蘭建平
最大限度地開發利用館藏檔案信息資源為社會服務，是檔案館工作的最終目的，也是檔案館事業賴以生存和發展的依據。目前大部分檔案館提供給檔案利用者的服務仍是一種單向性的被動服務，這種把檔案深藏在庫房內的滯后性服務方式，不利于檔案利用率的提高，與時代的發展和人們對檔案工作的要求不相適應，要扭轉這種局面，加速開發館藏資源，盡快讓檔案上網是最佳選擇。近年來，大部分省轄市檔案館相繼建立了自己的網站，縣（市）區檔案館的網站建立相對較少，已建的一些網站也存在著信息服務深度不夠的現象，有的檔案網站涉及館藏檔案信息內容很少，有的甚至就沒有。“政府上網”工程已實施多年，機關以及許多大中型企事業單位都建立了自己的網站，有的部門還實現了網上辦公，對于具有豐富信息資源的檔案部門來說，信息開發工作相對滯后，主要原因還是對檔案上網的認識不夠到位，在具體實施上存在無所適從的現象。對此，筆者就檔案上網的優越性、可行性及須掌握的原則談些看法。
一、檔案上網為檔案館提供了宣傳、展示館藏檔案的舞臺。檔案館在互聯網上開辟自己的網站，利用其展示館藏的文本文獻以及聲音、圖像等多媒體信息檔案內容，宣傳館藏檔案資源特色，介紹檢索、利用檔案的方法，這種形象生動、可操作性強的宣傳，比作報告、辦展覽以及其他新聞媒體的宣傳更有說服力和吸引力。
二、檔案上網可以提高館藏檔案利用率，解決檔案館經費不足問題。檔案上網后，人們只要坐在辦公室或家里，點擊鼠標就知悉館藏檔案信息，這種檔案信息與用戶直接見面的形式，就如同人們到超市購買商品，可以直觀地了解產品的性能、質量，從而激起人們的購買欲。同樣道理，讓“檔案商品”展示在用戶面前，才能提高人們對檔案的利用欲，不斷增加檔案用戶，擴大檔案信息的社會利用面，才能在一定程度上解決檔案館經費不足問題。隨著人們對檔案需求的上升，檔案的檢索與收費方式也可多樣性。如把館藏檔案文件目錄、檔案原文、載體形式等一并在網上公布，并設置多種檢索方法，網上用戶可按照自己需要的方式查找所需檔案信息，然后檔案館通過提供檔案原文、傳真、郵寄、電子郵件、用戶在網上下載的服務方式，用戶通過現金、郵匯、轉帳、網上結算等付款方式，實現檔案的有償服務。
三、檔案上網有利于快速、準確地利用館藏檔案。館藏檔案資源上網后，每個用戶都能足不出戶快捷方便地查找自己所需檔案，其查全率與查準率是手工查找無法相比的；在利用的自由度上，檔案上網可以突破時間與空間的限制，實現開放式全天候的利用。另外檔案上網后，人們還可通過各種鏈接，同時瀏覽多個檔案館以及相鄰的圖書、情報、信息等網站，實現全面、系統交互性利用信息資源。
在現有條件下將館藏檔案資源上網是否可行？筆者認為這無須爭議。首先我國的信息網絡已形成社會化規模，網絡建設正呈現快速發展之勢，館藏檔案已初步建立了基本的數據庫，計算機在各單位基本得到了普及，并逐步走進每個家庭，檔案上網的內外部條件及網上用戶不成問題；其次檔案網站的建立主要是數據庫的建設和技術性的投入，其投入與產出是傳統的檔案管理模式望塵莫及的，在財政緊張的情況下，政府對這樣的投入也會給予一定的支持，經費也不存在問題；還有與我們相鄰的圖書、情報、新聞等部門，已建立了較為完善的網站，一些基礎較好的檔案館檔案已經上網，都取得了較好的經濟效益和社會效益，這些成功的經驗都值得我們借鑒和參考。
當然，檔案上網是一項系統復雜的工程，我們應根據檔案館實際，采取相應措施，保證館藏檔案資源開發利用的有序性和安全性。做到這一點，必須掌握兩項原則：
一是有計劃、分階段實施原則。要建立一個信息含量高、內容豐富的網站，有很多基礎工作要做，我們應根據工作量的大小，區分輕重緩急，分階段實施。如可以在政府網站下面先把自己的網頁建立起來，然后逐步完善。完善的工作主要是館藏檔案數據庫存建設，這也應根據時間和重要程度分階段實施上網。
二是確保檔案內容安全與最大限度公開的原則。帶有密級的檔案涉及國家安全與利益，涉及知識產權的檔案關系產權所有者的切身利益，如何在法定范圍內最大限度地開發利用檔案資源，也是檔案上網的焦點問題，解決該問題主要是定期審核文件的保密期限，力求解密后的檔案及時上網；可以運用計算機網絡技術，對不同用戶采取不同的限制措施，如有的用戶只能瀏覽目錄信息，有的用戶在瀏覽目錄的同時瀏覽部分文件，有的用戶在可允許知密的范圍內瀏覽帶有密級的文件。
