《歸檔文件整理規則》中規定，歸檔文件是指“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料?！?

        其中，“辦理完畢”是指文件相應的文書處理程序已經完成，而不論文件本身在實際工作中是否還在發揮作用。例如請示和批復，在復文發出或收到以后，在文書處理上就算已經辦理完畢；一份通知收到后經過相關人員傳閱，也算是辦理完畢；本機關的發文，文件印發后就算是辦理完畢。有的文件，如計劃、規劃、指示、規定等，在貫徹執行上需要很長時間，但印發或收到傳閱后，其文書處理程序已經完成，也算辦理完畢。