——基于《上海市檔案館收集檔案范圍細則》
魏松巖
2011年，國家檔案局頒布《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（國家檔案局令第9號，簡稱九號令），進一步明確了各級國家綜合檔案館檔案資源體系建設的方向、路徑和方法。從組織行為學的角度來看，九號令的頒布和“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”的提出構成了接收檔案工作的新外部管理環境，而各級各類國家綜合檔案館接收檔案范圍的相應調整，則涉及對內部組織環境的深入分析。同時，國際管理界通用的成熟理論—“權變管理理論”和“SWOT環境分析法”為本主題研究提供了一種科學的理論架構和分析視角。
一、權變管理理論和環境分析學說
權變管理理論由保羅·赫塞（paul hersey）博士率先提出，重在研究各系統之間的聯系，強調不存在一勞永逸的管理方法，應根據組織所處的內部和外部條件隨機應變，尋求最合適的管理方法、方案或范式，達到提升組織效能的目標。環境分析學說則是一種具體的管理工具，它認為環境發展趨勢分為兩類：一類是環境威脅，指不利的發展變化趨勢所形成的挑戰，如不采取果斷的戰略行為，將導致組織職能的削弱甚至喪失；另一類是環境機會，指利于提升管理績效，強化管理能力的因素。同時指出，分析應包括外部環境和內部環境兩個維度，著眼于那些核心和重要的因素。模型中的S代表strength（優勢），W代表weakness（弱勢），O代表opportunity（機會），T代表threat（威脅），其中O、T是外部維度，S、W是內部維度。SWOT分析是組織“能夠做的”和“可能做的”之間的有機組合。
從方法論的角度講，權變理論提供了理論依據，SWOT模型提供了分析工具，這種“理論+工具”的通用研究方法是本主題研究科學性、嚴謹性的基石；從內容的角度講，只有提煉外部環境中的核心要求和有利因素，充分分析內部環境的優勢和劣勢，才能把握國家綜合檔案館接收檔案工作的發展機遇，將接收檔案工作提升到一個嶄新的管理階段。
二、國家綜合檔案館接收檔案環境分析
接收檔案是綜合檔案館業務鏈上的首要環節，其策略直接影響著館藏檔案資源的品質，而策略的制定和實施受到環境的影響和制約。因此，在探討接收策略前，分析外部和內部環境就顯得必要和重要。本文試以上海市檔案館為例，對當前接收檔案工作環境進行分析。
（一） 外部環境分析（O-T）
1.民生檔案備受關注。 2011年，國家檔案局下發兩批《國家基本專業檔案目錄》，其中列舉與民生相關的專業檔案多達40余種。2012年全國檔案局館長會議要求各級綜合檔案館的民生檔案要達到館藏60%左右。在此背景下出臺的九號令，也有著鮮明的民生導向，其第三條第二款強調：涉及民生的專業檔案列入綜合檔案館收集范圍。服務民生、研究和指導涉及民生的專業檔案已成為當前檔案工作服務大局的新亮點，也是檔案工作外部環境發生變化的顯著特征之一。
2.檔案服務經濟的職能愈加突顯。檔案作為重要的憑證和依據，對經濟建設和社會發展起著不可替代的支持作用。九號令突出的特點之一，即是強調對國有企業檔案的接收。市委常委、市委秘書長尹弘在2013年上海市檔案工作會議上強調檔案部門和檔案工作者要“深入發掘、提煉檔案中可資當下工作和未來發展借鑒的內容，為上海加快實現‘四個中心’和社會主義現代化國際大都市貢獻智慧”。檔案記錄如何追隨經濟發展的步伐，更好地適應和匹配社會繁榮的需要，成為各級國家綜合檔案館接收檔案工作要面對的外部要求。
3.檔案體現地域優勢、傳播特色文化功能的需求日益緊迫。黨的十八大提出要扎實推進社會主義文化強國建設。在上海加快建設國際文化大都市的過程中，檔案因具有記載歷史、傳承文明的功用而發揮著不可替代的作用。開埠以來，中西交融、名家薈萃、紅色起點和海派文化發祥地……構成上海獨有的地域特色。然而在檔案工作領域，多年來以機關文書檔案為主的資源建設戰略，某種程度上導致各級綜合檔案館館藏千篇一律、結構雷同，無法突顯地域特色。保留地域特色，留存傳統記憶是時代發展對檔案工作的外部要求。