最大限度地開發利用館藏檔案信息資源為社會服務，是檔案館工作的最終目的，也是檔案館事業賴以生存和發展的依據。目前大部分檔案館提供給檔案利用者的服務仍是一種單向性的被動服務，這種把檔案深藏在庫房內的滯后性服務方式，不利于檔案利用率的提高，與時代的發展和人們對檔案工作的要求不相適應，要扭轉這種局面，加速開發館藏資源，盡快讓檔案上網是最佳選擇。近年來，大部分省轄市檔案館相繼建立了自己的網站，縣（市）區檔案館的網站建立相對較少，已建的一些網站也存在著信息服務深度不夠的現象，有的檔案網站涉及館藏檔案信息內容很少，有的甚至就沒有。“政府上網”工程已實施多年，機關以及許多大中型企事業單位都建立了自己的網站，有的部門還實現了網上辦公，對于具有豐富信息資源的檔案部門來說，信息開發工作相對滯后，主要原因還是對檔案上網的認識不夠到位，在具體實施上存在無所適從的現象。對此，筆者就檔案上網的優越性、可行性及須掌握的原則談些看法。
一、檔案上網為檔案館提供了宣傳、展示館藏檔案的舞臺。檔案館在互聯網上開辟自己的網站，利用其展示館藏的文本文獻以及聲音、圖像等多媒體信息檔案內容，宣傳館藏檔案資源特色，介紹檢索、利用檔案的方法，這種形象生動、可操作性強的宣傳，比作報告、辦展覽以及其他新聞媒體的宣傳更有說服力和吸引力。
二、檔案上網可以提高館藏檔案利用率，解決檔案館經費不足問題。檔案上網后，人們只要坐在辦公室或家里，點擊鼠標就知悉館藏檔案信息，這種檔案信息與用戶直接見面的形式，就如同人們到超市購買商品，可以直觀地了解產品的性能、質量，從而激起人們的購買欲。同樣道理，讓“檔案商品”展示在用戶面前，才能提高人們對檔案的利用欲，不斷增加檔案用戶，擴大檔案信息的社會利用面，才能在一定程度上解決檔案館經費不足問題。隨著人們對檔案需求的上升，檔案的檢索與收費方式也可多樣性。如把館藏檔案文件目錄、檔案原文、載體形式等一并在網上公布，并設置多種檢索方法，網上用戶可按照自己需要的方式查找所需檔案信息，然后檔案館通過提供檔案原文、傳真、郵寄、電子郵件、用戶在網上下載的服務方式，用戶通過現金、郵匯、轉帳、網上結算等付款方式，實現檔案的有償服務。
三、檔案上網有利于快速、準確地利用館藏檔案。館藏檔案資源上網后，每個用戶都能足不出戶快捷方便地查找自己所需檔案，其查全率與查準率是手工查找無法相比的；在利用的自由度上，檔案上網可以突破時間與空間的限制，實現開放式全天候的利用。另外檔案上網后，人們還可通過各種鏈接，同時瀏覽多個檔案館以及相鄰的圖書、情報、信息等網站，實現全面、系統交互性利用信息資源。
在現有條件下將館藏檔案資源上網是否可行？筆者認為這無須爭議。首先我國的信息網絡已形成社會化規模，網絡建設正呈現快速發展之勢，館藏檔案已初步建立了基本的數據庫，計算機在各單位基本得到了普及，并逐步走進每個家庭，檔案上網的內外部條件及網上用戶不成問題；其次檔案網站的建立主要是數據庫的建設和技術性的投入，其投入與產出是傳統的檔案管理模式望塵莫及的，在財政緊張的情況下，政府對這樣的投入也會給予一定的支持，經費也不存在問題；還有與我們相鄰的圖書、情報、新聞等部門，已建立了較為完善的網站，一些基礎較好的檔案館檔案已經上網，都取得了較好的經濟效益和社會效益，這些成功的經驗都值得我們借鑒和參考。
當然，檔案上網是一項系統復雜的工程，我們應根據檔案館實際，采取相應措施，保證館藏檔案資源開發利用的有序性和安全性。做到這一點，必須掌握兩項原則：
一是有計劃、分階段實施原則。要建立一個信息含量高、內容豐富的網站，有很多基礎工作要做，我們應根據工作量的大小，區分輕重緩急，分階段實施。如可以在政府網站下面先把自己的網頁建立起來，然后逐步完善。完善的工作主要是館藏檔案數據庫存建設，這也應根據時間和重要程度分階段實施上網。
二是確保檔案內容安全與最大限度公開的原則。帶有密級的檔案涉及國家安全與利益，涉及知識產權的檔案關系產權所有者的切身利益，如何在法定范圍內最大限度地開發利用檔案資源，也是檔案上網的焦點問題，解決該問題主要是定期審核文件的保密期限，力求解密后的檔案及時上網；可以運用計算機網絡技術，對不同用戶采取不同的限制措施，如有的用戶只能瀏覽目錄信息，有的用戶在瀏覽目錄的同時瀏覽部分文件，有的用戶在可允許知密的范圍內瀏覽帶有密級的文件。
