檔案信息檢索的一般過程

一、檔案信息檢索的基本步驟

(1 ) 明確檢索要求, 確定所要查找的檔案信息在時(shí)間、類型、內(nèi)容等方面的限定范圍;

(2 ) 根據(jù)所在檔案機(jī)構(gòu)檢索工具和檢索系統(tǒng)的設(shè)置情況, 選擇有效的檢索途徑, 確定需查找的檔案檢索工具或數(shù)據(jù)庫;

(3 ) 對(duì)檢索課題進(jìn)行主題分析, 并依據(jù)檔案分類表或詞表將檔案檢索課題的主題概念轉(zhuǎn)換成檔案檢索標(biāo)識(shí);

(4 ) 從檔案檢索工具或檢索系統(tǒng)中進(jìn)行查檢, 將檔案檢索標(biāo)識(shí)與表達(dá)檔案主題概念的檔案文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)進(jìn)行匹配( 相符性比較) ,檢出相關(guān)檔案;

(5 ) 對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行分析, 若與檢索要求不符, 則根據(jù)需要擴(kuò)大、縮小或改變檢索范圍, 直到獲得滿意的檢索結(jié)果為止。

二、手工檢索過程

(一) 手工檢索的優(yōu)點(diǎn)

  檢索過程, 是依靠檢索人員的手翻、眼看、腦子判斷來進(jìn)行的。手工檢索作為傳統(tǒng)的檢索方式, 在今天仍處于主導(dǎo)地位, 它與計(jì)算機(jī)檢索方式相比, 有其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn):

(1 ) 它不需要專門的檢索機(jī)具, 在各種時(shí)間、地點(diǎn)和條件下都可進(jìn)行, 具有廣泛的適應(yīng)性與方便性。

(2 ) 省去了購置和維護(hù)檢索機(jī)具的費(fèi)用, 對(duì)檢索環(huán)境沒有太高要求。

(3 ) 可以隨時(shí)獲取反饋信息, 及時(shí)調(diào)整檢索重點(diǎn)和范圍, 減少漏檢和誤檢的產(chǎn)生。

(4 ) 不必受到時(shí)間、收費(fèi)等因素的壓力, 可以從容地進(jìn)行檢索。

  由于上述幾點(diǎn), 使得手工檢索方法相對(duì)比較簡單, 特別適合缺乏檢索經(jīng)驗(yàn)的人員, 但手工檢索過程一般較長, 檢索速度較慢, 效率低, 對(duì)任務(wù)緊迫、難度大、較為復(fù)雜的檢索課題往往難以滿足要求。

(二) 手工檢索的具體過程

(1 ) 了解本館(室) 所設(shè)置的檢索工具的種類、收錄范圍、編排方式、功能等, 弄清本機(jī)構(gòu)可提供什么樣的檢索途徑, 為查找某方面的檔案選擇恰當(dāng)?shù)臋z索方式。

(2 ) 明確檢索要求。針對(duì)某一具體的檢索課題, 弄清檢索的真實(shí)目的, 所要求的檢索角度、深度與廣度。由于各種原因, 利用者在提出檢索要求時(shí), 常常是不夠確切的, 對(duì)檢索要求含糊不清的表達(dá)常常掩蓋了利用者真正的情報(bào)需求, 致使檢索效果受到影響。因而需要檢索人員反復(fù)了解、征詢, 以確定檢索的真實(shí)要求。

(3 ) 根據(jù)檢索要求, 選擇必要的檢索途徑。選擇什么樣的檢索途徑要看利用者對(duì)所要查找的檔案線索的掌握程度, 如已知文號(hào), 可查文號(hào)目錄; 已知責(zé)任者, 可查責(zé)任者目錄; 若沒掌握什么線索, 則可通過分析檢索課題的主題, 選擇內(nèi)容檢索途徑, 查找分類目錄和主題目錄等。在手工檢索中, 明確了檢索途徑, 也就基本上確定了所要使用的檢索工具。

