2014年國務院下發了《關于開展第二次全國地名普查的通知》，決定于2014年7月至2018年6月在全國開展第二次全國地名普查。為規范地名普查檔案管理，確保檔案完整、準確、系統、安全和有效利用，民政部和國家檔案局在充分調研、研討、廣泛征求意見的基礎上，根據《中華人民共和國檔案法》《第二次全國地名普查工作規程》等法律和有關規定，于2016年6月23日聯合印發了《第二次全國地名普查檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。《辦法》的出臺，充分體現了國家對全國地名普查檔案管理工作的重視，對于指導、推進地名普查檔案規范化、科學化管理將發揮重要的作用。
《辦法》出臺的意義
《辦法》總結了前期試點工作中地名普查檔案管理的做法和經驗，吸收借鑒其他業務普查檔案管理的成果，對做好地名普查檔案管理工作具有重要的指導意義。
一是切實貫徹國家開展地名普查工作的整體部署。《第二次全國地名普查實施方案》明確規定“建立地名普查檔案，是普查的一項目標任務”。《第二次全國地名普查工作規程》要求普查成果經國務院地名普查辦審核通過后，按民政部和國家檔案局聯合印發的《地名檔案管理辦法》、第二次全國地名普查檔案管理的有關規定等文件要求，做好立卷歸檔工作。同時，國家檔案局領導也非常重視地名普查檔案工作，2014年1月24日，時任國家檔案局局長楊冬權批示“要加強與民政部溝通，管好用好地名普查檔案”。落實普查工作要求，根據實際需要制定相關檔案管理制度，有利于做好地名普查檔案工作，實現地名普查檔案的科學管理。
二是適應當前地名工作發展的客觀要求。改革開放以來，特別是進入新世紀以來，隨著我國社會經濟發展水平不斷提高，城鎮化速度不斷加快，新地名不斷涌現、舊地名時有更新，加強地名標準化管理，開展歷史地名保護工作，加快歷史地名研究已經成為當前乃至今后一個時期地名工作的一項重要內容，地名工作的不斷深化對地名檔案工作提出了更高的要求。地名檔案承載了大量的文化信息資源，是服務地名標準化工作、開展地名研究、推進地名文化建設的第一手資料。依托地名普查，加快地名普查檔案制度建設，做好地名普查檔案工作，有利于加強和保護地名普查成果，進一步健全地名檔案體系，豐富地名檔案內容，增強地名信息時效，提高地名檔案的社會價值和利用價值。
三是適應地名普查檔案管理的內在需要。1979年至1986年，我國開展了第一次全國地名普查。普查過程中，各地通過手工方式，運用“圖、表、文、卡”這4種形式建立了一批普查檔案，檔案管理主要集中在對紙質檔案的保管和利用方面。當前，隨著科技不斷進步，計算機等信息技術手段得到廣泛應用。運用先進信息技術手段，實現普查過程的程序化、標準化，已經成為此次地名普查的一個重要特點。通過電子化、數字化手段，將分散在“圖、表、文、卡”之中的地名普查信息之間建立有機聯系，實現普查成果查詢輸出，既提高了工作效率，也為今后科學利用奠定了基礎。適應地名普查檔案管理新形勢、新要求，建立地名普查檔案管理制度，管好用好地名普查電子數據，已經成為當前地名普查檔案管理的一項重要任務。
地名普查檔案的主要特點
地名普查檔案的形式和載體有較大變化。第一次全國地名普查是在改革開放之初，我國地名工作百廢待興，地名普查主要以摸清全國地名基本情況為主，形成的地名普查檔案主要是紙質文件，以“圖、文、表、卡”4種形態為表現形式。這次地名普查通過最新的信息化管理方式即全國各級國家區劃地名數據庫管理軟件，形成地名信息的電子數據庫，將原來單一的“文、表、卡”轉換為以單一地名為單位的綜合體。以前一個地名的全部信息要通過4種檔案形式去獲取，現在通過數據庫輸入地名即可查找到這個地名的全部信息。檔案的表現形式不僅包括文字和圖表，還包括數據庫等電子文件。
地名普查檔案的工作質量大大提高。過去地名普查工作需要大量手工去完成，如地名圖的標繪和修改。現在通過借助管理軟件對地圖進行整飾，將地名圖形象地表現出來，使人一目了然。地名信息通過數據庫進行打印并輸出，減輕了過去手工模式下檔案工作負擔，提高了工作質量，同時也提高了檔案的利用效率。
地名普查檔案業務性更加突出。第一次全國地名普查檔案包括了文書類、地名調查和成果類，以及編譯出版類和國際會議交往類。為了更加突出地名普查業務過程和最終的業務成果，圍繞這次地名普查業務工作，將地名普查檔案分成3類，即地名普查業務類、地名普查成果類和地名普查其他類。
