我國檔案異地備份問題分析和對策研究 

天津市檔案局 榮 華

    由于檔案具有不可再生性的特點，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態是重中之重。重要檔案異地備份是檔案部門有效應對突發事件和自然災害的積極舉措，是信息化社會對檔案工作的新要求。
    一、建立檔案異地備份的必要性
    1、信息化社會對檔案工作提出的新要求
    隨著我國信息化的普及和政府電子政務的開展，檔案部門接收的電子文件以及紙質檔案、音像檔案等數字化后的數據呈幾何級增長，這些數據資源是國家寶貴的檔案財富。海量電子檔案數據的安全存儲已成為檔案館目前必須面臨的挑戰，許多人為與自然因素都有可能損壞數據，絕大多數檔案數據損失后是不可重建或重建后其憑證效力會消失或削弱的，其損失是無法估價的。為了避免電子檔案數據的失真與損毀，確保檔案信息的真實性、完整性與可用性，開展異地備份工作是積極應對數字時代檔案信息安全挑戰的一種有效方法。
    2、汶川特大地震給檔案保管安全敲響了警鐘。
    四川汶川大地震不僅奪去了數萬人生命，摧毀了無數房屋財產，也嚴重地破壞和威脅著災區的檔案。據報道，災區許多檔案庫房倒塌，大批檔案被掩埋、浸濕，大量電子文件被毀。北川縣檔案館1000平米在地震中垮塌，全部檔案（約8.5萬卷）被樓房廢墟和后山泥石掩埋。廣元市檔案館庫房頂部垮塌，消防供水管道破裂， 5萬余卷檔案被水浸濕。劍閣縣檔案館3萬余卷檔案被水浸濕。綿陽市全市13076平米的檔案館舍中受損7204平米，874168卷檔案中受損和處于危房中的有259443卷，離震中較遠的成都市約10萬卷檔案處于危房中，約1560卷檔案被雨水浸濕。
    “5·12”汶川特大地震給珍貴檔案資料造成的無法挽回的損毀給檔案保管安全敲響了警鐘，給我們檔案安全的啟示是：自然災害、人為災害，甚至社會災害都是威脅檔案安全的潛在因素，災害一旦發生，本地保存的檔案可能會遭受毀滅性的損失，因此，為了降低危害檔案安全的各種災害風險，必然要對重要檔案進行異地備份。
    3、國家有關法規規范對檔案備份提出了要求
    《電子文件管理暫行辦法》第二十條第四款要求電子文件應當實行備份制度。 國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》第十七條要求：“歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。”
    國家標準《電子文件與電子檔案管理規范》第7款要求：“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，第3套異地保存。”國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》也明確指出：“歸檔的電子文件至少要一式二套，一套封存保管，一套供查閱利用。必要時，復制第三套，異地保存。”這些規定是對異地備份保存必要性的肯定，也為異地備份保存提供了法規依據。
    中辦國辦在《2006-2020國家信息化發展戰略》中明確提出建設國家信息安全保障體系，要“全面加強國家信息安全保障體系建設。堅持積極防御、綜合防范，探索和把握信息化與信息安全的內在規律，主動應對信息安全挑戰，實現信息化與信息安全協調發展。”要“從實際出發，促進資源共享，重視災難備份建設，增強信息基礎設施和重要信息系統的抗毀能力和災難恢復能力。”
    4、國家檔案局推出了重要檔案異地備份制度
    2009年10月30日在上海召開的全國檔案館工作會議指出，為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。國家檔案局局長楊冬權在會議上指出：“在危害檔案安全的突發社會事件和自然災害頻發的今天，我們必須強化風險防范意識，提高災害應對能力，采用新的手段，重新實施重要檔案異地備份制度，在不同的地方存放重要檔案的重份或縮微品、光盤等復制品。”“省以上檔案館凡有后庫的都應恢復使用，存放檔案副本；沒有后庫的，應與其他省檔案館互在本館為對方建立備份檔案庫房，互為對方存放備份檔案。”
    2009年、2010年的全國檔案局館長會議上和全國檔案安全工作會議上,以及楊冬權局長提出”安全第一”戰略中, 都強調檔案安全備份工作的重要性.
