對電子文件中心與館藏檔案數字化幾個問題的認識

   檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，其主要內容一是館藏檔案的數字化，二是現有電子文件的歸檔和收集。前者是指通過多媒體技術、數據庫技術、數據壓縮技術、網絡技術等手段，將現存各種載體檔案進行數字化處理，并整合到相應的檔案信息數據庫中。后者指的就是在各項公務活動中形成的有查考和利用價值的電子文件，要按照有關要求及時歸檔，而且要做到齊全完整，真實有效。目前，一些地方檔案館（局）正在籌建本區域的電子文件中心，一些地方檔案館（局）已開展了館藏檔案的數字化。筆者有一些問題想請教：一是就館藏檔案的數字化與電子文件中心兩項工作相比，哪一個更緊迫？二是電子文件中心建設中，有哪些問題應引起注意？三是面對數量巨大、良莠不齊的館藏檔案，應優先挑選哪部分檔案進行數字化。

對電子文件中心與館藏檔案數字化幾個問題的認識

翟霣遠

    檔案信息化中的資源建設主要包括館藏檔案數字化和現有電子文件的歸檔與收集。館藏檔案數字化是解決存量檔案信息資源建設問題，而現有電子文件的歸檔與收集是解決增量檔案信息資源建設問題。相對而言，存量檔案是靜態的，而增量檔案則是動態的。作為增量檔案前身之一的電子文件每天都在產生，如果不及時歸檔與收集，以后會產生很多問題，甚至造成國家檔案資源的流失。從這個意義上講，作為增量檔案重要來源的電子文件的歸檔與收集要優先于館藏檔案數字化。對電子文件的歸檔與收集，檔案館要盡早抓，早抓早主動。電子文件中心是電子文件歸檔、管理工作在體制、機制上的一個創新。在檔案館（局）建立電子文件中心，能夠從根本上解決后續進館檔案數字化問題，并借此把電子文件完整地整合到檔案部門，使檔案部門在未來信息社會中處于更加有利地位。這對檔案事業的發展是關鍵性的，屬于搶占未來的制高點。可以這么講，電子文件中心將在電子政務環境中扮演著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的角色，站在了歷史、現實、未來三者之間的結合點上。因此，在檔案信息化工作中，電子文件中心的建設應該急于館藏檔案的數字化。

    目前，我省一些檔案館（局）正在籌建電子文件中心。綜觀省外一些檔案館在電子文件中心建設上的成敗得失，結合我省的實際，筆者認為在電子文件中心建設中以下問題應引起檔案同行注意：一是電子文件中心建設應依托當地電子政務信息平臺，這一方面可以節省建設成本，提高建設效率；另一方面可以充分發揮電子文件中心在電子政務中的作用。二是檔案館（局）在組織實施本地區電子文件中心建設過程中，要主動加強與信息化主管部門的溝通，力爭就電子文件中心與“電子政務”、“數字政府”建設和政務公開工作的銜接、配套等問題達成共識，將電子文件中心建設納入政府信息化建設的總體布局，進而取得對電子文件中心建設的政策支持、資金支持、人才支持，促進電子文件中心建設與本地區信息化建設的同步發展。三是應將電子文件中心納入當地檔案信息化建設整體規劃，實現電子文件中心與其他檔案信息化建設的基礎工作協同發展，正確處理數字檔案館與電子文件中心建設的關系，從而全面推動檔案信息化建設。四是建立科學、嚴密的電子文件安全管理機制，既要重視網絡安全隱患的預防，又要考慮脫機載體的物理安全；既要在信息技術上進行安全防范，又要在管理上制定嚴密的規章制度。五是充分發揮電子文件中心作用，積極開發政務信息資源，使之成為當地的政務信息資源中心。六是積極探索基于電子文件中心的電子文件的歸檔及進館問題。電子文件中心并不是電子文件的最終歸宿，檔案館要依據有關法律法規、標準規范，妥善解決電子文件到檔案的轉化問題。

    強調電子文件中心建設急于館藏檔案的數字化，并不否定館藏檔案數字化的重要性。我省電子政務建設主管部門已將檔案的數字化搶修、保存及管理列入全省電子政務建設規劃。館藏檔案的數字化主要解決存量檔案信息化的問題，同樣是檔案信息化的重要組成部分。各級檔案館藏有大量的檔案，目前還不可能實現所有檔案的數字化。筆者認為，從資源選擇的內容層面看，應先將館藏檔案的檢索工具進行數字化，然后對檔案資源進行數字化。在對檔案內容進行需求分析和價值鑒定的基礎上，筆者建議按以下原則對檔案資源進行全文數字化：一是搶救優先。對破損嚴重、瀕臨危險狀態的檔案，在同等條件下優先進行全文數字化。二是利用優先。對一些利用較多的涉及人民群眾切身利益的檔案優先進行全文數字化。三是特殊載體檔案優先。對傳統的照片、錄音、錄像、磁帶等載體形態的檔案優先進行全文數字化。四是特色檔案優先。對有特色的檔案資源優先進行全文數字化。五是分批分期實現全文數字化的原則。

    館藏檔案數字化是一個技術性很強的工作。它不僅要求相關人員嚴格按照有關業務技術標準開展工作，而且還要求檔案館加強對此項工作的管理。