檔案檢索工具體系

所謂檔案檢索工具體系, 是指由若干功能不同的檢索工具組成的各司其職、相互聯系、相互補充的檢索工具整體, 這個體系能從不同角度揭示館藏, 提供不同的檢索途徑, 滿足利用者多方面查找檔案的要求。

一、檔案檢索工具的作用與分類

(一) 檔案檢索工具的作用

任何檔案檢索工具, 都具有存儲和檢索檔案信息兩種基本職能, 具體表現為以下作用:

1 . 檢索作用

這是檔案檢索工具的主要作用。檔案檢索工具為用戶提供了檔案線索和查尋手段, 利用者可以根據自己的特定需要, 按照一定的檢索方法, 從檢索工具中查找所需的檔案材料。檔案檢索工具的檢索作用是否充分發揮, 直接關系到檢索工具的效益和檔案信息資源的開發和利用。

2 . 報道作用

通過檔案檢索工具, 可以向社會宣傳、介紹和報道檔案的內容成分、價值和作用, 通報館藏情況, 使檔案的管理方式變封閉為開放, 使檔案的價值得到充分發揮, 增強社會的檔案意識, 提高檔案工作的社會影響。

3 . 交流作用

檔案檢索工具不僅可以提供查詢手段, 還可成為檔案機構與利用者之間, 各檔案館( 室) 之間的交流工具。通過檔案檢索工具的聯合編制和館際交換, 可以使各檔案機構互相了解館藏情況, 互通有無, 有利于實現檔案資源共享。

4 . 管理作用

檔案檢索工具是提高檔案管理水平的重要手段。檔案檢索工具集中揭示了館藏檔案信息, 有助于檔案人員熟悉館藏, 為檔案管理業務活動的開展提供了依據。某些檔案檢索工具直接反映了檔案實體管理體系, 是庫房管理、檔案保管和統計中必不可少的工具, 各種檢索工具還是檔案人員提供咨詢, 開展編研工作的必要手段。

(二) 檔案檢索工具的分類

1 . 按編制方式分

(1 ) 目錄。它是將檔案的著錄條目, 按照一定的次序編排而成的檢索工具, 如分類目錄、題名目錄等。

(2 ) 索引。它是將檔案中的某一內部或外部特征及其出處按照一定的順序排列起來的檢索工具, 如人名索引、地名索引、文號索引等。索引與目錄的區別在于: 目錄對檔案文件內容和形式特征進行全面系統的著錄, 著錄項目比較完整; 而索引是對檔案文件中的某一部分特征進行著錄, 著錄項目簡單。

(3 ) 指南。它是以文章敘述的方式, 綜合介紹檔案情況的一種工具, 如全宗指南、專題指南、檔案館指南等。它可以作為工具書使用, 相對于目錄和索引來說, 其報道性、可讀性較強。

2 . 按載體形式分

(1 ) 卡片式檢索工具。它是將條目著錄于卡片上, 將卡片按一定順序排列而成的檢索工具。其優點是具有較大的靈活性, 便于增減條目以及調整其順序, 還可利用一次著錄的結果, 編制不同的檢索工具。但體積大, 不便管理, 不便傳遞與交流, 成本較高。

(2 ) 書本式檢索工具。將著錄條目按順序排列并裝訂成冊的檢索工具。其優點是體積小, 便于管理, 便于館際間情報交流,編排緊湊, 成本低廉, 是我國檔案界長期以來占主導地位的檢索工具。但它缺乏靈活性, 不能及時增減條目和調整順序, 不能完整反映館藏檔案, 因此受到卡片式檢索工具的嚴重挑戰。

(3 ) 縮微式檢索工具。用縮微攝影方式制作的以膠片為載體的檢索工具。其主要優點是體積小, 節約空間, 便于攜帶和交流, 便于長期保存和使用。但它是在書本式或卡片式檢索工具的基礎上形成的, 需借助閱讀器或電子計算機閱讀查找, 且不便增減條目, 只適用于永久性保存的檔案。

(4 ) 機讀式檢索工具。以磁帶、磁盤、磁鼓等磁性材料為載體的供計算機識別的檢索工具。其優點是存儲密度高, 檢索掃描速度快, 可進行多途徑檢索。但前處理和輸入工作量大, 檢索費用高。隨著我國檔案工作現代化的發展, 這一工具可望得到廣泛使用。

