在我國３８８５個各級各類檔案館中，僅國家綜合檔案館就保存有１．３億卷件檔案，盡管近些年來，隨著新建、改建、擴建檔案館數量的不斷增加，目標管理考評工作的推動和促進，各級財政部門對全國重點檔案搶救工作的大力支持，檔案的保管、保護條件得到很大改善。但與最大限度地延長檔案的壽命要求還有差距，尤其是那些珍貴、重要的檔案，并沒有“享受”到其應有的保管環境和保護措施。因此，國家檔案局有關部門在２００１年對建立特藏室問題進行了專題調研，其目的是想在檔案館建立一種保護那些重要檔案的形式和方法。目前，檔案館建立特藏室的工作正在一些地區展開。本文正是據此展開了調查和探討。
為什么要建立特藏室
在闡述建立特藏室意義之前，應先明確特藏室的定義。特藏，顧名思義是指特別、特殊的收藏和保管。特藏檔案指那些具有特殊價值且特別珍貴而需采取獨特保護措施的檔案。也就是說，要把那些珍貴的、有特殊意義、有價值的重要檔案相對集中地統一保管，而保管這些檔案的場所，就可以認為是特藏室（有的也叫特藏庫）。建立特藏室的意義在于：
首先，建立特藏室是加強國家重點檔案保護的需要。黨和國家歷來十分重視檔案的保管和保護工作。在中央財政比較緊張的情況下，從１９８４年開始，財政部每年都從中央財政經費中撥出專款，用于對全國重點檔案的搶救，現已完成５００余萬卷件檔案的搶救工作任務。但是，作為國家重點檔案中精品的特藏檔案在完成搶救后仍同其他檔案在一起保管，享受同等“待遇”，并沒有處于最理想的保護狀態。因此，在經費相對緊張的情況下，建立特藏室，對這部分檔案實行“特殊”保管，既是加強保護的需要，也是解決問題的根本。
其次，建立特藏室是實行檔案分級管理的有益嘗試。《中華人民共和國檔案法實施辦法》第三條明確規定：“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理”。即在館藏全部檔案無法都處于理想保護狀態的前提下，對不同等級的檔案實施不同的保管條件。實施檔案分級管理，能夠改善那些重要的、珍貴的檔案的保管條件，緩解館藏檔案數量迅速增加與資金投入不足之間的矛盾，這一點與建立特藏室所要達到的目標是一致的。但如何確定館藏檔案的等級，分級后的檔案如何管理，是實施檔案分級管理的難點。建立特藏室可在理論和實踐中為檔案分級管理做些有益的探索，也就是說，國家一級檔案理應入特藏室保管。
第三，建立特藏室是加強檔案利用工作的需要。長期以來，作為黨和國家各項事業重要組成部分的檔案工作，在國民經濟和社會發展中發揮了越來越重要的作用，但對于某一具體檔案館來說，究竟有哪些珍貴、重要的檔案，可能并不都能說清楚，實際情況是一些珍貴的重要檔案分散在各個全宗中，長期得不到開發利用。就在本文付梓之時，遼寧省館的趙云鵬館長興奮地打來電話，告知他們在為建立特藏室對檔案進行的檢選中發現了一份有完整外封、鈐印的清光緒三十一年的廷寄，而據曾任一史館副館長的楊繼波研究館員介紹，這份對研究清代文書和文書制度極有價值的檔案很可能是全國獨一份。因此，建立檔案特藏室，一方面可以摸清家底，同時使分散的珍貴檔案相對集中起來，亦將更有利于這部分檔案信息資源的開發和利用。
總之，從宏觀上講要有一批這樣的特藏室，能夠將那些珍稀的檔案保管好，利用好，這是檔案部門宏觀管理和規劃的責任；從微觀上說，那些國家級的檔案理應具備符合其“身份”的保管條件，并為社會所共享。
背景鏈接：應該說，目前我國的一些檔案館中，還是有特藏性質的特藏室的。比如中國第一歷史檔案館的輿圖庫，保管有包括天文、地理、寺廟、行宮等１３大類１萬多件的輿圖檔案，有明代的海防圖、清代的疆域圖、世界地圖等等，有宮內內務府和軍機處繪制的，也有外國傳教士繪制的。中國第一歷史檔案館，一直將這些珍貴的檔案實行單獨保管。這部分檔案規格不一，保管起來難度較大，除了必要的裝具外，他們還為每份檔案制作了布袋子或紙袋、紙盒。對其中利用頻繁的檔案用小相機拍了底片，分為黑白片、彩色片和正片三種。黑白片作為母片保管，彩色片用于舉辦展覽用，正片主要是對外提供利用。這可能是我國較早的檔案特藏室。再比如中央檔案館的毛澤東手稿庫，１９５９年底，在中央文獻研究室編輯《毛澤東選集》卷時，中央檔案館即決定把毛澤東起草和批改的文電、文章、書信、詩詞、題詞、講話記錄等近５萬件文稿單獨保管起來，形成了早期的毛澤東手稿庫。現庫房面積４００平方米，全部檔案都制作了副本（復印、縮微），裝具為特制的中性宣紙袋（原件）、防潮紙袋（復制件）、樟木盒等。
