計算機檔案信息檢索系統的開發
一、計算機檔案信息檢索系統開發的步驟
(一) 準備階段
進行初步調查, 組成專門的系統開發領導小組, 制訂系統開發計劃。在深入調研的基礎上, 提出系統初步目標, 并進行新系統開發的可行性研究, 確定系統開發的方式。系統開發有委托代理式、合作開發式、獨立開發式等。
(二) 系統分析階段
在明確了系統的目標后進行工序分析, 工作量分析, 費用和時間分析, 用一系列圖表構造出系統的邏輯模型, 并與文字說明一起組成系統說明書。
(三) 系統設計階段
具體進行計算機和人工過程的詳細設計, 包括選擇合適的硬件、軟件設備, 進行代碼設計、輸入輸出設計、程序模塊和處理過程設計等。
(四) 系統實施階段
進行設備的選購、安裝和調試、人員培訓、程序設計和調試、數據庫的建立、系統的調試和轉換等工作。其中, 數據收集、加工和錄入等數據準備工作需投入大量的人力, 是建立計算機檔案檢索系統中最繁瑣、最大量的工作, 也是系統能否如期投入使用的關鍵。
(五) 系統維護和評價階段
系統調試完畢后, 不能馬上轉入正常運行, 需要經過一段檢驗、修改過程。系統運行一段時間后還要對系統的質量和效益進行評價。系統評價指標包括輸出信息的質量、系統的可靠性、開發和維護費用及經濟效益、系統工作效率、服務質量、用戶的滿意程度等。系統的維護和評價須反復進行多次, 使系統不斷趨于完善。
需要指出的是, 計算機檔案信息檢索系統往往是整個計算機檔案信息管理系統的一個組成部分, 其具體研制開發過程是與計算機檔案信息管理系統一致的, 這里不再贅述。
二、影響計算機檔案信息檢索系統開發的因素
(一) 檔案材料的基本情況
檔案的數量、類型、特點和狀況決定了系統的規模、數據庫的類型、系統開發的進程, 也對計算機硬件和軟件的選配提出了要求。
(二) 檔案管理狀況
現有的檔案管理基礎是計算機檔案信息檢索系統能否順利開發的前提, 檔案是否收集齊全、整理有序、鑒選得當, 檔案信息前處理工作的進展乃至現行的檔案管理體制和管理方式, 都直接影響到計算機檔案信息檢索系統的開發。
(三) 用戶需求
用戶需求是整個系統的出發點, 也是決定系統是否適用、達到較高效率的關鍵。用戶需求狀況還直接影響到系統結構與功能的設計, 如要實現自動標引, 就需要建立可用詞詞庫, 并輔以詞表管理功能。
(四) 人員、設備、經費條件
系統開發過程中需要各方面的人才, 包括系統分析人員、數據錄入人員、計算機操作人員、程序設計人員、著錄標引人員等, 較高水平的技術人才是系統開發的必要條件, 充足的經費和必要的設備也往往在系統開發中起決定作用。
(五) 技術可行性
現有技術水平決定了系統能實現什么樣的目標和功能, 技術上的可行性可以從硬件、軟件的性能, 數據庫管理系統, 漢字輸入技術等方面考慮。
上述因素也就是系統開發的必要條件, 即客觀需要、充足的檔案資源、較好的檔案管理基礎、必要的專業人員和經費保證以及相當的技術水平。
三、計算機檔案信息檢索系統開發的組織
(一) 計算機檔案信息檢索系統開發的組織形式
1 . 委托代理式
即將系統開發委托給計算機技術部門進行, 檔案部門只提供必要的資金和業務條件。由于雙方缺乏溝通, 這種方式開發出的系統大多是不理想的。
2 . 合作開發式
即計算機技術部門和檔案部門分別負責與自己業務有關的工作內容, 雙方共同參加系統開發的全過程, 并就系統開發中的關鍵問題進行協商, 充分交流意見, 直至取得協調一致。系統實際設計工作由計算機技術人員負責, 檔案管理人員則需向計算機技術人員介紹檔案管理的原則、方法和各種具體要求, 協助其做好調查分析等工作。這種合作開發方式可以彌補檔案部門自身力量的不足, 提高系統的技術水平, 系統的適用性較強, 是目前開發計算機檔案信息檢索系統的主要方式。
3 . 獨立開發式
即由檔案部門獨立進行系統的開發, 這種開發方式的優點是節省經費, 組織管理方便, 系統實用性強。但要求檔案部門有水平較高的技術人員, 能夠獨立解決系統開發中的各種技術問題。在系統規模不大, 技術要求不高, 并有相應的技術人員時, 采用獨立開發方式是比較適合的。
(二) 在開發計算機檔案信息檢索系統時應注意的幾點
1 . 隨時考慮用戶的實際需要
采用計算機檔案信息檢索系統的目的是為了滿足用戶的檢索要求, 為利用者提供檢索服務, 系統開發的成功與否在于它能否適應用戶的各種檢索需要。因此, 在系統的研制開發過程中應始終與實際應用部門保持聯系, 根據實際需要對研制過程中出現的偏差予以糾正, 只有這樣開發的系統才是適用的。
2 . 有計劃、有步驟地進行系統開發工作
系統開發的每個階段都有明確的工作任務, 各階段之間, 各工作環節之間有著內在的邏輯關系和先后次序, 只有嚴格按各階段的劃分有步驟地完成規定的任務, 才能保證系統開發的順利進行。
3 . 重視系統開發中形成的各種材料的收集和保管
無論是調查研究獲得的材料, 還是系統設計的方案、文字和圖表等技術材料, 或是系統測試報告、評價材料, 與用戶交流情況的說明等材料, 都應認真收集、整理、妥善地保管起來, 它們既是系統研制開發工作的成果反映, 也是以后工作的依據, 對于系統的進一步完善及推廣使用有著重要作用。
