個人人事檔案是證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的軌跡，是具有使用價值和保存價值的文件材料。人事檔案還具有現實性、真實性和動態性的特點，是澄清個人問題的憑證。目前個人需要的司法公正、職稱申報、開具個人證明、辦理退休手續等都要用到個人人事檔案。

人事檔案材料收集的范圍主要有：

人事工作中形成的履歷表、登記表等；國民教育、成人教育（大中專）、黨校、軍隊院校學生（學員）登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表，鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書；培訓結業成績登記表、學習鑒定、學員思想小結（結業）、博士后研究人員工作期滿登記表等材料；評審（考試）專業技術職稱（資格）和聘任專業技術職務工作中形成的有關材料；創造發明、科研成果鑒定材料；入黨志愿書、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料。加入民主黨派的有關材料；辦理工資、待遇等工作中形成的材料；健康檢查和處理工傷事故中形成的有關材料等。