上海市檔案館的副研究館員鄭澤青曾做過一段時間的特藏室建設工作，他介紹上海的特藏檔案庫最初建立于１９９６年，其目的是為了以各種超常規的保護措施，盡可能延長珍貴檔案的壽命。他理解特藏室應該主要是解決保護性利用（保管性陳列）的問題，對內容特殊的檔案采用特殊的保管條件－－特殊的溫濕度和裝具，用“三特”的標準將檔案妥善保管好，保證珍貴檔案原件不再受到損害。因為確有一些檔案館的珍貴檔案由于尚未復制，在舉辦展覽和提供時均以原件的形式面市，這對檔案的長期保存肯定不利。由于歷史檔案的整理基本上是尊重原基礎，案卷的分類和卷內文件的選擇都不十分準確，因此實際上一些檔案館對館藏檔案的內容也還不能真正做到“熟悉家底”，這種情況下，檔案館或者從嚴掌握暫緩開放，或者可能因頻繁利用而傷及珍貴原件，不論哪一種情況出現都不是我們希望的。
而有些歷史檔案藏量較多的檔案館。過去曾發現過有卷內檔案材料被剪裁、撕破甚至被偷走的情況。用遼寧省檔案館趙云鵬副館長的話說，“市場經濟條件下如何安全保管檔案的問題更加嚴峻”。另外，隨著時代的發展，那些新型載體檔案的保管也需要引起我們的重視。青島市檔案館副館長潘積仁介紹，他們保存的上個世紀９０年代的電視節目錄像帶檔案，現在的放映效果已不如當初，盡管不能十分肯定是保管條件造成的，但這一事實也提醒我們要關注這方面的問題。
什么樣的檔案算特藏
特藏室檔案的入選標準應該是因地制宜，但也要有一個相對的標準，最主要的還是取決于檔案價值的大小。我們確定入選特藏檔案的標準時需要參照的范圍、標準有如下一些：第一個是中國檔案文獻遺產工程入選標準，第二個是全國重點檔案的范圍，第三個就是正在制訂中的檔案分級管理標準。
此外，圖書、文物部門的一些做法值得借鑒。
國家圖書館設有善本特藏部，其收集范圍主要以中國古籍善本書目編輯委員會在編輯《中國古籍善本書目》過程中，概括總結出的“三性”、“九條”作為古籍善本的入選標準。即對任何一部古書，都應從歷史文物性、學術資料性、藝術代表性等方面進行考察，在現存古籍中，凡具備歷史文物性、學術資料性、藝術代表性，或雖不全具備而具備其中之一、二又流傳較少者，均可視為善本。具體地說，主要應包括以下幾個方面：１、元代及元代以前刻印、抄寫的圖書（包括殘本與零頁）；２、明代刻印、抄寫的圖書（包括具有特殊價值的殘本與零頁），但版印模糊而流傳尚多者不收；３、清代乾隆及乾隆以前流傳較少的印本、抄本；４、太平天國及歷代農民革命政權所印行的圖書；５、辛亥革命前，在學術研究上有獨到見解或有學派特點或集眾說較有系統的稿本以及流傳很少的刻本、抄本；６、辛亥革命前，反映某一時期、某一領域或某一事件資料方面的稿本以及流傳很少的刻本、抄本；７、辛亥革命前的名人學者批校、題跋，或過錄前人批校而有參考價值的印本、抄本；８、在印刷上能反映我國古代印刷技術發展，代表一定時期技術水平的各種活字印本、套印本、或有較精版畫的刻本；９、明代印譜全收。清代的集古印譜、名家篆刻印譜的鈐印本，有物色或有親筆題記的收，一般不收。從國家圖書館善本特藏部現狀看，除上述范圍內的古籍善本外，少數民族古籍（１９４９年以前出版的作為古籍）、地圖、金石拓片、文革小報等視其價值也有收藏。
２００１年文化部以部長令的形式發布實施了《文物藏品定級標準》，把文物藏品分為珍貴文物和一般文物。珍貴文物又分為一、二、三級。具有特別重要歷史、藝術、科學價值的代表性文物為一級文物；具有重要歷史、藝術、科學價值的為二級文物；具有比較重要歷史、藝術、科學價值的為三級文物。具有一定歷史、藝術、科學價值的為一般文物。
無論是善本特藏圖書的入選范圍，還是國家一級文物的判定標準，歸結到一點主要是看其價值的大小，也就是說年代越久遠，存世越稀少，其價值自然也就越大，這一點與我們選擇特藏檔案的出發點是一致的。檔案與圖書、文物既有區別，也有非常密切的關系。不同之處在于，檔案是按全宗管理，且一組文件或一個全宗內的檔案，單份很難和整體相比較，單份可能價值不大，可是作為一個整體的價值就大了。相同之處在于圖書、文物中有的是檔案，許多檔案又具有文物和圖書的雙重屬性。特藏檔案可能是館藏中的一卷（件）檔案或一組，也可能是一個全宗的全部檔案。但無論如何，國家圖書館與國家文物部門確定古籍善本圖書和國家一級文物的標準對特藏檔案的選擇還是具有一定借鑒意義的。
通過上面的分析，結合檔案館的實際，并借鑒相關行業、部門的做法，可初步得出以下結論：凡是入選中國檔案遺產名錄的檔案，《中華人民共和國檔案法實施辦法》所規定檔案分級管理中館藏永久檔案中的國家一級檔案，全國重點檔案范圍中的重要、珍貴檔案以及具有國家一級文物和古籍善本性質的檔案都應入特藏室保管。由于每個檔案館的具體情況不同，其特藏檔案的入選標準也不會完全相同。
