檔案信息檢索體系
近些年來, 我國檔案信息檢索工作發展迅速, 但總的來說,目前還停留在手工檢索階段。現有的檢索工具還存在不少問題,基本仍是傳統的館藏性檢索工具占主導地位, 如案卷目錄、卷內文件目錄等, 這種檢索工具是檔案整理工作的副產品, 受檔案整理體系的束縛, 檢索功能不強。大多數檔案機構設置檢索工具時存在盲目性, 未形成科學合理的檢索工具體系。在計算機檔案信息檢索系統的開發上也存在低水平重復現象, 用計算機檢索完全代替手工檢索還需要相當一段過程。解決上述問題的有效途徑是有計劃有步驟地建立和健全手工檢索和計算機檢索并存的檔案信息檢索體系。
一、檔案信息檢索體系的構成要素
(一) 明確的目標
明確檔案信息檢索體系的服務對象、專業范圍、所包含的檔案種類及其時間跨度、用途等。
(二) 檔案信息
這是檔案信息檢索體系不可缺少的信息資源, 目前以檔案目錄信息為主。檔案目錄是對檔案內容和形式特征的表達, 可藉以記錄和識別一份檔案, 檔案目錄信息的有序集合構成了不同的檔案檢索工具。隨著檔案全文信息檢索系統的發展, 檔案全文信息的比重將逐漸加大。
(三) 檢索語言
檔案信息檢索是通過檢索標識實現的, 一個檢索標識表達一項檔案特征信息, 提供一條檢索途徑, 而提供檔案內容檢索途徑的檢索標識如分類號、主題詞、代碼等是依據檔案檢索語言對檔案主題內容進行標引得來的。檔案檢索語言是專門用于表達檔案主題概念及其相互關系的概念標識系統, 是檔案標引和檢索的工具, 它的作用是將檔案文獻內容和檢索課題的主題概念轉換成檢索系統可以識別和處理的標識, 使檔案信息檢索得以順利進行。
(四) 檢索設備
包括存儲和記錄檔案信息的載體、用于檢索的機具和信息傳遞設備等, 可分為卡片式、書本式、縮微式、計算機檢索設備等。檢索設備的革新往往標志著檔案信息檢索工作的不同發展階段, 如手工檢索向計算機檢索的過渡就是以計算機的應用為推動力的。
(五) 檢索方式
檢索方式是指檔案信息檢索系統操作和運行的方式, 可分為文獻單元方式和標識單元方式。文獻單元方式又稱順檢方式、順排檔, 它是以一份檔案文獻為單元進行存儲和檢索, 一份檔案著錄一個條目, 并按檢索標識的順序排列, 查到檢索標識即可找到條目中所記載的有關檔案信息; 標識單元方式是以一個檢索標識為單元, 指明含有該標識的全部文獻。檢索時先在標識卡中查找與檢索課題相關的標識, 查到文獻號后再到文獻題錄卡中查找具體的檔案條目。手工檢索系統大多采用文獻單元方式, 計算機檢索系統采用的往往是標識單元方式, 檢索方式的不同決定了系統中檔案信息的排列方式, 要求有相應的檢索設備與之相配合。
二、檔案信息檢索體系的功能
1 . 以檔案條目和機讀數據形式對檔案機構所收藏的檔案從文件、案卷兩個層次進行特征描述和信息存儲;
2 . 通過規范化的檢索標識對相同和相關主題的檔案及屬于同一機構、人物、地區、工程、產品的檔案信息加以集中;
3 . 對大量檔案信息加以系統化和組織化, 通__________過排序使每個檢索標識都被固定在特定位置上, 可以大大縮小查尋范圍, 提高檢索速度;
4 . 可提供多種檢索途徑和檢索手段, 使用戶能迅速、準確地查到自己所需要的檔案信息;
5 . 通過檢索系統提供的反饋功能, 使用戶和系統之間得以交互, 最大限度地滿足用戶的檢索要求;
6 . 各種書本式、卡片式、機讀式檢索工具經印刷、復制、遠距離檢索, 可對檔案信息進行報道、傳遞和交換, 有利于檔案資源共享。
三、檔案信息檢索體系的組織原則
1 . 檔案信息檢索體系反映檔案的范圍應能覆蓋全部館藏,利用檢索體系中的檔案檢索工具或計算機檔案信息檢索系統應能找到任何一份館藏案卷或文件;
2 . 考慮檔案館現有條件, 應優先建立和健全手工檔案檢索工具體系, 條件具備時再建立計算機檔案信息檢索系統。手工檢索系統與計算機檢索系統并存, 滿足不同層次的需要;
3 . 在建立檔案信息檢索體系的過程中, 要實行標準化。標準化是使得檢索工具體系有較高質量以及建立計算機信息檢索網絡的必要條件, 并可為建立全國統一的檔案信息檢索體系打下基礎;
4 . 檔案信息檢索體系的構成應與館藏重點和特色相對應,優先開發檔案信息資源中最有價值的、最常用的部分, 力求達到最大的成本效益;
5 . 檔案信息檢索體系應具有整體性, 各種檢索工具相互配套, 手工檢索系統與計算機檢索系統各司其職, 相互配合, 盡量減少信息冗余和多頭現象;
6 . 檔案信息檢索體系應是一開放性的系統, 有隨時擴展和不斷完善的能力, 能及時采用新方法、新技術, 不斷提高其檢索效率。
總之, 檔案信息檢索體系的建立應在充分分析利用者各種檢索要求以及檔案館館藏狀況及現實條件的基礎上進行, 力求用最少的成本在短期內達到最大的效益。
四、檔案信息檢索體系的檢索效率
檢索效率是檔案信息檢索體系的重要評價指標。檢索效率可從五個方面衡量: 全、準、快、便、省。其中, “快” 是指檢索速度快, 即要最大限度地縮短查找檔案信息的時間, 并及時迅速地向外報道館藏; “ 便” 是指方便實用, 檢索工具和檢索系統的排檢方法應科學合理, 便于利用, 易用性好; “省” 指成本較低,能用較少花費獲得較大效益, 由于我國經濟條件有限, 這一點往往起決定作用。
然而, 評價檢索效率的主要指標還是“全” 和“ 準” 兩項。“全” 指與檢索課題有關的檔案要盡可能全地檢索出來, 不要遺漏, 用檢全率表示; “準” 是指所檢出的檔案要與檢索課題有關,不要將無關檔案帶出來, 用檢準率表示。與檢全率和檢準率相對的還有漏檢率和誤檢率兩個概念, 這兩對概念用圖表示如下:
圖中:
a : 檢準的檔案
b: 誤檢的檔案
c : 漏檢的檔案
d: 無關的檔案
□ : 系統中所有檔案
a + c: 系統中與某課題有關的全部檔案
a + b : 檢出的全部檔案
檔案檢索體系應保證較高的檢全率和檢準率, 但要注意二者之間的制約關系, 提高檢全率往往會使檢準率下降, 反之亦然,因此, 應保持檢全率和檢準率之間的最優比。