（二） 內部環境分析（S- W）
“十二五”規劃以來，各級國家綜合檔案館接收檔案工作可謂風生水起。但檔案資源建設現狀與國家檔案局提出的“科學、合理、均衡、全面”的目標仍有距離，集中體現在：
1.涉及民生的專業檔案不足。近年來，不少綜合檔案館將接收涉及民生的專業檔案作為館藏檔案資源建設的重點，因而積累了不同規模的專業檔案，如市檔案館收藏的公證檔案、訴訟檔案等，區縣檔案館收藏的婚姻登記檔案、獨生子女檔案、上山下鄉檔案等。而民眾需求較為突出的動拆遷檔案、城鄉居民最低生活保障檔案、社會保險業務檔案、公積金檔案等仍較為缺乏，難以滿足當前公眾的查閱需求。
涉及民生的專業檔案不足的原因很多，其中兩點比較突出：一是其機構不屬于接收范圍。部分涉及民生的專業檔案未保存在傳統接收范圍內的市、區縣級政府職能部門，而是收藏在該機構所屬的二、三級單位（事業單位或企業）；二是檔案未納入屬于移交的歸檔范圍。部分涉及民生的專業檔案缺乏管理辦法，未與文書檔案區分管理。
2.直接反映經濟發展的檔案數量較少。當前，以機關和社會團體檔案為主的館藏現狀造成綜合檔案館與經濟建設相關的檔案系統性和全面性不足。以市檔案館為例，現館藏企業檔案多與撤銷企業相關，國有大型骨干企業檔案較少，反映當代“四個中心”建設檔案不足，反映上海支柱行業企業和第三產業檔案尤為缺失。區縣層面上，支撐本區域經濟特色的檔案同樣不足。
與經濟建設相關檔案多存在于企業檔案之中。企業本身靈活性和變動性的特性成為影響檔案正常移交的主要因素，如個別企業較強的自有意識阻礙檔案移交的主動性；所有制變動時，部分企業未能按規定將檔案納入變動或轉制程序，增加了檔案歸屬的不確定性；中央部屬企業或者中央、地方雙重管理性質企業的檔案流向仍是在探討的問題等。
3.富有地域特色的檔案匱乏。當前，綜合檔案館藏中代表地域特色的檔案總體上結構雷同，特色不足。以市檔案館為例，反映上海“紅色起點”內容的文博機構檔案，反映“海派文化”及擁有非物質文化遺產項目的文藝團體檔案，反映上海在全國領先、價值突出的文化學術機構等檔案所占比重與其應有的科學比例尚有差距，在覆蓋面和代表性方面也有不足，尚未形成體系，無法系統地支持和佐證上海多元文化。區縣檔案館亦缺乏豐富的地域人文、民俗風情的特色檔案。
形成上述局面的主要原因包括：已有涉及此類檔案的規定的指向性和操作性不強；相當部分富有地域特色的檔案不在傳統的 “對口”接收范圍內；此類檔案的所屬機構，檔案管理多缺乏科學性、規范性，因專業基礎薄弱，短時間內較難履行依法移交職責等。
三、《上海市檔案館收集檔案范圍細則》對國家綜合檔案館接收檔案環境新要求的回應
以SWOT模型為工具進行的檔案環境分析顯示，當前檔案工作的外部環境、內部環境均發生了顯著的變化。這種變化中有挑戰，更多的是機遇。權變管理理論要求，環境變化時，管理策略應進行相應的調整。因此，當前檔案管理要抓住機遇，有針對性地解決資源建設持續、健康、科學、有效地發展的問題，必須對接收檔案的策略進行相應的調整。
策略的調整應專注于那些核心和重要的因素。SWOT分析結論告訴我們，以下三個問題的應答具有關鍵意義：一是強化制度建設。提升檔案接收工作的法制依據和工作規范；二是細化接收方法。進一步明確接收檔案的對象、范圍和要求，使接收工作具有明確指向；三是拓展接收渠道。在法制法規的框架內拓展渠道、豐富接收方式，提升接收工作的覆蓋面和及時性。為此，上海市檔案館立足九號令，出臺《上海市檔案館收集檔案范圍細則》（簡稱《細則》）和《上海市檔案館接收檔案單位名錄》（簡稱《名錄》）并制定了實施方案，是國家綜合檔案館接收策略的一種有效探索和嘗試。