背景鏈接：目前，一些試辦特藏室的檔案館都結合本館的實際，對選擇哪些檔案入特藏室制訂了相應的入選標準和細則。
對于青島市檔案館來說，館藏檔案的歷史較短，高齡檔案數量不多，且館庫有較大的空間余地，因此選擇將１９４９年前形成的３個全宗５０００來卷檔案和所有非紙質載體檔案包括４００００多張照片和音像檔案全部入特藏室保存的辦法。安徽亦有同樣的考慮，他們將明清檔案３１７５卷和革命歷史檔案６５４９卷全部收入特藏室。
天津市檔案館２０００年開始籌建特藏室，現首批９００余卷（件）檔案已挑選出來。歷史檔案管理處的楊蘊珠處長介紹，他們在挑選特藏時暫定了這樣幾條原則，一是屬于名人的，如孫中山檔案；二是重要歷史和重要活動的，如“五四”、“五卅”運動檔案，租界洋行檔案；三是能反映區域經濟發展狀況的，如知名企業、老字號、城市建設檔案；四是載體特殊的，如郵票、地圖、賬冊等。
中國第二歷史檔案館和遼寧省檔案館對建立特藏室的態度最為積極，因為他們在實踐中感到這項工作十分必要，需要認真對待。二史館的選擇標準與天津市有相似之處，重點從內容價值和載體特征上考慮。當然，由于館藏內容的不同，二史館的特藏顯得更有系列性和文化味更濃些，比如，他們有民國時期的全套錢幣樣本，有年代和地區齊全的民國時期郵政儲蓄債券，有６萬多件民國商標。而當時的黨政要員如孫中山、于右任、馮玉祥、汪精衛等的手稿、印章、書法、唱片等當然更在特藏之列。
與上述各家相比，遼寧省檔案館和上海市檔案館的入選標準是比較到位的。上海市檔案館因另設有聲像檔案庫，因此入選載體一般不包括需特殊保管條件的膠片類和磁記錄檔案。他們在入選標準的表述上與其他地方不同的是，突出了“重要機構”，指在近現代上海具有重要影響的政權機構、工商企業、文教機構、社會團體和租界管理機構等。而且就記者看來，他們的入選標準突出了上海特色并由于范圍和類型表述得比較準確，極少用“重要”和“一般”這樣的字眼，實踐中的可操作性應該比較好。
遼寧省館的入選工作最為細致。他們不僅擬訂了“入選檔案標準”，還制訂了“選材和編目工作細則”及“籌建特藏室和館藏檔案定級工作方案”，估計特藏檔案將約占全部館藏的２％左右。在與國家檔案局有關方面負責同志了解情況的過程中，記者感到遼寧省館的入選工作運作方式和相關細則大約是比較符合他們設想的一種。具體標準有如下幾條：１、年代特別久遠、數量不多的珍貴檔案整個全宗全部選取，如唐檔、明檔。２、反映重大歷史事件起因、過程、結果或影響的關鍵性原始文獻，如反映甲午戰爭、義和團運動、日俄戰爭、辛亥革命、九?一八事變等重大歷史事件的重要檔案。３、國家領導人的親筆題詞。４、東北大區一級主要負責人包括東三省總督、盛京將軍、東北巡閱使、東北行政委員會主席等起草的奏章、公文、報告等原則上均選取，簽發的重要公文選取，一般的不選。５、省一級的正職包括奉天巡撫、省長、東北交通委員會主任等形成的公文、報告基本標準同上，但掌握上要從嚴。６、在東北地區活動的著名人物或社會名流如左寶貴、郭松齡等人的檔案內容重要的選取。７、盛京將軍或東三省總督的親筆批示要視內容的重要程度少量選取。８、張作霖、張學良父子親筆起草的公文和批示均要選取。９、上述人物的私人信函視內容的重要程度原則上要選取。１０、交涉部門與外國駐奉領事之間的照會涉及重要事件、重要人物的均要選取，如建立領事館、涉及攫取中國利權的要選取，一般的照會不選。１１、具有收藏價值的檔案，如煙標、酒標、集郵品（包括郵票、信封、郵戳記）、公文封套（酌量選取）等。１２、特殊載體的物品，如旗幟、徽章、磁帶等。１３、內容形式具有獨特性的。
如何保管特藏檔案
建立特藏室就是對重要、珍貴的檔案實行特殊的保管，這就對特藏檔案的保管條件提出了較高的要求。
第一，特藏庫需是單獨的庫房。據有的學者分析和測算，檔案館中具有特藏性質的檔案一般只占館藏全部檔案的１％左右，有的可能還不足１％，就館藏１００萬卷以上的大館計算，屬特藏范圍的檔案也就１萬卷左右，這種測算方法是否科學、準確，依據是什么，我們可暫不考慮，但特藏檔案占館藏比例小，且增長速度緩慢的事實是毋庸置疑的。否則，建立特藏室也就失去了意義。就目前副省級以上檔案館來講，建立特藏室是有一定基礎的。
第二，特藏檔案的裝具。由于特藏檔案的載體不同，規格不一，因此，對不同載體和不同規格的特藏檔案，應選擇不同的裝具。保管檔案的架（柜、箱、盒）必須符合國家規定的相關標準，利于檔案的保護。