    二、檔案異地備份工作的主要實踐方式
    對于檔案異地備份的形式，可以歸納為以下四種：第一，館際相互備份。這也是預防災害的最好辦法。第二，利用網絡技術建立“異地容災備份系統”，這樣可以實現實時備份、互為備份，在緊急情況下可保證正常檔案信息服務。第三，采用前館后庫的形式備份。第四，利用移動存儲技術進行離線或在線備份，這種方法投入不多，簡便易行，且機動靈活，方便突發情況下的轉移。
    1、后庫備份：
    我國從古到今，都對重要檔案實行多套異地備份，建立后庫是其中的一種重要方法，如清代皇家檔案就在沈陽建立后庫備份。我國許多檔案館在上世紀６０年代都為備戰而建立了后庫。有些省市，如陜西、河北等省檔案館正在積極利用后庫改建新建檔案備份基地。2010年5月，甘肅省檔案館在榆中縣銀山鄉開工建設3781平方米的檔案異地備份庫。
    遼寧省檔案局(館)提出2008年8月申請，2009年開工建設建立遼寧省電子檔案異地容災備份中心，地點在省檔案館后庫，和省館相距300公里，投資600余萬，建立滿足電子數據容災備份國家標準、面積1500平米的全省電子檔案容災備份中心，實現遼寧省檔案館和遼寧省內各市縣三級檔案數據的遠程異地容災備份與恢復功能。2010年10月15日，國家檔案局在遼寧召開全國檔案館電子文件（檔案）備份中心建設現場會推廣遼寧做法。
    2、區域集中備份
    學習與借鑒其他大型系統的容災備份方式，建立區域的電子檔案數據的集中備份中心，如2004年，淄博市數字檔案館暨電子公文專網傳輸異地備份工作站開通。2006年10月，陜西省電子文件備份中心建立，目的是為了保持完整、安全、可靠的信息管理中樞。”山東省首家數字檔案異地備份中心——泰安市數字檔案異地備份中心在寧陽舉行開通儀式。紹興市檔案局與中國電信合作，通過電信IDC機房托管服務器、存儲設備和VNP光纖線路，于2009年正式啟動檔案館數據異地備份容災系統。安徽省、江西省等地建立電子文件中心，也起到區域的異地備份作用。
    2009年12月，浙江省省委辦公廳、省政府辦公廳聯合印發了《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》，要求全省縣級以上檔案行政管理部門對區域內具有重要保存價值的檔案與電子文件進行登記，并由同級國家綜合檔案館對經過登記的電子文件進行備份，對紙質和其他載體的檔案進行數字化全息復制并備份。截止2011年5月，浙江省檔案局已共接收電子公文和數字化成果備份光盤1522張、數據量約為3.76T；已在線或離線接收社保、公積金、民政優撫、土地審批等10個單位的14種電子業務數據共803084MB，接收省婦保醫院首批病歷檔案備份光盤350多張。浙江省已有30多個市縣建立了檔案與電子文件登記備份中心或增加了內設機構，在省級層面，2010年已經基本完成了電子公文歸檔和室藏傳統檔案數字化、登記備份工作，并同時開展了醫院病歷檔案、民營企業知識產權檔案登記備份試點。2010年全省各地對1482個機關、119個重點建設項目、51個企業的檔案與電子文件進行了登記備份，備份數據總量約為31T。
    3、館際備份
    館際互備是電子資源離線異地備份的成本低、方便操作的一種方式。2009年4月3日，天津開發區檔案館將第一批重要檔案數據——71張光盤共計300GB的檔案信息異地備份到天津市檔案館，最大限度地保證了檔案信息的安全。
    自2009年10月30日全國檔案館工作會議提出建立副省級檔案館重要檔案互備制度以來，北京市檔案館和陜西省檔案館、上海市檔案館與重慶市檔案館、天津市檔案館和廣州市國家檔案館、遼寧省檔案館與廣西壯族自治區檔案館、湖北省檔案館和青海省檔案館、海南省檔案館與江西省檔案館、貴州省檔案館與云南省檔案館、內蒙古檔案館和吉林省檔案館、哈爾濱市檔案館與南京市檔案館、貴陽市檔案局與長沙市檔案局、太原市檔案館與鄭州市檔案館、烏魯木齊市檔案局（館）與揚州市檔案局（館）等檔案館互結對子互為對方的備份基地。
    截至2010年3月，全國副省級市以上國家檔案館的異地備份結對工作已全面完成，47家檔案館全部結為對子，館際互備工作全面啟動，為國家重要檔案信息資源的安全提供了重要保障。
    三、當前檔案異地備份工作存在的主要問題
