為了加強我局機關檔案管理，逐步實現檔案過來的標準化、規范化，特制定機關檔案分類方案。
一、分類方法
文書檔案采用保管期限----年度-----組織機構分類法進行分類，即：先將文書檔案按照保管期限（永久、長期、短期）分開，在每一保管期限內按年度分開，每個年度再按組織機構分類，在組織機構內按照文件的內容或問題進行組卷。如圖所示：
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文書檔案 |
永久 長期 短期
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年度 |
辦 政 紀 工 團 勞 計 房 房
公 工 監 資 劃 管
室 科 室 會 委 科 科 科 協
XX市XX局
文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表
一、辦公室
1、本局黨組會議記錄、紀要（永久）
2、本局局長辦公會議、局務會議記錄、紀要（永久）
3、本局職工學習會議記錄（短期）
4、本局召開工作會議的文件材料
5、請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（永久）
6、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（長期）
7、市委、市政府(含兩辦)召開的屬本局主管業務的會議文件材料
8、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（永久）
9、典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（長期）
10、本局聯合召開會議的文件材料
本局為主辦的
請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要（永久）
典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報（長期）
本局協辦的
請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本（長期）
典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的復制件事或副本（短期）
自治區主管部門召開的工作會議文件材料（短期）
11、本局制定的中長期規劃（永久）
12本局綜合性工作計劃、總結、統計、調研等方面的文件材料
13、年度和年度以上的工作計劃、總結、統計材料（永久）
14、年度以下的工作計劃、總結、統計材料（短期）
15、重要職能活動的總結、重要專題的調研材料（永久）
16、一般活動的總結、一般問題的調研材料（短期）
17、本局編輯、編寫的文件材料
18、大事記、組織沿革、年鑒等（永久）
19、簡報、情況反映、工作信息等（短期）
20本局的請示與上級機關的批復、批示
重要的（永久）
一般的 （長期）
21、下級機關報送的文件材料
重大問題的專題報告（長期）
年度和年度以上的計劃、總結（短期）
22、本局代上級機關起草并被采用的重要法規性文件，專項業務文件的最后草稿（長期）
23、本局聯合行文的文件材料
本局為主辦的
重要業務問題的（永久）
一般業務問題的（長期）
本機關為協辦的
重要業務問題的（長期）
一般業務問題的（短期）
24、本機關承辦的人大方案及答復、政協提案及辦理結果（永久）
25、機關處理人民來信來訪的文件
有領導重要批示和處理結果的（永久）
其他有處理結果的（長期）
26、房產、土地所有權和使用權的文件材料（永久）
27、與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料
重要的（永久）
一般的（短期）
28、機關物資(辦公設備及用品、機動車等)采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料，機動車調撥、保險、事故、轉讓等文件材料（長期）
29、國有資產管理(登記、統計、核查清算、交接等)文件材料
機關房產、土地等價值高、使用年限長的（永久）
一般辦公用品、設備的（短期）
30、職工承租、購置本單位住房的合同、協議和有關手續 （永久）
31、接待工作的計劃、方案
省部級以上領導的或接待大型代表團體的（長期）
一般的（短期）
32、本機關有關文明創建、雙擁、社會治安綜合治理等目標管理工作形成的文件材料
請示、批復等材料（永久）
工作計劃、實施方案、報告、總結等材料（長期）
33、上級機關、上級領導檢查、視察本地區（本局主管業務有關）、本局工作時形成的文件
省部級以上領導（永久）
涉及區域性、政策性、法規性的檢查視察（永久）
檢查或視察中領導人發表了有重要指導意義的講話（永久）
檢查或視察中解決了重大、疑難或歷史遺留問題（永久）
省部級以下領導進行的常規性檢查、視察形成的文件材料（長期）
二、紀監室
1、本局紀檢監察工作中形成的綜合性報告、調查材料
重要的（永久）
一般的（長期）
2、上級機關關于紀檢、監察工作的規定、通知等文件材料（短期）
三、政工科
1、本機關機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料（永久）
2、人事工作制度、規定、辦法等文件
本機關制定的（長期）
上級機關或同級機關制發的（短期）
3、本機關工作人員任免文件（永久）
4、本機關職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料（永久）
5、本機關職工名冊（永久）
6、本機關人事考核、職稱評審工作文件材料（永久）
7、本機關職工調動工作的行政、工資關系的介紹信及存根
（永久）
8、本機關及工作人員被外機關評為先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料
受縣級（含）以上表彰、獎勵的（永久）
受同級機關系統或行業管理評比性表彰、獎勵的（長期）
9、本機關組織開展的表彰獎勵的文件材料
對機關外進行表彰獎勵的（永久）
對機關內部進行表彰獎勵的（長期）
10、對本機關有關人員的處分材料
受到警告(不含)以上處分的（永久）
受到警告以下處分的（長期）
11、本機關職工參加上級主管部門組織的教育、培訓等文件材料（短期）
四、工會
1、上級機關關于工會工作的規定、通知等文件材料（短期）
2、本局關于工會工作的情況反映、工作簡報（短期）
3、本局關于工會專項活動的報告、總結
重要的（永久）
一般的（長期）
4、本局工會組織簡則、工會會員名冊、批準加入工會組織等文件材料（永久）
五、團委
1、本局團組織簡則、換屆選舉的請示、批復、結果，團員會員名冊、批準加入團組織等文件材料（永久）
2、本局關于團工作專項活動的報告、總結
重要的（永久）
一般的（長期）
六、XX科
1、住房政策、法規和管理辦法
上級機關制發和本機關制定的重要的（永久）
本機關制定一般的文件材料（長期）
上級機關制定一般的文件材料（短期）
2、全市住房保障年度計劃（永久）
3、住房保障管理過程中形成的文件材料
重要的（永久）
一般的（長期）
4、住房統計報表
年度（含）以上的（永久）
年度以下的（短期）
5、有關房地產開發管理方面的文件材料
上級機關制發和本機關制定的重要的（永久）
本機關制定一般的文件材料（長期）
上級機關制定一般的文件材料（短期）
6、房地產開發企業資質管理工作中形成的文件材料
20年（含）以上有效或未注明有效期資質證的審批、管理文件材料（永久）
20年以下有效資質證的審批、管理文件材料（長期）
資質證的年檢材料（短期）
7、管理房地產開發項目形成的文件材料
重要的（永久）
一般的（長期）
8、房地產開發年度計劃（永久）
9、物業管理方面的文件材料
上級機關制發和本機關制定的重要的（永久）
本機關制定一般的文件材料（長期）
上級機關制定一般的文件材料（短期）
10、物業管理企業和從業人員資質、資格管理工作形成的文件材料
20年（含）以上有效或未注明有效期資質證的審批、管理文件材料（永久）
20年以下有效資質證的審批、管理文件材料（長期）
資質證的年檢材料和外來物業管理企業資質備案（短期）
11、物業管理項目招投標的組織實施和指導監督
重要的（永久）
一般的（長期）
12、住宅專項維修資金的歸集和管理、使用
重要的（永久）
一般的（30年）
13、參與新建住宅區的竣工綜合驗收，督促住宅小區內的各項管理制度和物業管理用房、社區服務用房等配套設施設備的落實
（30年）
14、私房改造有關材料（永久）
