學校檔案機構業務建設具體要求

根據目前學校檔案工作的實際，對學校檔案機構業務建設方面提出更具體和明確的要求：

細化“三納入”：

• 將學校文件材料的形成和積累納入學校工作計劃，納入學校規章制度及工作流程，納入學校有關人員崗位責任制；

細化“四同步”：

• 檔案工作應與學校各項工作的（特別是涉及重大活動的）布置、檢查、驗收、總結同步開展，即學校下達工作任務、教學計劃與提出相應文件材料的歸檔要求同步，檢查工作、教學計劃進度與檢查相應文件材料積累情況同步，驗收、鑒定工作和教學成果與驗收、鑒定相應文件材料歸檔情況同步，工作、教學總結與相應文件材料完成歸檔同步。

強化了制度建設：

• 綜合性的規章制度、文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案崗位責任制、檔案管理應急預案。

新增：

• 檔案管理應急預案，對組織機構、拯救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點提出了要求。

規范了檔案的收集工作：

• 結合目前全市學校實際，規范全面修訂了黨群、行政、教育教學、幼兒園衛生保健、基本建設、儀器設備、財會、聲像等門類的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（附件1-8）。

• 各學校結合本校實際，參照本規范動態制定本校相應類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

明確了整理歸檔分工要求：

• 全校性、綜合性文件材料由學校辦公室負責整理歸檔，其他文件材料按分工由相應的職能部門負責整理歸檔。

• 涉及多個部門的文件材料，由協辦部門初步整理后移交主辦部門匯集整理歸檔。

明確了歸檔時間和手續：

• 黨群、行政、教育教學、幼兒園衛生保健類的歸檔文件材料應在寒、暑假前由相應的職能部門收集齊全并按要求整理后向檔案室移交。

• 基建類歸檔文件材料的收集整理應與工程建設同步進行。在項目完成通過鑒定驗收時，學校基建部門應通知檔案室參加，并于工程竣工驗收后三個月內將項目建設全過程形成的文件材料立卷整理后向檔案室移交。

• 在儀器設備開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收。儀器設備類歸檔文件材料在安裝調試后一個月內由學校設備管理部門按要求整理后向檔案室移交。
  

• 財會類歸檔文件材料于次年6月底前由財務部門按要求和規定完成整理后將檔案目錄移交一套至檔案室，檔案實體在財務部門保管三年后向檔案室移交。

• 聲像檔案在每項工作完成后兩個月內，由主辦部門將聲像材料和文字說明移交檔案室。

• 已故人員檔案，屬學校保存范圍的由本校人事部門保存三年后向檔案室移交。

• 實物類材料在各類工作、活動結束后一個月內，由經辦部門將實物和文字說明移交檔案室。

• 檔案室應隨時接收上級規定應接收的檔案。

• 檔案室接收檔案應履行手續，填寫移交清冊一式兩份。交接雙方應簽名蓋章，移交清冊歸入全宗卷永久保存。

規范檔案的整理要求：

明確歸檔周期

• 黨群、行政、基本建設、儀器設備、財會、實物類的歸檔文件材料以文件形成的“自然年度”為歸檔周期。

• 教育教學、幼兒園衛生保健類的歸檔文件材料以文件形成的“教學年度”為歸檔周期。

• 聲像、已故人員類的歸檔文件材料按特定周期歸檔。

• 根據目前學校檔案工作的實際，對學校檔案機構業務建設方面提出更具體和明確的要求：

明確整理方式

•    黨群、行政類文件材料按“件”整理歸檔。

•    教育教學、幼兒園衛生保健類歸檔文件材料可選擇立卷或按“件”整理歸檔。

•    其他類文件材料立卷整理歸檔

（具體參閱各門類檔案的整理）。

規范編制檔案檢索工具（立卷整理）

• 立卷整理的檔案目錄應根據不同類別檔案的具體情況按“教學年度”或“自然年度”或“特定周期”編制。

•  對“案卷封面”（附件13）、 “卷內目錄”（附件10）、 “卷內備考表”（附件14）、“案卷目錄”（附件9）、“歸檔文件目錄”（附件15）等編制內容進行了規范統一。

• 取消了原《規范》的“卷內科技文件材料目錄”、“照片檔案卷內目錄”。

• 增加了“聲像檔案案卷目錄”（附件11）、“聲像檔案卷內目錄”（附件12）、“歸檔電子文件目錄”（附件19）、“歸檔載體目錄”（附件20）。

• 規范了“歸檔文件目錄夾”封面及脊背標簽（附件16）、“立卷歸檔檔案目錄夾”封面及脊背標簽（附件17）、“文件匯編及參考資料及其目錄盒”正面及脊背標簽式樣（附件18）。