    國家檔案局在最近的幾次會議上都強調做好重要檔案異地備份的重要性，各地也積極響應認真落實檔案異地備份制度，也取得一定的成績，但存在著以下問題：
    1、對重要檔案異地備份工作的重要性認識不足，存在著僥幸心理。由于做異地備份需要對重要檔案進行同質的仿真復制或異質的數字化掃描加工或縮微處理，涉及檔案管理的各項基礎工作，投入人員多、工作量大、所需資金多，再加上本地的突發性，地域性災難發生的頻率不高，許多單位認為做檔案的備份就像買保險那樣，它們也許永遠不會用到，因此不愿意在上面花費太多的精力和金錢，另一方面，因擔心檔案的異地備份保管會造成本館館藏檔案特色的損失，造成說的重要，干著次要，工作推著走，應付了事。
    2、缺乏頂層設計和統一規劃。目前對備份工作僅要求全國副省級市以上國家綜合檔案館自愿結對并提出在2012年前完成互備的時間要求，提倡地級、縣級檔案館也這樣做，對重要檔案實行異地備份。但對異地備份沒有全局考慮，對副省級以下各級綜合檔案館、各專業檔案館、各部門檔案館的異地備份如何處理？何時完成？因國家層面整體設計、統一規劃、戰略部署與方法指導的缺失，導致我國異地備份工作沒有全面展開、整體水平較低，存在著隨意性強、業務不規范、標準不統一等問題，如僅目前各地簽訂的檔案異地備份協議名稱就有《檔案異地備份協議》、《檔案數據備份異地保管協議》、《重要檔案異地備份工作協議》、《重要檔案數據異地備份協議》、《檔案數據異地備份協議》等五六種之多。
    3、無法保證異地備份選擇保存地址符合規范要求。重要檔案異地備份首先要解決異地問題，雖然《檔案館防災減災規范》明確要求：為確保檔案安全，檔案備份基地的選擇要求兩地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震帶上，對于電子檔案備份還應不在同一電網。目前，重要檔案異地備份工作是選擇自愿的基礎上結對，雖然調動各地的積極性，但無法保證備份基地選擇符合規范要求，因現在好多檔案館并不完全是按檔案館建筑設計規范建設的，即使是所謂的標準檔案館，在大洪水、大地震，以及這些自然災害所衍生的次生災害，如斷電情況下的火災、海嘯、泥石流、有害氣體污染等，能不能防住還是個未知數。
    4、重要檔案異地備份工作缺乏具體要求。異地備份工作的對象是重要檔案，但重要檔案的界定應沒有統一標準，造成不清楚哪些重要檔案需要采用異地備份？目前開展的異地備份工作，基本是電子檔案數據的備份，是否需要進行同質的異地備份，還是只進行異質的異地備份？異地備份工作的主要有哪些內容？需要建立哪些規章制度？備份基地應要具備有什么樣的軟硬件條件？應當符合哪些標準規范？負有哪些責任？隨著檔案異地備份工作的逐步深入和時間的推移，檔案異地備份后的后期管理問題也將逐步呈現出來。如，對備份檔案的轉存、平時的抽樣機讀檢測該由誰做，大量的管理成本該由誰支付等問題。
    5、對異地重要檔案涉及的存儲方式、相關技術和設備以及日后管理研究不夠，存在較大安全隱患。目前電子檔案備份設備、數據的安全檢查工作基本上規定是由甲方負責，在大數據量的情況下如何對存在異地（乙方）的電子檔案數據進行安全檢查？異地備份常用介質有光盤、移動硬盤、硬盤、磁帶和磁盤陣列等，對于大容量檔案數據存在的數據遷移時間長、數量大、運輸困難等安全隱患，如10TB的檔案數據，完整拷貝一次大約需30天左右。
    6、缺乏異地備份長效的工作機制。重要檔案異地備份是項長期工作，檔案的異地備份及其備份后的管理都需要大量的人力、物力、財力的投入，資金如何保證、館際之間協調機制如何建立，異地備份工作和檔案的全文數字化工作如何聯動。
    四、檔案異地備份工作對策建議
    1、 展開重要檔案異地備份頂層設計，重要檔案異地備份是事關檔案長期保存和安全的大事，應有長期規劃通盤考慮，建立全國異地備份的總體框架，構建全方位的實施方略、確定發展方向、基本格局和推進步驟。要處理好重要檔案異地備份和電子政務電子商務容災備份的關系，應與相關部門聯合合制定下發檔案異地備份制度的文件，使不同地區檔案館之間的異地備份工作有章可循，有據可依。
