v  建立臺帳，定期檢查。像倉庫管理一樣，定期盤庫做到電子檔案與保存文件相一致，借閱臺帳與電子檔案相一致。借出登記，歸還銷賬。專人管理，慎重修改和更新原有記錄。

v  接收文件時要按照GB50328-2002建設工程文件歸檔整理規范以及當地政府主管部門的要求列出目錄，照單收取。重點關注：文件要原件，無原件的要加蓋發文單位法人紅章；圖紙要有設計院出

v  圖章、注冊章、消防自審章以及相關批準部門核準章、竣工圖章;文件是否有效，是否在授權范圍內簽發等等。

v  施工單位項目經理（注冊建造師） 、負責人法人委托授權授、監理單位總監理工程師(注冊監理工程師)法人授權委托書。

v  重要的補充協議、建設單位指令單、監理單位備忘錄等涉及經濟、質量責任區分的文件。