一、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規范操作。
二、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能，建立完整的檔案信息數據庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄的管理和“四統一”管理。
三、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式材料為依據采集信息并及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。
四、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在五個工作日內完成；干部檔案索引每年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關資料的立卷工作。
五、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內容。
六、不得隨意使用外來磁盤，確需使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
七、未經批準不得提供、復制干部檔案信息，無關人員不得查看干部檔案信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。
利用干部檔案信息對干部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。