第三，特藏庫溫濕度必須符合國家規定。１９８６年，建設部與國家檔案局聯合下發了行業標準《檔案館建筑設計規范》，２００２年又對其進行了修改，其中對館址的選擇、建筑設計、檔案保護、防火設計、建筑設備等都作了明確的規定，特別是對庫房溫濕度的要求更為具體。但是由于我國地域遼闊，特別是沿海、沿江以及南方的高溫高濕地區，檔案庫房的溫濕度很難完全符合規定要求，對檔案的安全保管不利。因此，特藏室的溫濕度必須控制在《檔案館建設設計規范》規定的范圍內，保管音像檔案的特藏室的溫濕度更應是恒溫恒濕的。
第四，檢索工具的編制。特藏檔案入庫后，應編制相應的檢索工具，為提供利用做好準備。考慮到這部分檔案數量少以及檔案現代化管理的需要，有條件的檔案館對特藏檔案應實行計算機管理，并編制不同類型的檢索工具。
第五，建立健全各項規章制度。如特藏檔案庫房管理制度，保管人員的崗位職責，特藏檔案的管理制度、利用制度，以及其他相關的制度，并在工作中認真執行。
背景鏈接：在已建特藏室的檔案館中，二史館的特藏室有４００平米，條件大概是最好的；青島市的２００平米特藏室條件也是比較好的，庫房面積也夠用上十年二十年的；天津市檔案館有６０多平米的特藏室；安徽省檔案館的特藏室雖說只有３０多平米，但設有過渡間，人員進出制定有特別規定，備有防護衣帽及手、鞋套，選用的裝具是便于搬運的多節柜。此外，遼寧省檔案館對特藏室實行雙人管理制度，任何人進入都要經館領導批準。所有已建設特藏室的檔案館都表示，肯定要對特藏室單獨進行溫濕度控制，以保證這些珍品們確實享受到特殊的待遇。
怎樣利用特藏檔案
建立特藏室，加強對重要、珍貴檔案的保管和保護，其最終目的是為了充分挖掘特藏檔案的價值，為社會各方面提供利用。考慮到這部分檔案的實際情況，有的是孤本，有的破損嚴重，一旦損毀，將無法彌補，因此對這部分屬開放的特藏檔案應通過復印、縮微、仿真復制、載體轉換等方法制作復制件，有了復制件的檔案原則上在利用過程中不提供原件。同時，應建立嚴格的借閱制度。如特藏檔案不得出館，設有專門的閱覽室等。
國家圖書館古籍善本提供利用就設有專門的善本閱覽室，且８０％的善本都進行了縮微復制，有縮微膠片的善本一般不提供原件利用，特殊情況確需利用原件的必須經部領導或館長批準；利用者復印時要簽保證書，只能在著作或文章中引用，不得專門出版，復印數量不得超過原文的三分之一，單件的視具體情況而定；名家手稿、信札等不對外提供利用。
檔案館為提高展覽或陳列的水平和效果而需要提供屬開放范圍的特藏檔案原件時，應參照國外一些檔案館和圖書館的做法，制作必要的設備，確保特藏檔案的安全。
背景鏈接：青島市檔案館進入特藏室的紙質檔案由于都已復制，因此在被利用時將不再提供原件。其他檔案館也表示進入特藏室的檔案原則上不再提供原件。遼寧省館將抽出的單份特藏檔案復制件放回原卷宗位置，并在案卷目錄中注明，而整卷抽出的原存放地一般以代卷卡的形式進行標識。對于沒有把特藏檔案全部復制過的檔案館來說，特藏檔案將優先得到數字化或縮微處理，并打算下一步有重點地制作仿真件。
特藏室：想說愛你不容易
從目前試點工作進行的情況看，建立特藏室工作的開展除了要進一步統一認識外，具體操作起來難度較大是特別需要有思想準備的。比如，挑選特藏檔案，可能最難的還不是制訂入選標準，而是具體的選擇操作工作，因為標準并不能窮盡檔案的情況。遼寧省館是組織了一個以專家級的館長趙云鵬為首的５人小組，在１年的時間里翻閱了５萬卷檔案，從中挑選出了５００多卷（件），他們預計要用兩年的時間來進行選材，五年完成檔案的定級和特藏室建設工作。二史館的周忠信館長認為，由于對特藏檔案的選擇和以往的檔案整理標準不完全一致，因此完全依靠過去的整理基礎是不夠的。他們除了利用已有的全宗目錄和案卷目錄進行挑選外，還準備結合專題性的檔案整理工作繼續挑選，也就是說除先期選入的７０００余卷件以外，特藏室的檔案還會繼續有所增加，而“這項工作臨時工是干不了的”。上海的鄭澤青副研究館員也認為，建立特藏室的工作不是說干就可以干的，它對人員要求比較高，要有較好的文化素養和對檔案比較全面的了解和掌握，而我們現有的人員中符合條件的不多。更多尚未開展這項工作的檔案館則希望國家能盡早出臺“檔案定級分級標準”，他們害怕現在就干標準不一會造成將來再返工。