上述檢索工具中卡片式、書本式檢索工具為手工檢索工具,縮微式、機讀式檢索工具為機械檢索工具。機械檢索工具代表了文獻檢索的發展趨勢。

3 . 按內容范圍分

(1 ) 綜合性檢索工具。以一個或若干個檔案館的全部檔案或以一全宗的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具, 如全宗文件目錄、分類目錄、全宗指南、綜合性聯合目錄等。

(2 ) 專題性檢索工具。以有關某一專題的檔案為對象的檢索工具, 如專題目錄、專題指南、專題性聯合目錄等。

4 . 按功能分

(1 ) 館藏性檢索工具。反映檔案實體整理體系及其相互關系的檢索工具, 如全宗目錄, 案卷目錄等。其功能是: 固定和反映檔案整理順序, 可借助它了解、分析館藏情況, 便于按檔案整理順序查找檔案。但其目錄組織方式受檔案整理體系的限制, 檢索途徑單一, 一般不能超出全宗范圍, 檢索深度較淺。

(2 ) 查檢性檢索工具。它是從檔案的某一內容或形式特征提供檢索途徑的檢索工具, 如分類目錄、主題目錄、專題目錄、人名索引、文號索引等。其主要功能特點是: 不受檔案整理順序的限制, 可以打破全宗的界限進行檢索, 能提供多種檢索途徑, 選擇任意的檢索深度。

(3 ) 介紹性檢索工具。是介紹和報道檔案內容及其有關情況的檢索工具, 如專題指南、全宗指南、檔案館指南等。其特點是能全面、概括地介紹檔案的情況, 發揮宣傳報道作用, 向利用者提供一定的檔案線索。但由于介紹性檢索工具不記錄檔案文件的檢索標識, 不建立排檢項目, 借助它不能直接獲得檔案文件, 只能算是間接性的檢索工具。

上述各種類型的檢索工具并不是每個檔案機構都須配備, 各檔案館室應根據本單位檔案的特點以及檢索的具體要求來確定編制哪些檢索工具。目前, 我國手工檢索工具仍占絕對優勢, 其中又以館藏性檢索工具為主體, 所以, 在檢索工具的建設中要注意檢索工具形式的多樣化, 提供多條檢索途徑, 滿足利用者的不同需要。

二、建立檔案檢索工具體系的依據

長期以來, 我國檔案檢索工具種類少, 形式單一, 基本上是以案卷目錄為主導, 受全宗和案卷的嚴格限制, 不能滿足利用者多方面的需要。目前, 這種情況有所改善, 但大多數檔案館(室) 設置檢索工具時仍存在盲目現象, 沒有形成合理的體系。有的檔案機構檢索工具的設置仍然是“案卷目錄一本賬”, 各地水平不一。具體來說, 現有檔案檢索工具的局限性主要表現在以下方面:

(1 ) 現有檢索工具多是檔案實體整理的結果, 如案卷目錄、卷內文件目錄、檔案存放地點索引等, 稱為館藏性檢索工具。這種檢索工具基本上與檔案實體排列次序一致, 具有一定檢索功能, 但它們主要是為日常管理檔案的方便而編制的, 而不是為檢索檔案的目的專門編制的, 受檔案整理體系的束縛, 其結構和功能都不夠完善, 檢索效率不高。

(2 ) 現有檢索工具大多是內部使用的公務目錄, 不能直接提供給利用者使用, 少數供利用者使用的檢索工具, 由于利用者不熟悉其作用和查找方法, 利用率也不高。由于公務目錄反映的是全部館藏, 不能向利用者開放, 只能由檔案工作人員代查, 大大降低了檢索效率。

(3 ) 現有檢索工具結構簡單, 編制方法落后, 標引深度小,著錄項目不全、不規范的現象比較普遍, 檢索工具的質量難以保證。

(4 ) 書本式檢索工具在現有檢索工具中仍占有相當比重, 這種檢索工具盡管體積較小, 便于管理, 但缺乏卡片式檢索工具的靈活性, 不能充分利用一次著錄的結果生成多種檢索工具, 不適應新形勢的要求。

根據檔案檢索工具的現狀, 在建立檢索工具體系時, 應根據檔案機構的類型、任務、服務對象, 館藏檔案的數量、內容成分等特點及其人力、物力、技術條件等因素, 有目的地有計劃地設置各種檢索工具。其中, 應重點加強卡片式查檢性檢索工具的編制工作, 在公務目錄的基礎上編制開放目錄供利用者使用, 與此同時, 須提高檢索工具的質量, 使之得到充分有效的利用。