    2、加強我國檔案異地備份基地選址指導。水災、火災、地震等自然災害或人為災害，這些都是檔案安全保護的大敵，災難來時或許無法預測，但防范措施一定要提前準備。而“異地備份”的“異地”應該得到足夠的重視，這個“異地”究竟該如何確定必須有一個原則，這是異地備份工作成敗的關鍵。如果這個“異地”選擇的不當，那等于沒有備份，容災能力幾乎為零！應加強對我國水災、地震、海嘯、泥石流等自然災害的調查，指導檔案備份基地的選址符合“兩地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震帶上” 要求。另外，要關注異地備份庫房的位置選擇，最好選在當地歷年最大洪水警戒線之上。選好備份地，建好備份檔案庫是個非常重要的問題，一定要高度關注。另外異地備份需配備專門的設備，比如防磁柜、恒溫設備、防盜設備等必要的設施。
    3、高度關注檔案異地備份的載體選擇。目前，檔案備份的載體主要有光盤、磁帶、磁盤、縮微膠片等。目前光盤市場比較混雜，一般光盤質量無法保證，備份的光盤應采用一次寫光盤并符合國家標準的檔案級光盤，但光盤存儲容量較小，另需要專用光盤檢查儀定期檢測。磁盤具有存儲量大、讀取速度快等特點，它能滿足動態的增量備份需求，是在線備份的主要載體，也被廣泛用于的異地備份載體，但無法保證不可刪改，安全性不高；磁帶是離線備份的重要載體，也是異地備份的常用載體，但為防磁帶粘連，需要經常到帶，工作量較大。縮微膠片具有很好的安全性，能滿足確保檔案信息長久保存的需求，是運用較多的備份載體，但是由于縮微膠片成本較高、查看不方便，因此，它主要用來備份對安全性要求高但現階段利用率不高的重要檔案。
    4、加大檔案備份技術的研究。備份技術需要不斷研發，要用較少的載體來備份大量的檔案信息，用生命周期長的載體來保證備份體的可讀性和可利用性，用技術手段來進行備份工作的日常維護。目前國際上出現的另外一種檔案存儲備份技術值得關注，如日立公司推出的“日立內容歸檔平臺”，它的特點是存儲容量大，采用一系列安全手段保證存入數據不可更改，設備昂貴。“能夠在審計時確保的完整、能夠控制數據保留和更新的管理策略，以及在需要時能夠進行搜索和檢索。”我國也開展檔案備份技術的研究，如天津市檔案局和北京八九數碼有限公司研究成功一套檔案異地備份系統，實現存儲容量大、存入數據不可更改、系統自動分級檢查、攜帶安全方便等功能，檔案備份的可靠性（3年內沒有任何數據損失的可能性）由每塊磁盤的98%、4塊磁盤的92.2%上升到99.7％，效果良好。
    “異地備份”，需要把重要檔案資料實行多套備用制，多庫保存，也可備份計算機數據分地保存，對珍貴檔案進行縮微復制分地保存。
    5、加強對需異地備份的重要檔案內容的研究。各個檔案館實施異地備份的檔案應該包括三類：首先是本館擁有的具有永久保存價值而且能夠突出本館特色的館藏檔案；其次是涉及民生的檔案資源，如婚姻、房地產、醫療衛生、養老保險等重要民生檔案館；再次是征集到本地重要的名人檔案。在對重要檔案進行異質備份的同時，還可以考慮對本館特藏庫所保存的重要檔案進行仿真并異地備份，最大限度保護本館館藏檔案特色。
    6、建立檔案異地備份長效機制。 對重要檔案進行異地備份應當作為一項重大戰略進行實施，應當將檔案異地備份工作放在一個地方文化遺產的傳承和有效保護的高度來考慮。涉及對重要檔案的甄別，對紙質檔案、重要的音頻視頻檔案進行全文數字化，還需要對正在生成的電子文件進行指導接收，檔案異地備份工作的后期管理問題，都需要提前進行研究和約定，需要社會各界積極參與，需要建立一套長效機制來解決涉及的資金、人員和組織等問題。另外，需要備份檔案資料很重要，而在這些重要檔案文件中，或多或少會涉及到國家權益文件，還會涉及到一些商業秘密，這些檔案文件有的不宜公開或沒到解密時間，如果在異地備份的過程中，出現了泄密造成了不可逆轉的損失怎么辦？這些都需要有應急方案。當前檔案異地備份的初級階段，檔案局館靠節儉有限的經費來開展這項工作，還能將就維持。隨著工作的逐步深入和時間的推移，大量的工作和管理成本將凸現出來，嚴重制約這項工作的開展。應盡早著手，爭取國家財政資金的支持。
    檔案作為人類社會活動的原始記錄，是一個國家重要的文化財富，是一個民族重要的歷史記憶。我們應從保護與傳承歷史文化的高度，要本著為歷史負責、對人民負責的態度，確保重要檔案“形成一批、鑒定一批、備份一批”，確實做好重要檔案的異地備份工作。