《細則》的發布對于上海地區的檔案工作具有重要的價值和意義。它是近20年接收檔案有關政策、法規和規定的梳理和集大成者，來自對接收工作實務的提煉，濃縮著一代檔案從業者的實踐和經驗，展現出更為廣闊的收集工作視野，承載著一種新型檔案資源建設理念，這種理念將支持未來上海檔案資源建設的方向和成就。與《細則》配套的《名錄》是上海市檔案接收領域第一份明確的機構名錄，共有370余家單位收錄在冊，檔案與民生密切相關、不同程度地反映著經濟建設成就和體現著上海特色的機構超過半數。
1.《細則》和《名錄》對民生檔案的關注。《細則》共二十條，第二條規定市檔案館收集“文書檔案、科技檔案、專業檔案和照片檔案包括紙質檔案和與之相對應的電子檔案”，從載體角度確保了檔案門類齊全的同時，更大意義在于信息角度，使檔案內容更早地接收進館，此舉將有利于提升檔案信息轉移和提供利用的及時性。目前，市檔案館的“城市數字記憶工程”中電子檔案收集系統即是相關的探索。第十條“在國家有關檔案管理辦法中，已明確應移交國家綜合檔案館的專業檔案，列入市檔案館接收范圍”和第十一條“市委管理的干部、離休后享受局級政治、生活待遇的干部去世后，其檔案列入市檔案館接收范圍”的規定，是對涉及民生的專業檔案建設的強調。
《名錄》中約50家單位與民生相關，除已有的民政、住房、社會保障、食品藥品監督等涉及民生的政府職能管理部門外，增加了公積金管理、醫療保險事務管理、社會保險事業基金結算管理等涉及民生的新型機構，疾病預防控制、衛生監督、精神衛生、教育考試等基層單位，以及供水、供電、供氣等涉民公用事業單位……以上述單位搭建起來的民生檔案接收框架，有效提升了民生檔案的覆蓋面，使民生檔案在結構上更加科學、系統、合理和全面。
2.《細則》和《名錄》對企業檔案的突顯。《細則》第三條強調應接收“代表上海地區一定歷史時期內先進科學水平和生產能力的國有企業”，第五條“上海市組織或者承辦的在國內外有重大影響的全國性、國際性會議和本行政區域重大的政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動所形成的檔案列入市檔案館接收范圍”，第七條“反映本市經濟、科技、教育、文化等領域建設成就，尤其是重點建設工程，以及城鄉歷史風貌變遷的音像檔案，列入市檔案館收集范圍”。 上述規定從源頭上保障了在檔案資源建設領域檔案館藏對經濟建設的適應和與經濟發展的匹配。
《名錄》中收錄與經濟建設和發展密切相關的單位80余家，其中，既有與各種經濟建設密切相關的科研、設計、咨詢單位，有重型機械制造、汽輪機制造、精密磨床制造等大型傳統制造企業，有永安百貨、錦江飯店、朵云軒、冠生園等“老字號”商業企業，有涉及信息、金融、商貿、汽車、成套設備和房地產等當前上海支柱產業的企業，更有與“四個中心”建設相關的銀行、證券、基金、保險、信托等金融企業，國際港務、交通港航業務受理、航道管理、航運交易等航運企業，及在全國首家上市的文化企業等，結構合理、覆蓋面全。
3.《細則》和《名錄》對地方特色檔案的強調。在《細則》第三條強調應接收“反映上海地方特色、具有典型意義或代表性的社會組織”，第四條“中華人民共和國成立前上海地區的革命歷史檔案、民國時期上海市級政權機構、日偽時期上海市級政權機構、公共租界工部局、法租界工董局，以及其他各類社會組織和著名人物的檔案，列入市檔案館收集范圍”，第十三條“保存在境內外各級各類檔案館、圖書館、博物館、紀念館等機構中有關上海的珍貴檔案資料，市檔案館可通過接受捐贈、交換、資源共享等方式開展收集工作”等。上述規定對于收集上海特色檔案的范圍，從歷史分階段作出明確規定，并在協調和處理好與其他同質文化單位業務關系方面實現了方法的可行性和操作性。