特藏室的建設，從有關部門宏觀管理的角度講，只是認為這種方式很好，應該提倡；但從具體工作來講，這是檔案保管單位的事情，要結合館藏情況適時安排。對全國檔案館來說，目前還不適于作為一項硬任務來要求。盡管這個問題已列入國家檔案局有關部門的年度工作計劃，但據了解，國家檔案局擬先在條件較好的副省級以上檔案館發展試點，有步驟地在一些檔案館建立特藏室，待取得一定經驗后再行推廣。
（倪政華摘自《中國檔案》雜志2003年第6期作者任仲）
為什么要建立特藏室
在闡述建立特藏室意義之前，應先明確特藏室的定義。特藏，顧名思義是指特別、特殊的收藏和保管。特藏檔案指那些具有特殊價值且特別珍貴而需采取獨特保護措施的檔案。也就是說，要把那些珍貴的、有特殊意義、有價值的重要檔案相對集中地統一保管，而保管這些檔案的場所，就可以認為是特藏室（有的也叫特藏庫）。建立特藏室的意義在于：
首先，建立特藏室是加強國家重點檔案保護的需要。黨和國家歷來十分重視檔案的保管和保護工作。在中央財政比較緊張的情況下，從１９８４年開始，財政部每年都從中央財政經費中撥出專款，用于對全國重點檔案的搶救，現已完成５００余萬卷件檔案的搶救工作任務。但是，作為國家重點檔案中精品的特藏檔案在完成搶救后仍同其他檔案在一起保管，享受同等“待遇”，并沒有處于最理想的保護狀態。因此，在經費相對緊張的情況下，建立特藏室，對這部分檔案實行“特殊”保管，既是加強保護的需要，也是解決問題的根本。
其次，建立特藏室是實行檔案分級管理的有益嘗試。《中華人民共和國檔案法實施辦法》第三條明確規定：“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理”。即在館藏全部檔案無法都處于理想保護狀態的前提下，對不同等級的檔案實施不同的保管條件。實施檔案分級管理，能夠改善那些重要的、珍貴的檔案的保管條件，緩解館藏檔案數量迅速增加與資金投入不足之間的矛盾，這一點與建立特藏室所要達到的目標是一致的。但如何確定館藏檔案的等級，分級后的檔案如何管理，是實施檔案分級管理的難點。建立特藏室可在理論和實踐中為檔案分級管理做些有益的探索，也就是說，國家一級檔案理應入特藏室保管。
第三，建立特藏室是加強檔案利用工作的需要。長期以來，作為黨和國家各項事業重要組成部分的檔案工作，在國民經濟和社會發展中發揮了越來越重要的作用，但對于某一具體檔案館來說，究竟有哪些珍貴、重要的檔案，可能并不都能說清楚，實際情況是一些珍貴的重要檔案分散在各個全宗中，長期得不到開發利用。就在本文付梓之時，遼寧省館的趙云鵬館長興奮地打來電話，告知他們在為建立特藏室對檔案進行的檢選中發現了一份有完整外封、鈐印的清光緒三十一年的廷寄，而據曾任一史館副館長的楊繼波研究館員介紹，這份對研究清代文書和文書制度極有價值的檔案很可能是全國獨一份。因此，建立檔案特藏室，一方面可以摸清家底，同時使分散的珍貴檔案相對集中起來，亦將更有利于這部分檔案信息資源的開發和利用。
總之，從宏觀上講要有一批這樣的特藏室，能夠將那些珍稀的檔案保管好，利用好，這是檔案部門宏觀管理和規劃的責任；從微觀上說，那些國家級的檔案理應具備符合其“身份”的保管條件，并為社會所共享。
背景鏈接：應該說，目前我國的一些檔案館中，還是有特藏性質的特藏室的。比如中國第一歷史檔案館的輿圖庫，保管有包括天文、地理、寺廟、行宮等１３大類１萬多件的輿圖檔案，有明代的海防圖、清代的疆域圖、世界地圖等等，有宮內內務府和軍機處繪制的，也有外國傳教士繪制的。中國第一歷史檔案館，一直將這些珍貴的檔案實行單獨保管。這部分檔案規格不一，保管起來難度較大，除了必要的裝具外，他們還為每份檔案制作了布袋子或紙袋、紙盒。對其中利用頻繁的檔案用小相機拍了底片，分為黑白片、彩色片和正片三種。黑白片作為母片保管，彩色片用于舉辦展覽用，正片主要是對外提供利用。這可能是我國較早的檔案特藏室。再比如中央檔案館的毛澤東手稿庫，１９５９年底，在中央文獻研究室編輯《毛澤東選集》卷時，中央檔案館即決定把毛澤東起草和批改的文電、文章、書信、詩詞、題詞、講話記錄等近５萬件文稿單獨保管起來，形成了早期的毛澤東手稿庫。現庫房面積４００平方米，全部檔案都制作了副本（復印、縮微），裝具為特制的中性宣紙袋（原件）、防潮紙袋（復制件）、樟木盒等。
