中國檔案報訊 前不久，國家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統基本功能規(guī)定》（以下簡稱《功能規(guī)定》），并于公布之日起正式實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時廢止。

    當前，各行各業(yè)辦公自動化系統的廣泛應用產生了大量的電子文件。這些電子文件歸檔形成的電子檔案都會移交到檔案部門進行管理和長期保存，并提供利用。而此項業(yè)務工作的開展，注定離不開電子檔案管理系統。2001年6月，國家檔案局印發(fā)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，但伴隨信息技術的發(fā)展與新業(yè)態(tài)的不斷產生，該規(guī)定已經無法適用于今后電子檔案管理系統的開發(fā)和應用，迫切需要新的規(guī)范出臺。2016年底，國家檔案局技術部牽頭啟動了《功能規(guī)定》文稿的起草工作，先后組織了10余次研討會，邀請了國家檔案局相關部門、北京市檔案局、天津市檔案局、清華大學、人民大學和部分技術企業(yè)的專家，對文稿的體例、框架、文字以及內容等進行了全面討論。經反復論證和廣泛征求意見，最終形成了正式公布的《功能規(guī)定》。

    《功能規(guī)定》秉承開放、適用原則，要求系統具有開放和可擴展的體系架構，滿足各級各類檔案館基礎業(yè)務應用和未來發(fā)展的需求。《功能規(guī)定》的框架結構設計以國家各級各類檔案館開展電子檔案管理職能為基準，以電子檔案管理業(yè)務的工作流程為主線，包含了總則、系統總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統計、系統管理和附則共10章內容。

    《功能規(guī)定》中的條款內容突出了基本業(yè)務特點，規(guī)定了電子檔案管理系統應滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等業(yè)務需求的基本功能，能有效促進各級各類檔案館開發(fā)和應用電子檔案管理系統的規(guī)范化建設?！豆δ芤?guī)定》中的每一項要求，都是電子檔案管理系統應具備的必要功能。技術公司必須遵循《功能規(guī)定》的各項要求來開發(fā)此類系統?！豆δ芤?guī)定》的出臺，有利于電子檔案管理系統實現科學化、規(guī)范化建設，有利于實現電子檔案更好地共享及利用，使檔案業(yè)務人員可以利用電子檔案管理系統實現對電子檔案的科學、高效和安全管理。