隨著信息化、網絡化時代的到來，傳統的以手工勞動為主的重館藏、輕利用的人事檔案管理方式已不能很好適應現代組織人事工作的需求，正在飽受非議。人事檔案數字化越來越受到人們的追捧和關注。對于檔案材料的數字化處理，國外早在20世紀80年代就開始了，我國則開始于20世紀90年代末。所謂人事檔案數字化就是把人事檔案進行信息加工，將其轉化為可以儲存在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像和數字文本。用現代信息技術改變傳統的紙質檔案模式，實現無紙化運行。人事檔案數字化通過授權可以實現檔案資源信息共享，具有容量大、占用空間小、易保管、查閱信息快捷、減少原始紙質檔案破損、可多人在線查閱、不受時空限制等優勢，極大地提高了檔案管理人員的工作效率。因此，實現人事檔案數字化勢在必行。
一、全面推行人事檔案數字化管理模式面臨的問題
1.缺乏全國統一技術標準的人事檔案數字化軟件
人事檔案的數字化就是把紙質檔案材料，按照國家規定的分類標準先進行分類、編碼，掃描后以電子版形式儲存在各種介質載體上并能被計算機識別，通過技術手段，人們可以通過網絡閱讀到電子版人事檔案的內容。由于我國的人事檔案數字化起步較晚，在實際工作中還存在諸多問題，諸如目前全國尚無一個統一標準的軟件或權威部門來統籌規劃協調管理人事檔案數字化、網絡化建設及資源共享等工作。很多單位為了使用方便，自己開發軟件或服務外包，由于所采用的技術與方法不同，致使人事檔案數字化信息標準不統一，格式不盡相同，相互獨立，各自為政，人事檔案信息資源處于孤立、分散的狀態之中，形成信息壁壘，資源無法共享，將來很難納入國家統一的信息化、數字化、網絡化的“大數據”平臺的管理之中。
2.專業管理人員匱乏
長期以來人事檔案總是處于被邊緣化的狀態，正如人們常說的“檔案工作用起來重要，用罷忘掉”的尷尬境地，很多單位領導并不重視此項工作。人事檔案工作是我國檔案工作的重要組成部分，是國家重要的信息資源，但只停留在了口頭上。由于受編制、資金的限制，專職、專業管理人員少之又少。人事檔案數字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特點，根據《涉及國家秘密的信息系統分級保護管理規范》的有關規定，實行人事檔案數字化，檔案部門應同時設置系統管理員、安全保密員、安全審計員，實現涉密應用系統“三員分離”。目前許多單位一下無法配備這么多的專業人員，只能是一種構想。
3.耗時費力，重復建設
由于人事檔案具有動態性的特征，每年都有大量諸如年度考核表、聘期滿考核表、工資表、專業技術職務呈報表、干部任免材料、學籍材料等散材料入檔。首先，檔案管理人員要仔細甄別，去偽存真，要做到取之有章、拒之有據，確保人事檔案的權威性、真實性和準確性。其次，為了保證整卷檔案內容的完整性，還要對散件進行分類編號、編注頁碼，然后才能進行掃描。
在進行數據掃描時，為保證掃描圖像的質量，真實再現檔案原件的內容，確保檔案數字化工作基礎數據的質量，一方面要求電子文檔里面文字、表格、公章圖像等必須完整清晰，沒有黑邊，留白適當，杜絕頁面歪斜、尺寸失真、曝光過度的圖像進入數據庫，紙質檔案和數字檔案同步共存，相互印證；另一方面，由于檔案材料形成于不同時代，紙質良莠不齊，老舊脆弱易碎。檔案材料用紙改版前，紙型大小不一，材料格式不規范統一。如20世紀90年代前，許多高校的成績表，就是一本小冊子，這讓工作量無形中倍增，筆者的單位員工學歷高、職稱高，每卷檔案人均掃描350頁。加之以前檔案整理裝訂為了美觀要求四邊齊，幾乎所有的檔案材料都被剪切和裱糊過，掃描時只能小心翼翼地剝離裱糊紙。因此，耗時費力，工作量大。
掃描只是人事檔案數字化發展邁出的第一步，為了能早日實現人事檔案的數字化、網絡化，各單位還需要投資開發軟件、架設局域網以及系統運行維護等，需要投入大量的資金和技術。
二、推進人事檔案數字化建議
1.建立國家級的大數字平臺
國家應有計劃、有步驟、有重點地盡快制定人事檔案數字化、信息化建設的總體規劃及各種標準規范。研發統一技術標準軟件，對網絡環境中數據庫格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網絡體系結構和信息處理界面等工作都要有明確的要求并在全國推行。例如美國國家人事檔案部門就開發了先進的人事檔案管理自動化系統軟件進行管理，采用先進的縮微技術來存儲每個公民的人事檔案信息，從而節約了大量儲存空間。借鑒國外文件中心等先進經驗，建立起國家級的人事檔案大數據庫平臺，設立專門機構負責日常管理和維護。各單位設專職聯絡員，周掃描、月上報每名員工近期形成的檔案信息材料，逐步將各地分散的檔案信息數據連接起來，既可避免各地因重復建設造成人財物的浪費，又可以實現全國人事檔案信息共享。國家通過公民身份證代碼和人事檔案號，使數據庫里的檔案數據與每一個人信息關聯，從而無論人員如何流動，都會處于國家數據平臺的監控和管理之中，使得數字化、網絡化的人事檔案具有無與倫比的“記錄性”和“追溯性”，真正實現“單位人”向“社會人”的轉變，從而有效地遏制“人檔分離”的現狀。
2.領導重視，加大投入
實現人事檔案數字化、信息化建設目標，領導重視是關鍵。實現干部人事檔案數字化，無論是檔案材料電子信息積累，還是軟件的開發、系統平臺的運行搭建，工作量大，任務繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人員、技術和資金。要把人事檔案數字化建設列入單位整體發展規劃，充分認識到現代檔案信息化管理的重要意義，分步驟、有重點地推進實施，才能實現人事檔案數字化、信息化、網絡化管理的“大數據夢”。
3.培養和造就一支適應人事檔案數字化發展需要的高素質的人才隊伍
檔案信息化建設亟須具有綜合職業能力和全面素質的人才，以滿足檔案信息化建設的全方位要求。面對新形勢、新要求，管理人員要轉變檔案“你送我裝，你來我查”的“守攤式閑人”的陳舊觀念，建立健全科學合理的檔案人才引進和培養體系，新引進人才要注重其專業背景，諸如力爭引進具有檔案和計算機專業知識背景的人才。引育結合，對現有的非專業背景的員工，要加大專業技能培訓，使檔案管理人員不但精通人事檔案業務知識，而且還熟知計算機網絡技術知識，不斷提升專業知識水平，改善知識結構，拓寬服務視野，更好地為新時期組織人事工作服務。
三、結語
人事檔案的管理是組織人事工作的重要組成部分，面對新情況、新形勢，如何做好人事檔案數字化工作是目前組織人事部門面臨的重要課題。人事檔案的數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一蹴而就。因此，在工作中需要制定分步戰略，求真務實，講求實效，早日實現“紙質人事檔案、數字化人事檔案、人事信息庫”三位一體的管理格局。