計算機檔案信息檢索系統概述

一、計算機檔案信息檢索系統的特點

計算機檔案信息檢索系統是以電子計算機作為檢索設備, 將檔案信息以二進制代碼的形式記錄在磁性載體上, 由計算機檢索軟件進行控制, 對輸入的檔案信息自動進行存儲、加工、檢索、輸出、統計等操作的一種信息檢索系統。與手工檢索系統相比,其優點十分明顯。

1 . 檢索速度快

使用傳統的手工檢索系統要查到所需檔案, 須逐張翻檢有關檢索工具, 這常常是一種繁瑣、費時的手工勞動, 而用計算機進行檢索, 速度就快得多。要查找一個或一批文件級檔案條目, 少則幾秒鐘, 多則幾分鐘就可完成, 這就保證了提供檔案的及時性。

2 . 存儲量大, 檢索途徑多

計算機能夠用較小體積存儲大量的檔案信息, 這是書本式、卡片式檢索工具遠遠不能相比的。

計算機具有為每個文件提供多個存取點的能力, 因而可以實現檔案信息的多元檢索, 檔案著錄的每一項目, 既可單獨作為一條檢索途徑, 又可把若干項目結合起來進行檢索。

3 . 檢索效率高

計算機信息檢索系統對各種檢索要求有很強的適應性。將文獻的多種特征輸入計算機后, 通過計算機本身的處理系統可以滿足利用者的多方要求, 并將檢索結果迅速打印輸出, 其檢索效率較之手工檢索工具大大提高。

二、計算機檔案信息檢索系統的類型

(一) 按數據庫的性質, 分為目錄信息檢索系統、事實與數值信息檢索系統、全文信息檢索系統

目錄信息檢索系統存儲的是經過加工的檔案目錄信息, 檢索結果是符合檢索要求的檔案線索。目錄信息檢索系統目前在檔案計算機檢索系統中占絕大多數, 它是發展最早, 應用最廣泛的檢索系統。

事實與數值信息檢索系統存儲的是檔案中所包含的各種事實或數據, 它對檔案材料進行了更高層次的情報加工, 輸出的檢索結果為用戶可直接利用的事實和數據。這種檢索系統有逐漸增多的趨勢。

全文信息檢索系統存儲的是機讀化的檔案全文信息, 通過這種檢索系統可以檢索檔案原文中的任何一個字、句、段、節等,也可直接輸出檔案全文。

(二) 按檢索方式, 分為脫機檢索系統、聯機檢索系統

脫機檢索系統是將用戶的檢索提問集中起來, 由系統操作人員統一輸入, 統一查找, 再把檢索結果打印出來分發給用戶。這種檢索系統的用戶不能直接使用計算機參與檢索過程, 需要較長時間才能獲得檢索結果, 適合于那些不需立即獲得結果但要求較高檢全率的檢索要求。早期的計算機檢索系統大多為脫機檢索系統。

聯機檢索系統是以人- 機對話的方式, 通過計算機終端和通信線路由檢索人員直接對檔案數據庫進行檢索。用戶可以隨時查找所需的檔案信息, 并能馬上獲得檢索結果, 還可隨時修改檢索提問, 直到獲得滿意的結果為止。

(三) 按服務方式, 分為定題檢索系統和追溯檢索系統

定題檢索系統是將用戶提出的檢索要求編成邏輯提問式輸入到計算機里, 組成提問文件存儲在磁盤上, 每隔一定時間對數據庫中新收入的檔案信息進行檢索, 并按一定的格式打印輸出給用戶。定題檢索服務一般是以脫機方式進行的。

追溯檢索系統是根據用戶的檢索要求, 對數據庫中積累的檔案材料進行專題檢索, 可以普查若干年內與檢索課題有關的所有材料, 其檢索可追溯到檔案數據庫所能提供的年代。

(四) 按檢索語言, 分為受控語言檢索系統和自然語言檢索系統

受控語言檢索系統是采用分類表、詞表等規范化的檢索語言對標引和檢索所用的詞匯進行控制, 檢索時需通過分類表、詞表將標引用語和檢索用語進行相符性比較。

自然語言檢索系統是直接采用自然語言存儲檢索檔案信息,能夠方便標引和檢索, 但要以計算機檢索技術的高度發展為前提。

三、計算機檔案信息檢索系統的構成

計算機檔案信息檢索系統由機讀檔案數據庫、計算機硬件、計算機軟件三大部分構成。

機讀檔案數據庫是將一系列檔案文獻條目用二進制代碼的形式, 記錄在磁帶、磁盤或光盤上, 以便讓計算機“ 閱讀” 理解和運算, 其內容與普通的檢索工具基本一致, 但為了便于計算機判斷和處理, 在條目中增加了指示符、分隔符、結束符等標志, 并記明了各個著錄項目以及整個條目的長度與地址。有時, 為了提高檢索效能, 計算機還需對目錄數據庫作進一步加工, 排成各種索引文檔。一個計算機檢索系統包含若干種文檔。

硬件, 指計算機及外部設備, 它是進行信息存儲、運算、輸入、輸出的實體。計算機的選型, 應根據館藏量、系統規模及檢索功能的要求來決定。根據我國檔案館( 室) 現有條件, 一般以采用微型機或小型機為宜。尤其是微型機售價低, 其容量和功能不斷提高, 能滿足大多數檔案館( 室) 檔案檢索的要求, 是財力不充足的檔案機構的最佳選擇。在配置硬件時應考慮各種設備的兼容性、處理速度與處理能力、可靠性與適應性等, 既要考慮目前的需要又要著眼于將來的發展。

軟件, 指控制計算機各種作業的一系列指令, 沒有這些指令, 計算機就不能運行。目前市場上出售的軟件較多, 先要配齊有關的系統軟件, 應用軟件可以購買, 也可自己研制開發。由于檔案種類的多樣性, 內容的復雜性以及檔案整理、利用的特殊性, 要求檔案檢索系統的軟件開發須從檔案的特點以及檔案工作實際出發, 進行系統分析和設計, 不能完全搬用情報檢索系統的軟件。目前, 各檔案部門大都是分別研制自己的應用軟件, 相互之間缺少聯系和溝通, 造成大量的重復勞動, 不利于檔案計算機檢索系統整體水平的提高。因此, 應加強通用軟件的開發, 既可節省人力、物力、財力, 又能幫助那些缺乏技術條件的單位盡早開展計算機檢索工作。

下面是計算機檔案信息檢索系統構成圖( 圖5-1 )。

這也是計算機檔案信息檢索系統的工作流程。首先, 將檔案信息進行前處理, 將經過加工處理的檔案信息輸入計算機, 存儲在機讀檔案數據庫中。用戶檢索時, 可委托系統操作人員編制提

問表達式進行脫機檢索, 也可自行編制提問表達式, 利用終端進行聯機檢索。用戶提問經計算機通過檢索程序自動處理和邏輯運算, 與數據庫中的記錄相匹配, 查找出用戶所需要的檔案記錄,并將檢索結果以一定的格式打印輸出給用戶。若用戶對檢索結果不滿意, 可修改提問式和檢索策略, 反饋給系統, 進行另一次檢索, 直到獲得切合檢索要求的結果為止。