檔案館晉升為國家二級綜合檔案館，建立了5萬余條館藏檔案、資料目錄數據庫。為了使目錄數據庫得到安全保管和有效利用，我們準備啟動館藏檔案資料目錄數字化工作。我們的打算是：首先利用檔案管理軟件分全宗對案卷級目錄和文件級目錄進行著錄，然后備份到移動硬盤上，最后導出數據刻錄成光盤進行保存。不知此法是否可行？在具體操作過程中，對技術問題和外部保存環境有什么具體要求？

對檔案目錄數據庫建設中的幾個問題的認識

    檔案目錄數據庫是存儲在計算機內相互關聯的按一定次序排列的檔案目錄數據的集合，它提供存儲和檢索檔案信息，是利用者利用檔案信息的指南。檔案館建立檔案目錄數據庫，是開發利用檔案信息資源，是實現計算機網絡技術在檔案信息管理應用中的基礎和關鍵環節，是實現檔案管理現代化的重要途徑。2008年國家檔案局頒布的《市、縣級國家綜合檔案館測評細則》對檔案館提出了“建立館藏全部檔案及資料目錄數據庫；建立照片檔案，音、視頻檔案全文數據庫；建立珍貴重要及利用頻繁紙質檔案全文數據庫”的要求。據此，鄢陵縣檔案館在爭創國家二級檔案館的過程中，建立了5萬余條館藏檔案、資料目錄數據庫。盡管此項工作的開展是初步的，但鄢陵縣檔案館畢竟邁出了堅實的一步。同時，還應該肯定2009年他們準備啟動的館藏檔案資料目錄數字化工作。

關于翟向前提出的使用檔案管理軟件對館藏檔案進行著錄問題，筆者贊同他們分全宗對案卷級目錄和文件級目錄進行著錄的做法，同時建議在開展此項工作中應該重點把握以下兩點：一是嚴格按照國家標準《GB/T3792.5-85檔案著錄規則》（以下簡稱《著錄規則》）和《GB/T20163-2006中國檔案機讀目錄格式》（以下簡稱《機讀目錄格式》）的要求開展檔案著錄，嚴把數據標準關。1985 年頒布并于1999 年修訂的《著錄規則》主要是針對傳統手工環境下的紙質檔案著錄設計的，沒有全宗級別的著錄項目，適用于案卷或文件級別著錄，沒能很好體現分級著錄的思想，難以適應電子檔案著錄的新要求。為了彌補《著錄規則》的缺陷，我國于2006 年頒布了《機讀目錄格式》。該標準規定了與國際和國家相關標準互相兼容的檔案計算機機讀目錄格式，適用于檔案目錄數據庫的建立和檔案目錄數據庫的處理與交換。在以往的工作中，檔案著錄人員習慣使用《著錄規則》，而對《機讀目錄格式》則較生疏。因此，在使用檔案管理軟件進行著錄時，檔案著錄人員既要熟練掌握《檔案著錄規則》，又要熟練掌握《機讀目錄格式》。二是要做好檔案著錄的管理工作，嚴把數據質量關。數據是目錄數據庫建設的基礎，是計算機檢索系統的基本單位。它的質量對檔案自動檢索系統以至最終的檔案信息網絡化起決定性作用。影響數據質量的主要環節是數據前處理、數據錄入、數據采集。這就要求我們切實加強檔案著錄的管理，做到每一環節的工作都有計劃、有標準、有檢查、有落實，以保證進入數據庫檔案目錄的準確、完整和規范。要按照有關業務技術標準，規范檔案的目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容。如果有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，則應進行修改。

關于著錄數據的備份和導出保存問題，筆者認為，目前鄢陵縣檔案館目錄數據的存儲容量并不大，其備份和脫機保存都相對容易。使用光盤對其進行備份和保存，是一種較好的選擇。對光盤要求是：CD-R，只讀光盤，一式三份，每張光盤要有獨立包裝。需要刻錄的文件有三部分，第一部分是檔案軟件系統的整體備份；第二部分是檔案目錄的數據導出；第三部分是光盤制作生成文件。需要強調的是，由于著錄數據在不斷增加，使用一次寫入式光盤保存后，就不能再進行更新了，因此在工作中要根據數據類型進行分盤保存。

為加強備份目錄數據光盤的管理，筆者建議鄢陵縣檔案館制定相應的管理制度，對備份數據定期檢查,確保數據的安全、完整和長期可用。數據光盤不得擦洗、劃痕、觸摸其裸露處以及彎曲、擠壓、摔打盤片；保管的環境溫度為14℃—24℃，相對濕度為45%—60%。防止數據光盤沾染灰塵和污垢，避免陽光直接照射，遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場。每年要對其進行一次有效性、安全性檢查，每4至5年重新刻錄、備份數據。如原數據運行的軟、硬件平臺發生改變，應及時對數據進行轉換，并做好備份。做好數據檢測與維護過程的登記，數據轉換時應說明數據轉換的原因及采取的轉換措施、轉換數據數量等。

建立檔案全文數據庫是檔案信息化發展的必然趨勢。因此，建議檔案館在檔案目錄數據庫建設上，要做好調研和規劃，制定可行的、具有前瞻性的工作方案，有條不紊地推進檔案信息化建設。否則，辛辛苦苦建立的檔案目錄數據庫，在建立全文數據庫時可能會無法利用。