一、電子文件的概念

指在計算機及網絡中生成的社會活動記錄，即以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤的載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

----------國家檔案局制定的《電子文件歸檔與管理規范》（修改稿）的定義  p43

電子文件的特點

（一）電子文件具備文件的基本特征

（二）電子文件自身的技術特點

（一)電子文件具備文件的基本特征

1、電子文件也要求由法定作者制發

2、具有法定的權威性和現行效用

3、具有規范的體式和特定的處理程序

電子信息中，只有具有憑證作用和上述特點的，才能視為電子文件。

編碼形式上

二進制編碼帶來以下特性

非人工識讀性

對計算機系統的依賴性

信息的易更改性

載體特性上

載體與信息的可分離性

信息存儲的高密度性

載體的不穩定性

電子文件發展的四個階段

一、電子文件是形成紙質文件過程的產物，即“草稿性電子文件”

二、輔助性電子文件，即紙質文件為正本，電子文件為副本

三、電子文件階段，即電子文件為正本，紙質文件為副本

四、無紙階段          

二、電子文件管理原則

（一）檔案管理的一般原則對電子文件的管理仍具有宏觀指導作用

（二）電子文件的“電子”特點使電子文件工作須注意的兩方面內容：

         文檔一體化的全過程管理

         保障電子文件真實、完整、有效性

文檔一體化

是從文書和檔案工作全局出發，實現從文件生成制發到歸檔管理的全過程控制。

包括：

            文檔實體生成一體化

            文檔管理一體化

            文檔信息利用一體化

            文檔規范一體化

文檔一體化的意義：

使檔案收集完整、系統、便捷、準確、安全

文檔超前控制

提高信息檢索效率

有助于科學決策

提高行政效率

有利與人、財、物的合理利用

三、電子文件的技術鑒定

電子文件的真實性、完整性、有效性

真實性：電子文件的內容、結構和背景信息與形成時的原始狀況一致

完整性：電子文件的內容、結構、背景信息和元數據無缺損

有效性：電子文件的可理解性和可被利用性                                                        

四、電子文件工作管理體制

電子文件工作管理體制的基本原則：

集中統一

（1）國家所有的電子文件與電子檔案也應按檔案規定分別由各級、各類檔案保管機構集中管理

（2）全國電子文件工作在各級人民政府的領導下，由各級檔案行政管理機構統一、分級、分專業管理

（3）對黨政電子文件工作實行統一管理