三種實物檔案的整理方法

（一）榮譽性實物的整理

1.分類。實物檔案應以“件”為單位進行整理，成套的實物以一件計。一般先按實物的形狀和質地分類，分為獎牌、獎杯、獎旗、證書、其它等幾類，然后按實物授予者的級別分，從中央到地方各級黨委、政府及其部門依次排列。

2.排列編號。按照分類的結果，先給各類實物一個代號，代號根據單位性質不同而定，一經確定下來，就不要隨意變動。榮譽類的實物可以先按形狀和質地排列，同一類中再按時間順序排列。

3.編制目錄。榮譽性實物檔案目錄應按件編制，每件寫一條目錄，內容應包括：類別、檔號、案卷題名、頒獎單位、頒獎時間、保管期限、存放地點、備注。

4.獎旗的存放方法

（1）去掉竹桿（或木棒）和流蘇；（整理時也可以不去掉）

（2）將獎旗折疊成16K或A4規(guī)格，將有字一側折疊在內，無字一側折疊在外，注意盡量不要在獎旗上有文字處留有折痕；

（3）將獎旗背面（右上角）貼有“實物檔案小標簽”的地方露出在面上；

（4）將折疊好的獎旗裝入檔案盒中；

（5）在檔案盒背脊填蓋盒內所裝實物檔案的目錄號、案卷號等項目。

（二）字畫的整理

1.分類。將字畫分為題字和畫作兩大類，字畫數量很少的單位也可以作為一類。

2.裱裝。收藏的字畫一般都要進行裱裝，經過裱裝后，卷起來放入特制的盒子中，或再用襯紙包住。

3.排列編號。根據分類情況而定，如分兩類，則編兩個流水號；如作為一類，則按接收先后大流水編號，每一件編一個號。

4.編制目錄。目錄格式可套用文書檔案卷內目錄。 將責任者視為字畫作者，頁號可填寫字畫編號，備注可填寫字畫的規(guī)格。

（三）舊印章的整理

1.分類。印章的分類方法很多，如按制作材料分，有木印、石印、骨印、鋼印、銅印、塑料印等；按形狀分，有圓印、方印、棱形印；按印文的制作方式分，有陰文印、陽文印、陰陽文印；按印文內容的性質分，有機關印、企業(yè)印、社團印等等。舊印章數量少的單位，可不必分類。

2.排列編號。舊印章應用一個特制的檔案盒進行排放，排放順序應與分類方法一致；每方印章在排放之前，都應在印模紙上蓋上一個印模，然后在印把上貼上編號，同時在印模上填上相應的編號。印章編號后即按編號順序放入特制的檔案盒內。

印章檔案盒圖樣（225㎜×310㎜×85㎜）

3.編制目錄。印章應按編號順序編制分類目錄，每方印章寫一條目錄，目錄的項目由順序號、檔號、印文、使用時間、備注組成。

4.印章的存放方法

            舊印章應用一個特制的檔案盒進行排放，排放順序應與分類方法一致；每方印章在排放之前，都應在印模紙上蓋上一個印模，然后在印把上貼上編號，同進在印模上填上相應的編號。

         印章編號后即按編號順序放入特制的檔案盒內，印模單獨裝訂成一冊或若干冊，與其它檔案一起存放。

         編制目錄。印章應按編號順序編制分類目錄，每方印章寫一條目錄，目錄的項目由順序號、檔號、印文、使用時間、備注組成。