集，各檔案管理部門必須做到主動、及時、準確、保質、按量的要求。

主動。就是主動與形成材料單位或部門聯系，主動上門索要材料，做到手勤、嘴勤和腿勤。

及時。就是盡快地將新形成的、新發現的材料收集歸檔。

準確。就是檔案材料收集的范圍要準確，收集材料必須屬于檔案內容的材料，應嚴格按照中央組織部規定的范圍收集。

保質。就是要保證收集的材料準確、完整、齊全。不得掉頁少份，缺頭少尾，或者手續不全。

      按量。就是要按照規定的份數收集歸檔。