城建部門的聲像檔案是其在業務活動中形成的，以攝錄為手段，以感光膠片和磁性材料為載體的檔案。由于聲像檔案具有客觀、真實、形象、生動等特點，它在記錄和反映各項工作和活動時，具有以文字為記錄手段、以紙張為載體的檔案所不能替代的獨特作用，在城建工作和活動中尤為如此。一個城市的變化、變遷是不斷發展的，動態的，如果用聲像檔案記錄來表現，它對人們的影響力、感染力、作用力將是巨大的。因此做好它的收集工作，將是我們留給后人的一筆巨大財富。然而，目前我們不少城建檔案部門還沒有認識到這項工作的重要，使得這項工作的開展一直較為滯后，收集的聲像檔案數且少之又少，不僅直接影響到城建檔案部門的基礎工作，影響到檔案的齊全完整，而且還影響到檔案的提供利用和作用的發揮。筆者以為，不重視聲像檔案收集工作的原因癥結主要來自以下兩方面:    
　　第一，城建業務部門不注意聲像檔案的形成和積累。這當中有三種情況:一是有的單位本身就缺少產生形成聲像檔案的設施設備，因此，也就不可能有聲像檔案可收。二是有的單位有條件卻不知道利用條件去拍攝一些珍貴的場面、原景和實物，事過境遷，錯過良機。三是有的單位雖然形成產生了聲像檔案，但疏于積累和管理，加之缺乏必要的業務指導，聲像檔案或散失、或損壞、或被有的人據為己有，最終還是沒能收集上來。    
　　第二，城建檔案部門不注重聲像檔案的指導和收集。首先，表現在檔案工作人員業務生疏，第一不知道聲像檔案門類的構成和該收集的范圍，不清楚聲像檔案的重要性;第二聲像檔案形成的規律性不強，不知道怎樣收集。第三遇到積存較多的聲像檔案不知怎么整理，工作難度大，不去收集。其次，檔案工作人員缺乏責任感。一是規章制度的制定和執行不到位，使得業務單位在移交聲像檔案的工作中無依據，無約束，隨意性大。想交就交，想交多少就交多少，工作被動。二是檢查、監督措施不到位。檔案部門是較直接也比較容易發現間題的部門，但不少檔案部門對基層單位不形成、不次集、不移交聲像檔案的間酗]熟視無睹，不指導、不要求、不檢查、不督促、不采取任何措施，持一種放任自流的態度，缺乏應有的責任感。    
　　問題的癥結找到了，關鍵的一點就是如何采取有效措施，解決好這些問題。    
　　一、城建部門要提高對聲像檔案特殊作用的認識    
　　聲像檔案的特殊作用在城市建設工作和活動中顯得尤為重要，是任何一種載休的檔案所不能比擬的。它通過靜止或生動的畫面、聲音再現一個城市的歷史原貌，以及日新月異的變化，會給人們留下一個美好的對比和回憶，因此，城建部門的檔案館(室)應認真履行職責，指導好聲像檔案的形成和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎。    
　　二、宣傳貫徹《檔案法》，建立激勵機制    
　　第一，各有關部門要認真宣傳貫徹《檔案法》，依法辦事。對那些不按規定要求收集、移交聲像檔案的部門和個人，要給以嚴格的處罰。第二，做好聲像檔案的收集工作還需要把聲像檔案移交工作納人到相關部門和人員的目標考核、達標升級、評先選優、職稱評定等工作中去，通過建立激勵機制來考核他們工作的業績、業務熟練程度、責任心的大小，從而調動他們的工作積極性。    
　　二、相關部門要各負其責，嚴格把關    
　　作為城建部門，尤其是業務部門或宣傳部門平時注意在一個工程開始或一個項目改造之前。拍攝、留存大量聲像檔案，為日后的整理歸檔積累檔案。作為城建部門檔案室來說，一方面要增強聲像檔案意識，建立切實可靠的聲像檔案收集、整理、保管、移交制度，每年都要按整理要求和其他門類的歸檔工作結合一并進行。另一方面，做好業務部門聲像檔案的業務指導工作，要教會他們如何發現、形成、積累、整理、移交聲像檔案，要讓他們充分認識到做好城建部門聲像檔案工作的重要意義，從自身做起，從源頭做起，為接收工作打下良好的基礎。在建有城建檔案館的城市，在接收檔案的過程中，如發現缺少聲像檔案，應及時向基層檔案室甚至業務部門提出，并盡快采取相應的措施。如果間題嚴重，還可直接向行政管理部門反映和提出意見。