(4 ) 如果選擇的是分類和主題檢索途徑, 在檢索過程中就須將檢索課題的主題概念轉(zhuǎn)換成檢索標(biāo)識(shí)。由于概念轉(zhuǎn)換須借助檔案分類表和主題詞表, 而檢索人員對(duì)分類表、詞表的結(jié)構(gòu)、功能和使用方法不一定很熟悉, 再加上分類標(biāo)引和主題標(biāo)引有一定的難度, 因此, 概念轉(zhuǎn)換是手工檢索過程中較為困難也是比較關(guān)鍵的步驟。

(5 ) 根據(jù)檢索標(biāo)識(shí)在各種卡片式、書本式的檢索工具中進(jìn)行查檢。這是手工檢索的實(shí)際操作階段, 在檢索過程中應(yīng)根據(jù)檢索要求隨時(shí)調(diào)整檢索范圍。檢索范圍的調(diào)整包括擴(kuò)大、縮小或改變檢索范圍幾方面, 可利用分類表的等級(jí)體系或詞表的參照系統(tǒng)、范疇索引來實(shí)現(xiàn)。

(6 ) 獲得與檢索課題相關(guān)的檔案線索后, 就可根據(jù)檢索工具提供的出處提取檔案, 進(jìn)行甄別、篩選或利用。

(7 ) 如果一次檢索達(dá)不到較高的檢全率、檢準(zhǔn)率, 不能完全滿足檢索要求, 可另外選擇檢索途徑, 重新進(jìn)行查檢, 直到獲得滿意的結(jié)果為止。

三、計(jì)算機(jī)檢索過程

  機(jī)檢索的基本步驟與手工檢索并無多大區(qū)別, 但因采用了現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備, 其檢索方式與手工檢索方式有根本不同,計(jì)算機(jī)檢索的具體過程也有很大差異。

  機(jī)檢索是在構(gòu)造和執(zhí)行檢索策略的過程中進(jìn)行的, 檢索策略也就是根據(jù)檢索要求和檢索系統(tǒng)的具體情況制訂的檢索方案, 是在分析情報(bào)提問的基礎(chǔ)上, 對(duì)檢索途徑、檢索用詞和查檢步驟所作的科學(xué)安排, 它是由計(jì)算機(jī)能夠理解和處理的書面的提問表達(dá)式表現(xiàn)出來的。實(shí)際上, 手工檢索中也有個(gè)檢索策略問題, 但在手工檢索過程中, 對(duì)檢索途徑、檢索用詞和查檢步驟的選擇和安排往往只存放在檢索人員的腦子里, 不必寫成書面的表達(dá)語句, 并且可以邊查邊看邊考慮, 靈活改變檢索方案。而在計(jì)算機(jī)檢索中, 由于檢索標(biāo)識(shí)與文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)之間的對(duì)比匹配工作是由機(jī)器進(jìn)行的, 必須把情報(bào)提問轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的形式, 這就需要事先擬訂周密的檢索策略, 以使檢索能夠順利進(jìn)行。

計(jì)算機(jī)檢索的具體過程如下:

(1 ) 明確檢索要求和檢索目的, 確定大致的檢索范圍;

(2 ) 根據(jù)檢索要求選擇數(shù)據(jù)庫( 或文檔) , 并確定檢索途徑;

(3 ) 對(duì)用戶提問進(jìn)行概念分析, 依據(jù)檢索詞表將分析出的主題概念轉(zhuǎn)換成檢索標(biāo)識(shí);

(4 ) 運(yùn)用布爾邏輯算符構(gòu)造檢索提問表達(dá)式;

(5 ) 輸入提問表達(dá)式, 由計(jì)算機(jī)對(duì)文檔進(jìn)行查找, 檢出相關(guān)文獻(xiàn);

(6 ) 分析檢索結(jié)果, 若不符要求, 則對(duì)提問表達(dá)式進(jìn)行修改并且重復(fù)第5 步, 直到滿意為止。