高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法——檔號(hào)的編制
(一〕檔號(hào):
是存取檔案的代號(hào),排架的依據(jù),必須反映高等學(xué)校檔案的分類體系和物理位置。
(二)檔號(hào)編制的原則:
必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求,即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號(hào);方便插卷,使其有充分?jǐn)U展的余地;不能隨意變動(dòng);能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要,發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。
(三)檔號(hào)結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識(shí):
1.檔號(hào)包括年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三個(gè)部分。
年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
分類號(hào)是檔號(hào)的主體,一般由一、二級(jí)類目代號(hào)組成,也可僅由一級(jí)類目組成。少數(shù)擴(kuò)展到三級(jí)類目者,還應(yīng)把三級(jí)類目代號(hào)包括進(jìn)去。分類號(hào)究竟包含幾級(jí)類目,由各校自行掌握。比如:“黨委會(huì)議記錄”的分類號(hào),由一級(jí)類目組成者力“DQ”;由二級(jí)類目組成者為“DQ11”;由三級(jí)類目組成者為“DQ11ⅹⅹ”
案卷號(hào)同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號(hào)中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同,案卷號(hào)可不限級(jí)數(shù)。
2.檔號(hào)的模式。
本法規(guī)定為:
年度號(hào)十分類號(hào)十案卷號(hào)
對(duì)于庫(kù)藏有多個(gè)全宗的院校,原則上應(yīng)在年度號(hào)前加全宗號(hào)。標(biāo)識(shí)到文件級(jí)的,還應(yīng)在案卷號(hào)后面加件號(hào)。
3.檔號(hào)的標(biāo)識(shí)。
采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間,用連接符號(hào)“一”連結(jié)。例如: 1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號(hào)卷的檔案,可標(biāo)為:1990一JXl4一23。
(四)檔案的實(shí)體排架問(wèn)題:
從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮,可不考慮保管期限。但編定檔號(hào)前,在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下,可將永久、長(zhǎng)期排在前面。
本法規(guī)定的檔號(hào)模式屬分段開(kāi)放型編號(hào)方法,各校在按檔號(hào)排架時(shí),可根據(jù)案卷數(shù)量、自身?xiàng)l件,既可按一級(jí)類目——年代縱向排列,也可按年度——類目橫向排列。