上海市檔案館的副研究館員鄭澤青曾做過一段時間的特藏室建設工作，他介紹上海的特藏檔案庫最初建立于１９９６年，其目的是為了以各種超常規的保護措施，盡可能延長珍貴檔案的壽命。他理解特藏室應該主要是解決保護性利用（保管性陳列）的問題，對內容特殊的檔案采用特殊的保管條件－－特殊的溫濕度和裝具，用“三特”的標準將檔案妥善保管好，保證珍貴檔案原件不再受到損害。因為確有一些檔案館的珍貴檔案由于尚未復制，在舉辦展覽和提供時均以原件的形式面市，這對檔案的長期保存肯定不利。由于歷史檔案的整理基本上是尊重原基礎，案卷的分類和卷內文件的選擇都不十分準確，因此實際上一些檔案館對館藏檔案的內容也還不能真正做到“熟悉家底”，這種情況下，檔案館或者從嚴掌握暫緩開放，或者可能因頻繁利用而傷及珍貴原件，不論哪一種情況出現都不是我們希望的。
而有些歷史檔案藏量較多的檔案館。過去曾發現過有卷內檔案材料被剪裁、撕破甚至被偷走的情況。用遼寧省檔案館趙云鵬副館長的話說，“市場經濟條件下如何安全保管檔案的問題更加嚴峻”。另外，隨著時代的發展，那些新型載體檔案的保管也需要引起我們的重視。青島市檔案館副館長潘積仁介紹，他們保存的上個世紀９０年代的電視節目錄像帶檔案，現在的放映效果已不如當初，盡管不能十分肯定是保管條件造成的，但這一事實也提醒我們要關注這方面的問題。
什么樣的檔案算特藏
特藏室檔案的入選標準應該是因地制宜，但也要有一個相對的標準，最主要的還是取決于檔案價值的大小。我們確定入選特藏檔案的標準時需要參照的范圍、標準有如下一些：第一個是中國檔案文獻遺產工程入選標準，第二個是全國重點檔案的范圍，第三個就是正在制訂中的檔案分級管理標準。
此外，圖書、文物部門的一些做法值得借鑒。
國家圖書館設有善本特藏部，其收集范圍主要以中國古籍善本書目編輯委員會在編輯《中國古籍善本書目》過程中，概括總結出的“三性”、“九條”作為古籍善本的入選標準。即對任何一部古書，都應從歷史文物性、學術資料性、藝術代表性等方面進行考察，在現存古籍中，凡具備歷史文物性、學術資料性、藝術代表性，或雖不全具備而具備其中之一、二又流傳較少者，均可視為善本。具體地說，主要應包括以下幾個方面：１、元代及元代以前刻印、抄寫的圖書（包括殘本與零頁）；２、明代刻印、抄寫的圖書（包括具有特殊價值的殘本與零頁），但版印模糊而流傳尚多者不收；３、清代乾隆及乾隆以前流傳較少的印本、抄本；４、太平天國及歷代農民革命政權所印行的圖書；５、辛亥革命前，在學術研究上有獨到見解或有學派特點或集眾說較有系統的稿本以及流傳很少的刻本、抄本；６、辛亥革命前，反映某一時期、某一領域或某一事件資料方面的稿本以及流傳很少的刻本、抄本；７、辛亥革命前的名人學者批校、題跋，或過錄前人批校而有參考價值的印本、抄本；８、在印刷上能反映我國古代印刷技術發展，代表一定時期技術水平的各種活字印本、套印本、或有較精版畫的刻本；９、明代印譜全收。清代的集古印譜、名家篆刻印譜的鈐印本，有物色或有親筆題記的收，一般不收。從國家圖書館善本特藏部現狀看，除上述范圍內的古籍善本外，少數民族古籍（１９４９年以前出版的作為古籍）、地圖、金石拓片、文革小報等視其價值也有收藏。
２００１年文化部以部長令的形式發布實施了《文物藏品定級標準》，把文物藏品分為珍貴文物和一般文物。珍貴文物又分為一、二、三級。具有特別重要歷史、藝術、科學價值的代表性文物為一級文物；具有重要歷史、藝術、科學價值的為二級文物；具有比較重要歷史、藝術、科學價值的為三級文物。具有一定歷史、藝術、科學價值的為一般文物。
無論是善本特藏圖書的入選范圍，還是國家一級文物的判定標準，歸結到一點主要是看其價值的大小，也就是說年代越久遠，存世越稀少，其價值自然也就越大，這一點與我們選擇特藏檔案的出發點是一致的。檔案與圖書、文物既有區別，也有非常密切的關系。不同之處在于，檔案是按全宗管理，且一組文件或一個全宗內的檔案，單份很難和整體相比較，單份可能價值不大，可是作為一個整體的價值就大了。相同之處在于圖書、文物中有的是檔案，許多檔案又具有文物和圖書的雙重屬性。特藏檔案可能是館藏中的一卷（件）檔案或一組，也可能是一個全宗的全部檔案。但無論如何，國家圖書館與國家文物部門確定古籍善本圖書和國家一級文物的標準對特藏檔案的選擇還是具有一定借鑒意義的。
通過上面的分析，結合檔案館的實際，并借鑒相關行業、部門的做法，可初步得出以下結論：凡是入選中國檔案遺產名錄的檔案，《中華人民共和國檔案法實施辦法》所規定檔案分級管理中館藏永久檔案中的國家一級檔案，全國重點檔案范圍中的重要、珍貴檔案以及具有國家一級文物和古籍善本性質的檔案都應入特藏室保管。由于每個檔案館的具體情況不同，其特藏檔案的入選標準也不會完全相同。
背景鏈接：目前，一些試辦特藏室的檔案館都結合本館的實際，對選擇哪些檔案入特藏室制訂了相應的入選標準和細則。