《辦法》的主要內容和相關說明
《辦法》共22條，5個附件，明確了制定《辦法》的總體要求、歸檔制度、檔案整理要求、保管利用、驗收和移交等工作。第一條至第五條是地名普查檔案管理的總體要求，包括了制定《辦法》的目的、檔案定義、管理體制、經費保障。第六條至第八條是歸檔制度，包括檔案歸檔范圍、歸檔時限、歸檔要求。第九條至第十條是檔案整理要求和密級的設定，是《辦法》的重點內容，包括了檔案整理的具體方法、確定檔案密級的要求和5個附件，附件1至附件5分別對卷內文件目錄式樣、卷內備考表式樣、案卷封面式樣、案卷目錄式樣，以及檔案保管裝具式樣進行了規定。第十一條至第十三條是檔案保管和利用工作，包括檔案保管期限、保管要求和利用的原則。第十四條至第十六條是檔案驗收工作，包括驗收要求、驗收機制、驗收流程等。第十七條至第十九條是檔案移交工作，包括移交時限和程序以及移交要求。第二十條至第二十二條是附則，包括罰則、《辦法》解釋單位和實施時間。
關于歸檔范圍。根據民政部和國家檔案局聯合印發的《地名檔案管理辦法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《第二次全國地名普查工作規程》中地名普查成果相關要求的規定，將地名普查形成的管理文件材料、聲像材料和有紀念意義的實物等歸入地名主管機關相應檔案門類，本《辦法》中不作專門規定。地名普查業務類文件材料指地名普查過程中對地名及地名標志調查、考證、登記、處理等形成的文件材料。同時，為避免遺漏，那些在地名普查工作中比較重要、又具有利用價值的其他材料則歸入地名普查其他類材料中。
關于整理單位。《第二次全國地名普查實施方案》規定，地名普查以縣級行政區為單位進行，普查成果驗收合格后逐級上報。與此相適應，《辦法》第九條規定，業務類、成果類文件材料以縣級行政區為單位進行整理，并以單個地名為單位進行組卷。
關于地名普查成果圖、工作圖整理。《第二次全國地名普查工作規程》規定，第二次全國地名普查工作用圖及地圖數據，以2000年國家大地坐標系1：50000地形圖和地形圖矢量數據為基礎工作用圖，根據地名普查工作圖和地理實體坐標制作地名普查成果圖。考慮到成果圖、工作圖的尺寸普遍較大且涉及圖幅接邊，為此，《辦法》中對成果圖、工作圖整理提出了明確要求。第九條規定，地名普查成果圖、工作圖單獨組卷，按照圖幅結合表在前，各單幅成果圖、工作圖在后順序排列，并加封面和備考表，同時在附件2對地名成果圖、工作圖封面式樣及備考表作了規定。
關于地名普查檔案保管期限。地名普查檔案作為地名檔案的重要組成部分，是一定歷史階段地名工作的真實記錄，是地名工作者勞動智慧的重要成果，是進行地名標準化處理、為社會提供全面準確地名信息的重要資源，是非常重要的民生檔案。從實際工作需要出發，根據《地名檔案管理辦法》的相關規定，《辦法》第十一條明確了地名普查檔案永久保存。
關于地名普查檔案檢查驗收。《第二次全國地名普查工作規程》明確規定，由各省級地名普查辦負責本行政區域驗收工作的具體實施，驗收程序包括縣級地名普查自查、地級地名普查辦核查、省級地名普查辦驗收。為此，《辦法》第十四條規定，地名普查檔案檢查驗收按照“以省為主、自下而上、逐級檢查”的原則進行。第十五條規定，國務院地名普查機構要加強對省級地名普查機構檢查驗收工作的監督和指導。省級地名普查機構負責制定本行政區域內地名普查檔案檢查驗收標準并組織檢查驗收工作。驗收工作是本《辦法》不同于其他檔案管理辦法的亮點，對于地名普查檔案工作順利開展起到重要推進作用。
關于地名普查檔案移交。考慮到國務院第二次全國地名普查領導小組辦公室是在地名普查期間設立的臨時性機構，為確保檔案的安全保管和有效利用，《辦法》第十七條規定，各級地名普查機構應當在普查機構撤銷前向同級地名行政主管部門檔案工作機構移交地名普查檔案。同時，為切實管好用好民生檔案，充分發揮國家綜合檔案館的專業技術優勢，《辦法》十八條規定，地名普查檔案在地名行政主管部門檔案工作機構保存一定年限后，應當按規定移交同級國家檔案館。
關于檔案工作經費。根據《第二次全國地名普查專項資金使用管理辦法》（國地名普查辦發〔2015〕10號），數據處理工作（包括地名普查數據庫建設，普查成果數據處理，檔案整理等）已被納入普查資金使用范圍。為此，《辦法》第五條規定，地名普查檔案工作所需經費列入本級地名普查經費預算，統籌解決，以保證地名普查檔案工作的順利進行。
