按規定向國家綜合檔案館移交檔案是機關、企事業單位的法定職責。此項工作關系黨和國家檔案資源建設，關系黨和國家利益安全，關系國家、民族、地區、城市歷史文脈的永續傳承，非常重要。檔案移交進館及相關業務事項涉及的范圍廣、時間跨度長、業務規范標準多，在工作推進中難免會遇到不少具體問題。特別是近些年來，隨著相關規范性文件的出臺，檔案移交進館工作的覆蓋面由機關向國有企事業單位拓展，工作內容又新增了進館檔案數字化、進館檔案定密文件解密審查等事項，更增添了檔案移交進館及相關業務的復雜性和難度。為確保此項工作的順利推進，近年來，我局（館）相關業務處室對納入市檔案館進館范圍的單位加強了業務指導服務和督促工作，取得了一定成效。同時，在工作中也發現和收集了不少涉及工作流程和具體業務方面的問題。對其中一些業務規范標準未予明確的問題、新舊規范標準之間銜接不到位的問題、不同規范標準之間沖突矛盾的問題，我局（館）相關業務處室多次召開業務協調會進行商議，對部分重要問題提交局（館）長辦公會進行研究，于近日正式形成《重慶市檔案局（館）關于檔案移交進館及相關業務問題解答》，現予公布，請納入市檔案館進館范圍的單位掌握執行。各區縣可結合區縣實際參照執行。

    一、長期積壓的文書檔案材料的整理標準如何掌握和執行？
    答：對機關團體、企事業單位長期積壓未整理的或整理不規范需要重新整理的文書檔案材料，可統一按市檔案局2016年印發的《重慶市歸檔文件整理規則》（渝檔發〔2016〕7號文）標準執行，不硬性要求按不同階段標準執行。機關團體已經按不同階段標準整理到位的檔案經檢查合格后可予進館；應按卷整理的檔案，實際以件規范整理的，不要求整改。企事業單位之前按照保管期限永長短混排方式整理的檔案須作必要整改后方可進館。
    二、工資冊的歸檔門類及保管期限如何劃分？
    答:機關團體、企事業單位的職工工資冊應納入會計檔案作為會計憑證歸檔；自形成次年起至今未滿30年的，其保管期限應按照財會〔2016〕3號、渝檔發〔2016〕8號、渝財會〔2016〕33號等新規定要求劃定為30年。在養老保險全面實施之前破產企業形成的工資冊納入文書檔案歸檔，保管期限為長期，以便破產企業職工能夠長期利用。除工資冊外其他會計檔案自形成次年起至今未滿新規定保管期限的，按新規定重新劃定保管期限。
    三、破產企業、臨時機構、重大活動檔案在移交進館前進行整理時目錄號、全宗號如何處置？
    答：目前我館在市屬破產企業、臨時機構、重大活動移交檔案形成的全宗匯集中，一個全宗匯集即一個全宗號下面不同破產企業、臨時機構、重大活動是通過目錄號來區分的（按卷整理的檔案卷皮上有“目錄號”標識），但按件整理的檔案在檔案盒和歸檔章上并無目錄號一欄，導致相互很難區分、極易混淆錯亂。對此可采取如下方法處理：需移交進館的按件整理的破產企業、臨時機構、重大活動檔案可選擇加蓋有機構（問題）欄的歸檔章樣式，并在機構（問題）欄用漢語拼音字母或阿拉伯數字標注單位或活動名稱予以區分。今后，檔案門類和數量較多的破產企業可考慮單設全宗號，臨時機構、重大活動檔案也可考慮納入主辦單位所在全宗進行整理和入庫管理。
    四、在會計檔案中，財務決算年度報表按年度如何編號？
    答：接收進館的年度財務決算報表等永久保管的會計檔案，2016年前的從形成年度跨年度拉通編號； 2016年后（含2016年）的執行渝檔發〔2016〕8號文件，即按年度分別編號，同一年度從“1”開始逐卷編制案卷號；2016年前未整理或整理不規范的，也可按渝檔發〔2016〕8號文件執行。
