檔案的登記與統(tǒng)計(jì)工作
1.1 檔案登記與統(tǒng)計(jì)概述
登記的目的與作用在于對(duì)管理活動(dòng)中發(fā)生的種種較為重要的事實(shí)、行為、現(xiàn)象、數(shù)字等進(jìn)行隨時(shí)記錄,以把握整個(gè)管理工作的進(jìn)程與狀態(tài)。
統(tǒng)計(jì)則是一種較為宏觀的定量描述、定量分析的技術(shù)方法,旨在通過對(duì)量的描述與分析,認(rèn)識(shí)把握事物的總體狀態(tài)、趨勢(shì)與性質(zhì),為領(lǐng)導(dǎo)與決策行為提供以數(shù)據(jù)為內(nèi)容的全面、系統(tǒng)的基礎(chǔ)性信息支持。
1.2 檔案狀況登記
1. 卷內(nèi)文件目錄、全引目錄、案卷目錄和歸檔文件目錄。
2. 案卷目錄登記簿
案卷目錄登記簿是對(duì)所有案卷目錄進(jìn)行登記的一種登記形式,以案卷目錄的本冊(cè)為單位進(jìn)行登記,每一本案卷目錄登記為一個(gè)條目。
3. 總登記簿
總登記簿是檔案室用來反映檔案改進(jìn)、移出變化情況和總數(shù)的流水登記總簿。
4. 檔案移交(接收)登記簿
檔案移交(接收)登記簿是機(jī)關(guān)檔案室對(duì)檔案的收進(jìn)和移出情況進(jìn)行登記的形式。
5. 檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表
檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表是檔案館(室)按要求向檔案行政機(jī)關(guān)報(bào)告其所管檔案變化情況的一種登記形式。
6. 檔案室案卷統(tǒng)計(jì)表
檔案室案卷統(tǒng)計(jì)表是機(jī)構(gòu)檔案室對(duì)室藏檔案每年的收進(jìn)和移出情況進(jìn)行登記的形式。
1.3 檔案工作狀況登記
1. 工作日記
2. 人員進(jìn)入庫房登記
3. 檔案清點(diǎn)、檢查登記
4. 檔案出入庫登記
5. 檔案利用登記簿
6. 借閱檔案登記簿
7. 檔案利用效果登記
8. 檔案檢索工具登記表
9. 檔案編研成果登記表