實物檔案管理-實物檔案概念、歸檔范圍、歸檔時間和要求、保管期限、實物檔案分類

一、實物檔案的概念

實物檔案:指單位在各種活動中形成、接受、獲得或征集的各種以實物為載體的，反映單位活動并具有保存價值的歷史記錄。

實物檔案的特點：形式多樣、直觀、具有一定的宣傳性、耐保存性和藝術觀賞性

二、歸檔范圍

• （一）榮譽類：本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、牌匾等；

• （二）紀念類：本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物，包括活動紀念品、紀念郵票、題詞、字畫、組織機構印章等；

• （三）饋贈類：本單位在國內外活動中獲贈的以及個人捐贈的具有保存價值的紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等；

• （四）印信類：本單位已宣布停止使用的印信（如舊印章）;

• （五）樣本類：本單位在生產、科研活動中形成的具有保存價值的產品樣品、標本;

• （六）其他類：其它反映本市經濟社會各項事業(yè)發(fā)展情況和具有歷史性保存價值的物品。

三、歸檔時間和要求

             1、實物形成應及時向本單位檔案部門移交，一般不要跨年度。任何單位或個人不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉送他人；

             2、收集的實物沒有明確標明主題和時間的，移交單位或個人應在移交時對實物的主題和時間進行說明；

             3、歸檔的實物應保持干凈、整潔、無破損；

             4、歸檔的實物應當拍照歸檔，形成的照片按《聲像檔案整理》的要求整理歸檔，兩者之間要建立一一對應的互見關系；

             5、個人在公務活動中獲得的獎杯、證書、紀念品等實物檔案先由本單位檔案管理部門拍照登記，再交由個人保管（根據個人意愿，也可以交由單位保管）;

             6、禮品類的實物檔案在分類時要單列出來;

             7、《廣州市檔案管理規(guī)定》第十二條明確，機關、人民團體、國有企業(yè)事業(yè)單位應當在下列和物品形成或者獲得后的5年內向同級國家檔案館移交：

                   ①授予或者贈送市、區(qū)人民政府的獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、榮譽證、禮品等有保存價值的實物；

                   ②本市召開的國際性、全國性、地區(qū)性的重要會議及全市性重大活動形成的題詞、字畫和照片、錄音、錄像等文字、聲像資料；      

                   ③反映本市經濟社會各項事業(yè)發(fā)展情況和具有歷史性保存價值的其他資料和物品。

四、保管期限

         市級（含市級）以上單位頒發(fā)、授予的各種實物檔案，列為永久保管；區(qū)級及區(qū)級以下單位授予的各種實物檔案列為長期保管；其他類實物檔案應參照以上所述原則，根據其不同價值確定保管期限。

         實物檔案歸檔范圍及保期限表

五、實物檔案的分類代號