    五、個別歸檔文件的附件量太多或者太厚不易裝訂、裝盒后該怎么辦？
    答：一份歸檔文件附件量太多或者太厚不易裝訂、裝盒的，附件可各為一件，按附件順序排列編號，歸檔文件目錄中附件題名按照“ 【正文標題】附件：【附件標題】”的格式擬寫，文號、責任者、日期、密級填寫要求同正文，檔號、頁數據實填寫。
    六、高校檔案的整理有自己的行業規范，其進館工作該如何操作？
    答：高校檔案按照《高等學校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局令第27號）、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》進行分類整理，在接收高校檔案進館時，重點接收各類檔案中保管期限為永久、長期的檔案，短期和定期的檔案由其自行保管；對《重慶市檔案館收集檔案范圍細則》中羅列的除文書檔案外的高校教學檔案、會計檔案、音像檔案、實物檔案，在開展進館工作時根據其整理情形和價值程度進行個案處置；另外，根據國家檔案局9號令規定，對于之前納入進館范圍，但目前已經設立或正在設立檔案館的高校，可以考慮不移交或暫緩移交檔案。
    七、部分企事業單位文書檔案保管期限混排，該如何進行整理進館？
    答：對于《重慶市檔案局關于印發〈重慶市歸檔文件整理規則〉的通知》（渝檔發〔2016〕7號）出臺之前，企事業單位文書檔案按卷整理、保管期限永長短（或定期）混排拉通編號的情況，雖然當時此種整理方法并不為錯，但依據有關檔案法律法規和規范性文件對進館檔案的明確要求，應盡可能避免保存價值不高的短期或定期檔案進館，在未數字化的情況下，應明確要求該單位將應進館的永久或長期保管的檔案從永長短（或定期）混排的狀態中分離出來并予整理編目。對個別單位已經數字化的保管期限混排整理的檔案，考慮到數字化成本等實際情況，經審查后可予進館。對于企事業單位2016年以后的文書檔案，應明確要求按照《重慶市歸檔文件整理規則》（以渝檔發〔2016〕7號文印發）進行規范化整理。
    八、按件整理的文書檔案編頁的幾種特殊情況如何處理？
    答: （一）按件整理文書檔案的編頁方法應遵從《重慶市歸檔文件整理規則》（以渝檔發〔2016〕7號文印發）及其解讀。（二）對于同一題名或同一內容、因體量較大而印制成兩冊以上的文件材料或書冊，可作為一件處理，在錄入文件條目時可只錄一條，但必須統一編頁。（三）對于個別歸檔文件第一頁無位置加蓋歸檔章的，應在第一頁前面增加一空白頁蓋歸檔章，并對加蓋歸檔章的頁面進行編頁。（四）對于渝檔發〔2016〕7號文出臺以前按件整理、未予編注頁號的文書檔案，已經完成或已經啟動數字化的，在實體檔案上可不再編頁；未開始數字化的，在進行數字化前處理時，應按照渝檔發〔2016〕7號文及其解讀的要求進行編頁。
    九、企業文書檔案門類代碼如何標識和認定？
    答：按照渝檔發〔2016〕7號文的要求，機關單位文書檔案門類代碼用“WS”標識，企業單位文書檔案的檔案門類代碼用“GL”標識或用“DQ”(黨群）、“XZ”（行政)、“JY”（經營）、“SC”（生產）標識，不是用“WS”標識。對于渝檔發〔2016〕7號文出臺以前的企業文書檔案門類代碼用“WS”標識的，也予認可。
    十、待移交進館的按件整理的文書檔案歸檔章中未填全宗號如何處理？