對于青島市檔案館來說，館藏檔案的歷史較短，高齡檔案數量不多，且館庫有較大的空間余地，因此選擇將１９４９年前形成的３個全宗５０００來卷檔案和所有非紙質載體檔案包括４００００多張照片和音像檔案全部入特藏室保存的辦法。安徽亦有同樣的考慮，他們將明清檔案３１７５卷和革命歷史檔案６５４９卷全部收入特藏室。
天津市檔案館２０００年開始籌建特藏室，現首批９００余卷（件）檔案已挑選出來。歷史檔案管理處的楊蘊珠處長介紹，他們在挑選特藏時暫定了這樣幾條原則，一是屬于名人的，如孫中山檔案；二是重要歷史和重要活動的，如“五四”、“五卅”運動檔案，租界洋行檔案；三是能反映區域經濟發展狀況的，如知名企業、老字號、城市建設檔案；四是載體特殊的，如郵票、地圖、賬冊等。
中國第二歷史檔案館和遼寧省檔案館對建立特藏室的態度最為積極，因為他們在實踐中感到這項工作十分必要，需要認真對待。二史館的選擇標準與天津市有相似之處，重點從內容價值和載體特征上考慮。當然，由于館藏內容的不同，二史館的特藏顯得更有系列性和文化味更濃些，比如，他們有民國時期的全套錢幣樣本，有年代和地區齊全的民國時期郵政儲蓄債券，有６萬多件民國商標。而當時的黨政要員如孫中山、于右任、馮玉祥、汪精衛等的手稿、印章、書法、唱片等當然更在特藏之列。
與上述各家相比，遼寧省檔案館和上海市檔案館的入選標準是比較到位的。上海市檔案館因另設有聲像檔案庫，因此入選載體一般不包括需特殊保管條件的膠片類和磁記錄檔案。他們在入選標準的表述上與其他地方不同的是，突出了“重要機構”，指在近現代上海具有重要影響的政權機構、工商企業、文教機構、社會團體和租界管理機構等。而且就記者看來，他們的入選標準突出了上海特色并由于范圍和類型表述得比較準確，極少用“重要”和“一般”這樣的字眼，實踐中的可操作性應該比較好。
遼寧省館的入選工作最為細致。他們不僅擬訂了“入選檔案標準”，還制訂了“選材和編目工作細則”及“籌建特藏室和館藏檔案定級工作方案”，估計特藏檔案將約占全部館藏的２％左右。在與國家檔案局有關方面負責同志了解情況的過程中，記者感到遼寧省館的入選工作運作方式和相關細則大約是比較符合他們設想的一種。具體標準有如下幾條：１、年代特別久遠、數量不多的珍貴檔案整個全宗全部選取，如唐檔、明檔。２、反映重大歷史事件起因、過程、結果或影響的關鍵性原始文獻，如反映甲午戰爭、義和團運動、日俄戰爭、辛亥革命、九?一八事變等重大歷史事件的重要檔案。３、國家領導人的親筆題詞。４、東北大區一級主要負責人包括東三省總督、盛京將軍、東北巡閱使、東北行政委員會主席等起草的奏章、公文、報告等原則上均選取，簽發的重要公文選取，一般的不選。５、省一級的正職包括奉天巡撫、省長、東北交通委員會主任等形成的公文、報告基本標準同上，但掌握上要從嚴。６、在東北地區活動的著名人物或社會名流如左寶貴、郭松齡等人的檔案內容重要的選取。７、盛京將軍或東三省總督的親筆批示要視內容的重要程度少量選取。８、張作霖、張學良父子親筆起草的公文和批示均要選取。９、上述人物的私人信函視內容的重要程度原則上要選取。１０、交涉部門與外國駐奉領事之間的照會涉及重要事件、重要人物的均要選取，如建立領事館、涉及攫取中國利權的要選取，一般的照會不選。１１、具有收藏價值的檔案，如煙標、酒標、集郵品（包括郵票、信封、郵戳記）、公文封套（酌量選取）等。１２、特殊載體的物品，如旗幟、徽章、磁帶等。１３、內容形式具有獨特性的。
如何保管特藏檔案
建立特藏室就是對重要、珍貴的檔案實行特殊的保管，這就對特藏檔案的保管條件提出了較高的要求。
第一，特藏庫需是單獨的庫房。據有的學者分析和測算，檔案館中具有特藏性質的檔案一般只占館藏全部檔案的１％左右，有的可能還不足１％，就館藏１００萬卷以上的大館計算，屬特藏范圍的檔案也就１萬卷左右，這種測算方法是否科學、準確，依據是什么，我們可暫不考慮，但特藏檔案占館藏比例小，且增長速度緩慢的事實是毋庸置疑的。否則，建立特藏室也就失去了意義。就目前副省級以上檔案館來講，建立特藏室是有一定基礎的。
第二，特藏檔案的裝具。由于特藏檔案的載體不同，規格不一，因此，對不同載體和不同規格的特藏檔案，應選擇不同的裝具。保管檔案的架（柜、箱、盒）必須符合國家規定的相關標準，利于檔案的保護。