《名錄》中涉及上海特色的單位50余家，其中有反映“紅色起點”的中共“一大”紀念單位，有孫中山、宋慶齡、魯迅、陳云等名人故居或名人文物管理機構，有《支部生活》社、辭書出版等全國知名機構，有京昆藝術等非物質文化遺產機構，有上海世博會紀念館、中國上海國際藝術節中心、上海國際服裝服飾中心等反映重大活動的文化機構等。在不同程度上體現著海派特色。
四、有效落實《上海市檔案館收集檔案范圍細則》的思考
1.關注國家綜合檔案館接收范圍的“變”與“不變”。應當認識到，國家綜合檔案館的收集范圍是“變”與“不變”的統一體。“不變”是根本的，“變”是相對的，其實質是一種動態管理。所謂“不變”，是指檔案資源建設以民生相關檔案為重點內容不變；檔案資源建設圍繞經濟建設發展的目標不變；檔案資源建設彰顯不同地域特色的原則不變。所謂的“變”，是指接收檔案工作要圍繞政府中心工作的推進，追隨社會熱點，關注實效性；接收檔案要不斷彌補檔案館自身資源的弱項，提升針對性。
2.推動國家綜合檔案館間檔案資源的合理整合。檔案工作的管理模式為“統一領導、分級管理”，各級國家綜合檔案館的權限與資源各異。通過專業手段，科學地整合資源是推進資源建設的有效手段之一。以民生檔案資源建設為例，市、區縣兩級檔案館應有“錯位經營”的戰略思路。以婚姻登記檔案為例，涉外婚姻登記檔案因屬市民政局歸檔范疇，而列入市檔案館收集范圍，普通婚姻登記檔案則歸口區縣民政局，列入區縣檔案館收集范圍。受此啟發，市檔案館還應在諸如涉及財稅、工商登記、訴訟等數量大的檔案方面發揮示范效應，市區兩級更需構建順暢的溝通機制，以有效應對實體檔案的管理。再以經濟建設檔案資源建設為例，上海支柱行業的國有企業檔案、有關機構轉制企業檔案擬列入市檔案館收集范圍，而區縣檔案館應更關注區域經濟和區域發展領域，其中包括落戶本區域的原“老字號”企業等。
3.確立分期分批的接收策略，有節奏地開展試點接收工作。科學接收檔案需要擬訂合理的接收計劃，有重點有步驟地循序推進工作。當前，門類上，應突出民生檔案，尤其是涉及民眾切身利益、具有憑證作用的專業檔案的接收；載體上，優先接收列入接收范圍、已全文數字化的檔案，提升電子檔案所占館藏比重，方便提供利用；對象上，應將傳統接收范圍中的弱項—企事業檔案確認為重點。總之，宜選取具有一定社會影響力、滿足接收條件、檔案內容具有一定憑證價值和史料價值的組織作為試點，以點帶面，推動和收獲《細則》落實的全面成果。
4.完善相關的“配套工程”。《細則》作為上海市收集檔案的規定和指南，在具體落地方面仍需要相應的配套工程的連接和支撐。主要“配套工程”包括：一是保證接收檔案的品質，進一步完善和健全現有的接收檔案要求，規范各種門類、各種載體檔案及相關檢索工具的整理要求、標準和式樣，在此基礎上進一步規范接收檔案標準；二是優化流程，進一步規范、完善檔案提前或延遲移交的報批程序和相關手續；三是消除移交單位的顧慮，健全和完善移交單位利用其移交檔案的規定和辦法；四是健全優化激勵措施，繼續鼓勵出色完成檔案移交工作的單位。
接收檔案工作是一項重要而緊迫的任務，也是一個長效的科學命題。《上海市檔案館收集檔案范圍細則》是在國家檔案局九號令的基礎上，充分分析檔案工作新的環境特點，提煉出核心和關鍵影響因素，兼顧行業挑戰和機遇，結合多年工作實踐的研究成果。它的出臺是對國家綜合檔案館當前接收檔案策略的一種有效落地和應答。世界在發展，環境在變化，沒有一勞永逸的管理方法，權變管理理論要求我們永遠要以動態和發展的思路關注我們接收檔案的工作，關注我們的事業。
參考文獻：
1.《管理導論：一種權變學》美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯（F. Luthans）1976年出版，機械工業出版社
2.管理學(第11版)(工商管理經典譯叢) 美國斯蒂芬.P.羅賓斯，2005年出版，中國人民大學出版社
3.尹弘，胸懷大局 立足本職 服務上海，《中國檔案》，2013，（4）