各檔案機構的具體情況不同, 不必強求建立統一的檢索工具體系, 應根據現有基礎, 在人力物力允許的范圍內, 建立滿足本單位需要的實用的檢索工具體系。

一般來說, 省級以上綜合性檔案館規模大, 館藏門類多, 成分復雜, 服務范圍廣泛, 利用要求多種多樣, 應建立比較完善的檢索工具體系, 設置檢索工具的種類盡可能多樣化, 滿足利用者不同的檢索要求。市級以下綜合性檔案館館藏量較少, 條件較差, 受人力、物力、技術條件的限制, 檢索工具的設置不必求全求多, 應重點建設一基本的檢索工具, 再輔以少量其他檢索工具即可。

專業性檔案館檔案內容比較單一, 服務范圍相對狹窄, 在檢索工具的設置上一般不求量多, 只求質高, 檢索工具應具有相當的檢索深度。由于專業性檔案館收藏的是從各個全宗中抽出的某一類專門檔案, 因此查檢性檢索工具的作用更大些, 館藏性、介紹性檢索工具只須有一二種即可。

總之, 檢索工具體系的建立應依據利用需要和檔案館現實條件, 有計劃有步驟地進行。

三、檔案檢索工具體系的構成

1 . 要有一定數量的功能不同的檢索工具

要館藏性、查檢性、介紹性檢索工具并舉。只有具備不同種類的多種檢索工具, 才能提供多種檢索途徑, 滿足多角度查找檔案的要求。

2 . 要具有適用性, 與利用需求相一致

每一種檢索工具都有自己的獨特功能, 其功能是否得到有效發揮要看館藏檔案的特點及利用需求情況而定, 一個檔案館不可能也不必要編制所有類型的檢索工具, 若設置的檢索工具與大多數利用者的查找角度、需求狀況不相符合, 其結果將是徒然浪費人力物。例如, 省級以上的檔案館不應設文號索引, 因為進館檔案至少是20 年以前的文件, 很少有人從文號角度查找。由于我國各檔案館普遍財力不足, 所以應重視檢索工具的使用效益和經濟效益, 在編制檢索工具時, 根據檔案價值的不同有所側重,不宜平均使用力量。對于有價值的檔案及利用率高的檔案應優先投入較多力量, 把錢用在刀刃上。某些價值不大或極少利用的檔案只需要有目可查, 檢索工具可從簡。

3 . 要正確處理各檢索工具的聯系與分工

在建立檢索工具體系時, 不應單純追求種類的多樣, 應注意各種檢索工具的作用和職能范圍, 使之完整、系統、配套、功能齊全。具體而言, 就是在功能上比較接近, 相互之間可以部分甚至全部代替的檢索工具應不設, 以免平行重復, 浪費人力、物力。例如, 全宗文件目錄與分類目錄在功能上比較接近, 有了分類目錄就不必編全宗文件目錄。所以說, 在建立體系的過程中不宜強調每一種檢索工具著錄項目和體例的完整, 除了基本目錄應全面系統地反映館藏外, 其他檢索工具只起補充作用, 以避免檢索工具的多頭現象。

在查檢性檢索工具中, 分類目錄與主題目錄是功能互補的兩大基本目錄, 按理應同時設置, 但實際上大多數檔案館在目前情況下無力同時設置這兩種目錄。于是, 人們提出了兩種檢索方法相結合的問題。目前, 兩者結合的途徑有下面三條: 一是以分類目錄為主導, 編制分類目錄類目索引作為輔助工具, 同時提供分類主題兩條檢索途徑; 二是以主題目錄為主導, 編制分類索引,將主題詞納入范疇體系中, 在主要提供主題檢索途徑的同時, 提供一定的分類途徑; 三是編制分類主題目錄, 在組織目錄時以《中國檔案分類法》為依據, 同時對某些專指性要求較強的部分在終端類目以下用主題詞進行細分, 細分后的主題詞按字順排列, 將《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》結合使用。

上述三種方法作為權宜之計雖說不能完全達到分類目錄與主題目錄的功能, 但在當前人力、物力均較緊張的情況下是經濟適用的。

4 . 在檔案檢索工具編制中應推行標準化

社會對檔案信息資源共享的需要, 對檔案檢索工具的標準化提出了迫切要求。目前, 檔案檢索工具的編制各行其是, 規格不一, 雖說有統一的著錄標準, 但未得到切實貫徹執行, 項目設置不夠規范, 存儲的信息量不夠豐富, 嚴重影響了檢索工具作用的發揮, 不利于館際協作和情報交流, 不利于檔案檢索的計算機化。因此, 在建立檢索工具體系時, 應積極推行標準化, 為將來建立統一的檔案信息檢索體系, 實現網絡化打基礎。