    答：待移交進館的按件整理的文書檔案歸檔章中未填全宗號的，不論是否已經數字化，均應在實體檔案上補填全宗號，以確保歸檔章要素齊全。如果未填全宗號但已經完成了數字化的，只需在實體檔案上補填全宗號，之后不需重新進行數字化掃描，之前已形成的數字化副本可予接收進館。
    十一、企業各類財務報表如何歸檔？
    答：鑒于國家檔案局10號令關于企業文書檔案歸檔范圍與國家檔案局、財政部《會計檔案管理辦法》關于企業會計檔案范圍存在重疊交叉情況，對于企業年度決算報表、固定資產投資報表、基本建設決算報表、工會醫療報表、預算外資金報表、社會保障經費決算報表等各類報表，根據企業自身歸檔制度要求和已經形成的整理狀態，納入文書檔案或會計檔案進行整理均予認可；其中，基本建設決算報表也可歸入企業檔案建有的“基本建設類”。以上報表中，企業年度決算報表保管期限有明確規定，為永久；其他專項報表保管期限無明確規定，為穩妥起見，至少劃定為30年以上。
    十二、單位財務預算報告如何歸檔？
    答：按照國家檔案局8號令、10號令和《重慶市檔案局重慶市財政局關于印發〈重慶市會計檔案整理規則〉的通知》（渝檔發〔2016〕8號）的要求，國家機關、企事業單位的財務預算報告均應納入文書檔案歸檔整理。機關財務預算報告保管期限為30年，企事業單位財務預算報告保管期限為永久。
    十三、個別單位組織機構較多，在新的歸檔章中“機構（問題）”代碼如何編制？
    答：對于個別單位整理文書檔案或其他相關業務檔案時因組織機構較多導致新歸檔章中“機構（問題）”欄填寫字母代碼不易區分的問題（如社會組織登記檔案），建議在實體檔案的裝具盒、歸檔章“機構（問題）”欄上直接填寫數字代碼（可按實際位數填寫），但在編制目錄和數字化錄入時須用四位數字代碼在檔號結構中表示；在檔案移交進館時一并提交組織機構名稱與數字代碼對應表并在整理說明中加以詳細說明。
    十四、市人大系統形成的有多時段的立法審議文件材料如何進行歸檔整理？
    答：對于市人大系統形成的有多時段的立法審議文件材料，各階段材料可以各自歸為一件，審議結論排在最前面，一審、二審等依次排序。跨年度立法審議材料全部納入審議結論年歸檔整理。
    十五、電子文件生成與歸檔應注意哪些問題？
    答：相關單位要進一步完善公文辦公系統的電子文件歸檔功能，進一步明確電子文件及其元數據的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等具體內容。對于目前辦公系統沒有涵蓋電子公文歸檔功能的單位，建議后期軟件開發中把電子檔案歸檔管理功能一并納入公文處理系統開發，真正實現文檔一體化管理；同時把電子簽章和電子公文紅頭文件生成技術應用到公文處理系統中，以保持電子公文格式的完整性，也便于以后電子檔案的完整移交進館。目前有單位公文處理單的電子簽批采用“E人E本”手寫辦公系統的“原筆跡數字書寫技術”，是安全可靠的，可以認定與傳統紙質簽批具有同等的效力。
    十六、納入進館范圍單位的下屬單位檔案可否接收進館？
    答：對于納入市檔案館進館范圍的市級機關、企事業單位的下屬單位檔案，按照相關規定可予接收進館，由市檔案館給予單獨的全宗號；對于已撤銷的下屬單位檔案移交進館，若檔案門類單一、檔案數量較少，可以不另設全宗，納入上級單位全宗進行整理和入庫管理。
    十七、市級機關、企事業單位直管的分支機構檔案如何實施移交進館？
