怎樣做好電子文件的歸檔工作

(1)目前電子文件的歸檔管理實(shí)行“雙套制”，即具有保存價(jià)值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。

(2)電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)

背景信息：描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及影像產(chǎn)生的歷史環(huán)境等。

元數(shù)據(jù)：描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式，編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)                

電子文件歸檔還應(yīng)該注意收集的有關(guān)文件：

（1）支持性文件，指能夠生成運(yùn)行文本、數(shù)據(jù)、圖形等文件和各種命令及設(shè)備運(yùn)行所需的操作系統(tǒng)

（2）數(shù)據(jù)文件，指各種數(shù)據(jù)材料，定期拷貝，并將拷貝文件歸檔

（3）與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件，主要有產(chǎn)生電子文件所使用的設(shè)備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產(chǎn)生的一些紙質(zhì)文件，如設(shè)計(jì)任務(wù)數(shù)、操作手冊等

電子文件收集中的邏輯歸檔和物理歸檔

邏輯歸檔：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

物理歸檔：把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程