第三，特藏庫溫濕度必須符合國家規定。１９８６年，建設部與國家檔案局聯合下發了行業標準《檔案館建筑設計規范》，２００２年又對其進行了修改，其中對館址的選擇、建筑設計、檔案保護、防火設計、建筑設備等都作了明確的規定，特別是對庫房溫濕度的要求更為具體。但是由于我國地域遼闊，特別是沿海、沿江以及南方的高溫高濕地區，檔案庫房的溫濕度很難完全符合規定要求，對檔案的安全保管不利。因此，特藏室的溫濕度必須控制在《檔案館建設設計規范》規定的范圍內，保管音像檔案的特藏室的溫濕度更應是恒溫恒濕的。
第四，檢索工具的編制。特藏檔案入庫后，應編制相應的檢索工具，為提供利用做好準備。考慮到這部分檔案數量少以及檔案現代化管理的需要，有條件的檔案館對特藏檔案應實行計算機管理，并編制不同類型的檢索工具。
第五，建立健全各項規章制度。如特藏檔案庫房管理制度，保管人員的崗位職責，特藏檔案的管理制度、利用制度，以及其他相關的制度，并在工作中認真執行。
背景鏈接：在已建特藏室的檔案館中，二史館的特藏室有４００平米，條件大概是最好的；青島市的２００平米特藏室條件也是比較好的，庫房面積也夠用上十年二十年的；天津市檔案館有６０多平米的特藏室；安徽省檔案館的特藏室雖說只有３０多平米，但設有過渡間，人員進出制定有特別規定，備有防護衣帽及手、鞋套，選用的裝具是便于搬運的多節柜。此外，遼寧省檔案館對特藏室實行雙人管理制度，任何人進入都要經館領導批準。所有已建設特藏室的檔案館都表示，肯定要對特藏室單獨進行溫濕度控制，以保證這些珍品們確實享受到特殊的待遇。
怎樣利用特藏檔案
建立特藏室，加強對重要、珍貴檔案的保管和保護，其最終目的是為了充分挖掘特藏檔案的價值，為社會各方面提供利用。考慮到這部分檔案的實際情況，有的是孤本，有的破損嚴重，一旦損毀，將無法彌補，因此對這部分屬開放的特藏檔案應通過復印、縮微、仿真復制、載體轉換等方法制作復制件，有了復制件的檔案原則上在利用過程中不提供原件。同時，應建立嚴格的借閱制度。如特藏檔案不得出館，設有專門的閱覽室等。
國家圖書館古籍善本提供利用就設有專門的善本閱覽室，且８０％的善本都進行了縮微復制，有縮微膠片的善本一般不提供原件利用，特殊情況確需利用原件的必須經部領導或館長批準；利用者復印時要簽保證書，只能在著作或文章中引用，不得專門出版，復印數量不得超過原文的三分之一，單件的視具體情況而定；名家手稿、信札等不對外提供利用。
檔案館為提高展覽或陳列的水平和效果而需要提供屬開放范圍的特藏檔案原件時，應參照國外一些檔案館和圖書館的做法，制作必要的設備，確保特藏檔案的安全。
背景鏈接：青島市檔案館進入特藏室的紙質檔案由于都已復制，因此在被利用時將不再提供原件。其他檔案館也表示進入特藏室的檔案原則上不再提供原件。遼寧省館將抽出的單份特藏檔案復制件放回原卷宗位置，并在案卷目錄中注明，而整卷抽出的原存放地一般以代卷卡的形式進行標識。對于沒有把特藏檔案全部復制過的檔案館來說，特藏檔案將優先得到數字化或縮微處理，并打算下一步有重點地制作仿真件。
特藏室：想說愛你不容易
從目前試點工作進行的情況看，建立特藏室工作的開展除了要進一步統一認識外，具體操作起來難度較大是特別需要有思想準備的。比如，挑選特藏檔案，可能最難的還不是制訂入選標準，而是具體的選擇操作工作，因為標準并不能窮盡檔案的情況。遼寧省館是組織了一個以專家級的館長趙云鵬為首的５人小組，在１年的時間里翻閱了５萬卷檔案，從中挑選出了５００多卷（件），他們預計要用兩年的時間來進行選材，五年完成檔案的定級和特藏室建設工作。二史館的周忠信館長認為，由于對特藏檔案的選擇和以往的檔案整理標準不完全一致，因此完全依靠過去的整理基礎是不夠的。他們除了利用已有的全宗目錄和案卷目錄進行挑選外，還準備結合專題性的檔案整理工作繼續挑選，也就是說除先期選入的７０００余卷件以外，特藏室的檔案還會繼續有所增加，而“這項工作臨時工是干不了的”。上海的鄭澤青副研究館員也認為，建立特藏室的工作不是說干就可以干的，它對人員要求比較高，要有較好的文化素養和對檔案比較全面的了解和掌握，而我們現有的人員中符合條件的不多。更多尚未開展這項工作的檔案館則希望國家能盡早出臺“檔案定級分級標準”，他們害怕現在就干標準不一會造成將來再返工。
特藏室的建設，從有關部門宏觀管理的角度講，只是認為這種方式很好，應該提倡；但從具體工作來講，這是檔案保管單位的事情，要結合館藏情況適時安排。對全國檔案館來說，目前還不適于作為一項硬任務來要求。盡管這個問題已列入國家檔案局有關部門的年度工作計劃，但據了解，國家檔案局擬先在條件較好的副省級以上檔案館發展試點，有步驟地在一些檔案館建立特藏室，待取得一定經驗后再行推廣。
（倪政華摘自《中國檔案》雜志2003年第6期作者任仲）
