實(shí)物檔案的整理步驟
(一)分類
實(shí)物檔案要根據(jù)其形成規(guī)律和特點(diǎn)合理分類(一般按其制成材料和載體分為可折疊和不可折疊兩類歸檔),一件實(shí)物為一卷。
(二)排列
整理時(shí)應(yīng)按照實(shí)物制成材料不同的特點(diǎn),保持實(shí)物檔案的歷史聯(lián)系。
(三)編制檔號(hào)
實(shí)物檔案的檔號(hào)由各級(jí)類目號(hào)(分類號(hào))和案卷號(hào)構(gòu)成。檔號(hào)在最下位類下按實(shí)物形成時(shí)間先后順序依次編一個(gè)流水順序號(hào)。
以機(jī)關(guān)實(shí)物檔案檔號(hào)示例:
(四)固定檔號(hào)標(biāo)識(shí)
歸檔的每件實(shí)物應(yīng)貼上檔號(hào)“小標(biāo)簽”。“小標(biāo)簽”應(yīng)貼在實(shí)物的背面或底部,以不影響實(shí)物原貌為宜。
(五)編制目錄
實(shí)物檔案按類別分別編制目錄,一件實(shí)物編制一條目錄。實(shí)物檔案案卷目錄包括檔號(hào)、案卷題名、頒獎(jiǎng)單位、頒獎(jiǎng)時(shí)間、保管期限、存放地點(diǎn)、備注等項(xiàng)目。(其它類別實(shí)物檔案可以參照文書卷內(nèi)目錄另外制作)
實(shí)物檔案目錄
實(shí)物檔案目錄填寫說(shuō)明:
1.類別。填寫實(shí)物檔案分類的類別,如“可折疊類”。
2.檔號(hào)。填寫實(shí)物的分類號(hào)和案卷號(hào),如“H1—001”。
3.案卷題名。填寫該件實(shí)物的主題或名稱。
4.頒獎(jiǎng)單位。填寫實(shí)物制作、頒發(fā)單位。
5.頒獎(jiǎng)時(shí)間。填寫實(shí)物制作、頒發(fā)時(shí)間。
6.保管期限。填寫永久、長(zhǎng)期。
7.存放地點(diǎn)。填寫實(shí)物保存地點(diǎn),如“檔案室”、“會(huì)議室”、“陳列室”等。
8.備注。填寫需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
(六)裝訂目錄
實(shí)物檔案目錄由目錄夾封面、實(shí)物檔案目錄合訂而成。
(七)填寫目錄封面小標(biāo)簽
裝訂好的實(shí)物檔案目錄夾封面、脊背應(yīng)貼上“小標(biāo)簽”,并填寫各項(xiàng)內(nèi)容。
目錄夾封面、脊背小標(biāo)簽項(xiàng)目有:全宗名稱、全宗號(hào)、類別、年度、目錄號(hào)。
(八)裝盒、保管
可折疊類實(shí)物檔案直接放入實(shí)物檔案盒中保管;不可折疊類實(shí)物檔案可存放在會(huì)議室、展覽室的陳列柜或?qū)S霉癖9埽⒃趯?shí)物檔案目錄“存放地點(diǎn)”一欄中注明。