盡管如此，在當前的經濟環境下，內部管理仍是商業檔案的最佳歸宿嗎？如果將檔案安置他所是否會帶來更大效益？實際上，可供商業檔案選擇的模式很多且各有利弊。在英國，主要采取以下6種模式進行商業檔案管理。
慈善信托。現如今，英國許多地方政府（包括博物館）的檔案服務都被獨立信托替代了，這個趨勢還在加劇，這樣做是為了避免資金削減、公司倒閉所引發的檔案封存和損失。一些家族企業建立信托機構，家族成員的參與成為關鍵因素，因為沒有一個人愿將家族遺產置于危難之中。采取信托模式管理檔案，可以站在企業發展的更高角度來決策，在面對新機遇時，自由地決斷在英國信托機構申請巨額資金是合法的，無論是代表企業整體還是單獨申請。另外，母公司是信托的主要出資方，信托機構要與母公司維持良好關系，確保檔案被及時移交，不發生“檔案凍結”。任命具備“金融頭腦”的受托人（保管人）同樣很關鍵。
專業倉儲。專業倉儲一般是具有教育和文化性質的非營利性私人機構，致力于保護本地歷史，其中包括當地企業史，美國明尼蘇達州歷史學會是一個例子。倉儲可能關注于某一特定行業，如一些大學保存特殊的政治檔案。因此，有的公司會考慮把與自己館藏類似的檔案保存機構作為一個合適的保管場所。
地區性和全國性的商業檔案館。在北歐，建立地區性和全國性商業檔案館是一個強大的傳統。丹麥、芬蘭、瑞典和法國等均開展國內商業檔案服務。德國通常與當地企業和商業聯合會合作，由基金會開展地區級的檔案服務。他們提供大范圍的服務，不僅限于編目和存儲，還有調查、展陳、受委托開展歷史研究等。
高校。在全世界各地的大學里都有商業檔案館，但是各自的職責卻大不相同。比如英國格拉斯哥大學和澳大利亞國家大學的諾埃爾·布特林檔案中心將開展商業檔案收集視為基本職責所在。聯合開展檔案工作也是可行的，如英國最大跨國零售集團瑪莎百貨與利茲大學合作，將瑪莎百貨在倫敦的檔案遷到利茲大學內妥善保管。利茲大學將這些檔案的利用融入教學大綱，通過2014年啟用的“大規模在線開放課程”系統，學校師生可以直接使用這些檔案資源。
值得一提的是，英國鋼鐵檔案項目是針對特大型且專業檔案館藏的一種創新性管理方式。這些鋼鐵檔案保存在賽德檔案館，這是一個公共保管場所，并不在大學內，但這部分檔案的著錄工作是與當地大學聯合進行的，通過這個合作項目可以募集到必要資金，當地大學提供系統性支持和管理技術，并通過安排講座和工作坊來提高公眾的檔案意識。賽德大學主持該項目的一位教授將檔案部門和大學間的合作稱為“一種保管商業檔案的全新模式”。
博物館。博物館保護遺產并提供信息服務所產生的協同效應使博物館成為檔案保管潛在的“家”。但是，管理模式不同會導致整理工作差異巨大。一些國家級博物館會主動收集與其保管文物相關的企業檔案，如英國國家鐵路博物館和英國一些大型城市的工業博物館等。從研究角度說，同時保管文物和檔案會帶來明顯的協同效應。但弊端是，在檔案管理方面僅遵照博物館的標準開展。
公共檔案館。大多數地方檔案公共服務機構都會保存一些特定的商業檔案，特別是那些已經停業企業的檔案，還有一些檔案服務機構積極開展當地商業企業調查并鼓勵寄存檔案。一些公共檔案機構要求捐贈檔案而不是寄存。企業也許并不樂意這樣做，但即使企業不放棄對所屬檔案的所有權也可能會導致館藏不完整，如有些涉及敏感信息的檔案或現行文件都是分開管理的。一般來說，企業檔案館藏對于公共檔案館來講太大了，所以公共檔案館在接收企業檔案時會作出特定限制。有時公共檔案館會不征求企業意見便對其檔案進行鑒定并剔除部分內容。公共檔案館對企業檔案編目也是非優先處理的，除非有資金的投入。
值得明確的是，沒有一項萬全的方案是適合所有機構的。如果試圖將館藏檔案轉移至企業外部管理，那么必須考慮所有可選方式的優點和缺點。對于小型企業來說，選擇外包或是以上任何模式進行檔案管理都是符合成本效益的，因為小企業的館藏量不大，不需要去匹配固定的檔案人員或開辟單獨保管設施。在采取行動時，外部的保管機構比企業內部管理擁有更多自由度和靈活度，特別是在信托管理模式下，能夠增加資金流，為研究者利用檔案提供更多便利。外部寄存會促進企業檔案利用，有助于公司履行社會責任，在美國還有相應的減稅政策鼓勵企業開展檔案寄存。
在確定采取外包模式管理檔案后，最重要的是保持檔案工作的長期可持續性，因此需要擬定一個嚴謹的書面法律協議來保障，協議不僅要包括移交、寄存檔案的條款，托管雙方還要明確期望達到的目標。
（作者珍妮特·斯特里克蘭，系檔案和文件咨詢顧問、利物浦大學博士） 楊太陽 編譯
原載于《中國檔案報》2018年5月14日 總第3219期 第三版
