2009年10月，楊冬權(quán)局長(zhǎng)在上海召開的全國(guó)檔案館工作會(huì)議上，作了題為“以豐富館藏、提高安全保障能力和公共服務(wù)能力為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案館事業(yè)新跨越”的報(bào)告，闡述了今后一個(gè)時(shí)期檔案館應(yīng)著力提高安全保障能力和公共服務(wù)能力（注：楊冬權(quán)，《以豐富館藏、提高安全保障能力和公共服務(wù)能力為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案館事業(yè)新跨越----在全國(guó)檔案館工作會(huì)議上的講話》，《中國(guó)檔案》，2009年12期）。這體現(xiàn)出公共服務(wù)能力建設(shè)正受到社會(huì)各方關(guān)注，也體現(xiàn)出公共服務(wù)能力建設(shè)已成為需要檔案館全心投入的積極行動(dòng)。

將公共服務(wù)能力建設(shè)作為檔案館工作的核心能力之一，上升到戰(zhàn)略層面來思考和對(duì)待，一方面是基于檔案工作的根本性質(zhì)，另一方面也是檔案館自身科學(xué)發(fā)展的客觀要求。長(zhǎng)期以來，檔案界已經(jīng)賦予檔案和檔案工作豐富而又深刻的社會(huì)意義，我們把檔案看作是“代代相傳的唯一且不可替代的遺產(chǎn)”，并宣稱“檔案的管理從形成時(shí)開始，旨在維護(hù)其價(jià)值和意義……對(duì)檔案的開放利用能夠豐富我們對(duì)人類社會(huì)的認(rèn)知，促進(jìn)民主，保護(hù)公民權(quán)利，提高生活質(zhì)量。”（注：《國(guó)際檔案宣言》（國(guó)際檔案理事會(huì)2010年度大會(huì)通過），《中國(guó)檔案》，2010年10期）諸如此類的表達(dá)，反映了我們對(duì)檔案和檔案工作在國(guó)家和社會(huì)發(fā)展中的地位和價(jià)值的認(rèn)同和主張。

提高公共服務(wù)能力已不可阻擋地成為檔案館事業(yè)發(fā)展的必然的戰(zhàn)略選擇，下面我想和同行們一起探討的是，作為有效管理檔案并為公共服務(wù)能力建設(shè)提供重要支撐的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，是否具備了充分發(fā)揮“檔案價(jià)值的本領(lǐng)和能力”（注：丁華東，《檔案服務(wù)能力建設(shè)：檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇》，《中國(guó)檔案》，2010年2期），在新形勢(shì)下我們又如何更好地謀劃?rùn)n案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的方向和重點(diǎn)。

在討論此問題之前，讓我們先來看看本市20家國(guó)家檔案館（19家綜合檔案館和1家專門檔案館）2007－2009年度檔案工作的有關(guān)情況。（注：數(shù)據(jù)來自上海市檔案局編制的“全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)綜合年報(bào)”及上海市檔案局館有關(guān)部門的統(tǒng)計(jì)文件。）

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示：第一，檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)穩(wěn)步增長(zhǎng)。20家國(guó)家檔案館檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)均有不同程度增長(zhǎng)，年均增長(zhǎng)率為12.8％。第二，檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)突飛猛進(jìn)。在館藏檔案總量以年均4.56％的速度增長(zhǎng)的背景下，案卷級(jí)機(jī)讀目錄覆蓋率從76.83％提升到82.14％，文件級(jí)機(jī)讀目錄覆蓋率從8.4％迅速提至36.81％，檔案數(shù)字化工作則以年掃描館藏檔案6.2％的速度推進(jìn)。第三，檔案開放鑒定及相關(guān)配套工作積弱不振。20家國(guó)家檔案館共向社會(huì)開放檔案5萬余卷，占館藏檔案的0.58％，2007年開放檔案總數(shù)占館藏檔案的14.86％，之后逐年微幅遞減；其中，過半的檔案館開放檔案總數(shù)占館藏檔案的比例不足10％，過半的檔案館檔案開放率不足50％；有部分檔案館未編制完整的開放檔案目錄；開放檔案文件級(jí)機(jī)讀目錄建庫比例遠(yuǎn)低于同期文件級(jí)機(jī)讀目錄覆蓋館藏檔案的比例，僅從7.14％升至11.09％，提升緩慢。第四，檔案利用工作總體平穩(wěn)。開放檔案牢牢占據(jù)檔案利用總數(shù)的90％左右；檔案提供利用的總卷次和總?cè)舜挝⒎▌?dòng)，利用卷次略有下降，利用人次略有上升，以全年250個(gè)工作日計(jì)算，每個(gè)檔案館每天平均接待35人次提供70卷次檔案。