    答：對于市級機關、企事業單位直管的分支機構（如分局、分中心、分公司等），符合立檔單位條件的應單設全宗，之前已向所在區縣檔案館移交檔案的原則上仍由所在區縣檔案館負責接收；之前未向所在區縣檔案館移交檔案的，經商其上級單位，可向市檔案館移交。
    十八、按照《重慶市歸檔文件整理規則》（渝檔發﹝2016﹞7號文）進行歸檔文件整理時，對歸檔文件目錄中的“密級”項如何填寫或錄入？
    答：按照《重慶市歸檔文件整理規則》（渝檔發﹝2016﹞7號文）進行歸檔文件整理時，對歸檔文件目錄中的“密級”項應按照《重慶市檔案數字化副本移交與接收辦法》中歸檔文件目錄數據交換格式的要求，填寫或錄入“公開”、“限制”、“秘密”、“機密”和“絕密”，帶保密期限的據實錄入。具體操作辦法如下：1.文件明確標注有密級、公開的，據實填寫或錄入；2.文件明確標注有“內部文件”或印發閱知范圍的（如“此件發至縣團級”），填寫或錄入“限制”；3.未明確標注有密級、“內部文件”、印發閱知范圍的中央、市委紅頭文件，也應按內部文件管理，填寫或錄入“限制”；4.其他文件材料由立檔單位審查文件材料內容予以劃分“公開”或“限制”；5.對于之前已按《重慶市歸檔文件整理規則》（渝檔發﹝2016﹞7號文）整理到位或已經完成數字化的待移交進館檔案，若未按上述辦法填寫或錄入“密級”項的，應盡可能予以彌補和完善。
    十九、檔案數字化前應特別注意哪些問題？
    答：特別要注意把實體檔案整理規范后再進行數字化。其中，要重點檢查檔案整理結構體系是否完善、檔號結構體系是否科學唯一、歸檔章填寫要素是否齊全規范、檔案實體頁號是否編寫準確等，要確保進館檔案與館藏檔案結構體系和檔號序列銜接一致，確保進館檔案數字化格式標準與館藏檔案數字化系統能實現對接共享。現階段整理文書檔案應執行《重慶市歸檔文件整理規則》（渝檔發〔2016〕7號文），按要求進行規范整理并標注齊全相關要素和項目，以確保進館檔案數字化格式標準符合《重慶市紙質檔案數字化實施細則》（渝檔發〔2018〕5號文）和《重慶市檔案數字化副本移交與接收辦法》（渝檔發〔2018〕6號文）的要求。
    二十、進館檔案移交前怎樣進行質量檢查？
    答：在進館檔案整理和數字化完成后啟動檔案接收進館工作。在檔案正式接收進館之前，由市檔案局（館）檔案收集整理處組織人員對進館實體檔案整理情況及相關要件材料進行檢查確認，同時協調信息技術處安排相關技術人員對進館檔案數字化情況進行檢查確認。經檢查確認后或對經檢查發現的問題進行整改落實后，由檔案收集整理處負責接收進館實體檔案，由信息技術處負責接收進館檔案數字化副本。實體檔案的接收與其數字化副本的接收原則上應同步進行。
    二十一、在進館檔案接收入庫的流程中需要移交單位配合做好哪些工作？
    答：為便于進館檔案接收入庫工作流程的安全監管，移交單位在檔案啟運進館前，要組織人力對進館檔案進行全面清點和賬實核對，再采用統一規格的紙箱進行裝箱并密封、貼簽（標簽包含單位名稱、檔案門類、箱號、所屬年度、起止卷號或件號等要素），然后安全搬運至市檔案館暫存庫房。運到之后，由市檔案館按照工作流程，完成初步清點核對、消毒殺蟲、正式清點入庫等工作環節；在初步清點核對后，由檔案收集整理處向移交單位出具臨時收據，在正式清點入庫后由市檔案館（檔案收集整理處具體承辦）與移交單位辦理正式的進館檔案交接文據；在進館檔案清點過程中若發現相關問題，由檔案收集整理處及時聯系移交單位予以妥善處理。