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，館藏檔案資源和檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)穩(wěn)步增長(zhǎng)，檔案信息化工作迅猛發(fā)展，但檔案利用卷次和人次未見明顯提升，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作在發(fā)揮檔案價(jià)值的本領(lǐng)和能力方面未見明顯起色。筆者認(rèn)為，原因有三：第一，檔案開放鑒定工作未得到足夠重視。開放檔案依然是檔案利用的主體，但三年間，20家國(guó)家檔案館僅向社會(huì)開放檔案5萬余卷，平均每個(gè)館每年不足千卷，有一家檔案館至今還保持著零開放的記錄。第二，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的投入很不均衡。檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的資金投入數(shù)額巨大，檔案開放鑒定工作的力度與檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的巨大資金投入和高速發(fā)展之間存在明顯反差。第三，檔案信息化建設(shè)的針對(duì)性和有效性不強(qiáng)。勿庸置疑，三年來，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)高速發(fā)展，成績(jī)顯著。但在強(qiáng)調(diào)速度的同時(shí)，作為向社會(huì)提供利用絕對(duì)主體的開放檔案，其開放目錄的編制、文件級(jí)機(jī)讀目錄的著錄，出乎意料的未完全成為工作的重點(diǎn)。另外，檔案信息資源社會(huì)共享的程度依然有限，絕大部分檔案館基本停留在檔案開放目錄的公眾網(wǎng)查詢，檔案全文信息的公布尚未啟動(dòng)。

檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的這種發(fā)展?fàn)顩r，在全國(guó)范圍內(nèi)，或許是一種普遍現(xiàn)象。但很明顯，這和不斷提高公共服務(wù)能力的要求有著不小差距。楊冬權(quán)局長(zhǎng)在去年的全國(guó)檔案館工作會(huì)議上的講話指出：“為全社會(huì)、為廣大人民群眾提供便捷的檔案信息，是各級(jí)國(guó)家檔案館履行政府公共服務(wù)職能的重要任務(wù)。各級(jí)國(guó)家檔案館要緊緊圍繞黨和國(guó)家工作大局，圍繞各級(jí)黨委、政府的中心工作，圍繞領(lǐng)導(dǎo)需要、社會(huì)需要和群眾需要，運(yùn)用各種手段和形式，及時(shí)提供檔案資料……從各方面加強(qiáng)檔案館的公共服務(wù)能力建設(shè)……實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享?！保ㄗⅲ簵疃瑱?quán)，《以豐富館藏、提高安全保障能力和公共服務(wù)能力為重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案館事業(yè)新跨越----在全國(guó)檔案館工作會(huì)議上的講話》，《中國(guó)檔案》，2009年12期）他從服務(wù)對(duì)象（全社會(huì)、廣大人民群眾）、服務(wù)目標(biāo)（檔案信息資源社會(huì)共享）與服務(wù)的手段和形式（各種手段和形式）等三個(gè)方面，為公共服務(wù)能力建設(shè)指明了方向、明確了重點(diǎn)。筆者以為，在著力提高公共服務(wù)能力的過程中，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展模式急需轉(zhuǎn)變，而首要的則是轉(zhuǎn)變觀念、摒棄陳規(guī)，堅(jiān)定地以提高公共服務(wù)能力為目標(biāo)進(jìn)行思考、探索和謀劃。

首先，以檔案開放為核心，突出檔案服務(wù)能力的“公共性”，謀劃?rùn)n案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

服務(wù)性是檔案工作的根本性質(zhì)，自檔案形成之日起，檔案就開始履行其服務(wù)的特性，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為檔案形成者服務(wù)、為國(guó)家機(jī)關(guān)服務(wù)。20年前，《檔案法》的頒布第一次以國(guó)家法律的形式明確規(guī)定國(guó)家檔案館的檔案還應(yīng)當(dāng)向社會(huì)開放，這是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的一次歷史性飛躍，也使檔案服務(wù)的領(lǐng)域首次向全社會(huì)拓展?？陀^地將，20多年的檔案開放進(jìn)程，使大批形成時(shí)間滿30年甚至不滿30年的檔案及時(shí)向社會(huì)開放，打破了我國(guó)檔案界的封閉局面，為檔案信息的開發(fā)利用提供了廣闊的渠道，不僅產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，發(fā)揮了國(guó)家檔案館在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)方面的作用，也提升了各級(jí)檔案館的社會(huì)地位，促進(jìn)了國(guó)家檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。（注：馬長(zhǎng)林等編著，《檔案信息公開理論與方法》第2頁，上海社會(huì)科學(xué)出版社，2007年。）

可是，在我國(guó)檔案開放政策執(zhí)行20多年后的今天，我們發(fā)現(xiàn)即使在檔案界內(nèi)部，對(duì)于檔案開放仍存在一些似是而非的模糊思想。有些館對(duì)檔案開放的真正含義認(rèn)識(shí)不足，不少館開放檔案的動(dòng)力嚴(yán)重不足，處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)。上海地區(qū)，檔案開放情況同樣不盡人意，有18家檔案館開放檔案占館藏檔案不足20％，11家不足10％，更有7家不足5％；有13家檔案館檔案開放率不足50％，更有7家不足25％。怪不得，有檔案界同仁撰文指出：“我們有的檔案館在開放檔案問題上，總有一些不自覺和不情愿，有的不能科學(xué)全面地處理保密問題，有的認(rèn)為‘我’檔案館保管的檔案，讓你知悉后出了書，這是虧本的事情，尤其是讓外國(guó)人出了成果，內(nèi)心更感不平衡。”（注：姜之茂，《媒體的無知、史學(xué)家的失語與檔案館的責(zé)任》，《中國(guó)檔案》，2006年12）期）這類心態(tài)一定程度上影響了檔案開放的進(jìn)度，也實(shí)實(shí)在在地影響著各館謀劃?rùn)n案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的理念。

假使在檔案開放問題上缺乏動(dòng)力、害怕泄密、擔(dān)心吃虧，那么公共服務(wù)能力就不可能有實(shí)質(zhì)的提高；假使檔案服務(wù)主要停留在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為立檔單位服務(wù)、為國(guó)家機(jī)關(guān)服務(wù)，那么公共服務(wù)能力也不可能有實(shí)質(zhì)提高。筆者以為，公共服務(wù)能力建設(shè)的核心是服務(wù)對(duì)象和服務(wù)目標(biāo)的根本轉(zhuǎn)變問題，換言之，就是從原先的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為立檔單位服務(wù)、為國(guó)家機(jī)關(guān)服務(wù)轉(zhuǎn)向?yàn)閺V大人民群眾服務(wù)，從原先的有限范圍的檔案信息資源的利用轉(zhuǎn)向檔案信息資源的社會(huì)共享。所以，檔案服務(wù)能力的“公共性”問題，具體來講，就是我們必須要把檔案開放鑒定工作放在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的首位，把如何提高館藏檔案的開放率放在檔案開放鑒定工作的首位。

其次，以開放檔案為對(duì)象，突出檔案服務(wù)能力的“有效性”，謀劃?rùn)n案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

當(dāng)前，很多檔案館有一種“信息化情結(jié)”，似乎數(shù)字化了、信息化了、網(wǎng)絡(luò)化了，服務(wù)能力就自然而然提高了。筆者也經(jīng)常聽到一些同行滿懷激情地展望，幾年之內(nèi)館藏檔案全部完成文件級(jí)目錄著錄，幾年之內(nèi)館藏檔案全部數(shù)字化，幾年之內(nèi)建成數(shù)字檔案館，諸如此類。在這一“情結(jié)”引領(lǐng)下，開始大筆投錢，建網(wǎng)絡(luò)，建數(shù)據(jù)庫，忙得不亦樂乎。很快，電腦越來越高級(jí)，數(shù)據(jù)庫容量越來越龐大，網(wǎng)絡(luò)越來越暢通，唯有網(wǎng)絡(luò)和閱檔室的人氣冷清依舊。毫無疑問，這些舉措確實(shí)是提高檔案服務(wù)能力的手段和方法，但是如果工作對(duì)象絕大多數(shù)是靜悄悄地躺在檔案架上的不能向社會(huì)開放利用的“死”檔案，檔案服務(wù)能力的“公共性”，其成效又有幾何呢？筆者并不以為，信息化的方向不對(duì)頭，數(shù)字化的方向有問題，但是如果不以檔案開放工作為基礎(chǔ)，不以開放檔案為對(duì)象，隨意的盲目的信息化數(shù)字化的做法是否可取呢？

檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作欠帳多任務(wù)重，是一個(gè)以人力和經(jīng)費(fèi)保障為支撐的長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，無論開放鑒定、目錄建庫還是全文建庫，都不是一蹴而就的。在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作中，我們必須要扭轉(zhuǎn)固有的思維定勢(shì)，必須要摒棄盲目的“信息化情結(jié)”，以檔案服務(wù)能力的“有效性”為衡量標(biāo)準(zhǔn)，牢牢樹立成本效益觀念，使檔案開放工作借助信息化的東風(fēng)向縱深發(fā)展，這樣方能不斷提高公共服務(wù)能力。

具體來講，就是在檔案開放的基礎(chǔ)上，以滿足用戶的需要為導(dǎo)向，以追求最大化的利用效益為目標(biāo)。即根據(jù)“利用為先”的原則來確定檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的輕重緩急，將那些“已開放、需求高”的館藏檔案優(yōu)先確定為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的范圍，第一時(shí)間為利用者提供查閱服務(wù)。同時(shí)，將檔案開放鑒定工作與文件級(jí)機(jī)讀目錄和數(shù)字化相結(jié)合，開展以“份”為單位的檔案開放鑒定工作，即在一個(gè)案卷中允許既有可向社會(huì)開放的文件也有控制使用的文件，改變傳統(tǒng)的一個(gè)案卷中只要有一份文件控制則整卷控制的做法，借助信息化的手段，有效提高檔案開放比率及開放檔案的檢索深度和效率，促進(jìn)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的科學(xué)發(fā)展。另外，依托信息化手段，提供全部開放檔案目錄的公眾網(wǎng)查詢服務(wù)，有序推進(jìn)開放檔案全文信息的公眾網(wǎng)利用。

（張斌）