第一步：文件材料的收集
1、收集的要求：
（1）文件材料應當齊全完整，并符合長久保管的質量要求。
（2）文件材料應當精練準確，并反映立檔單位的主要職能。
（3）檔案機構要加強對收集工作的監督指導。
（4）及時移交應歸檔的文件材料。
2．收集的方法：
（1）嚴格按照歸檔范圍進行收集。
（2）建立相關制度，加強對零散文件的收集。
（3）明確具體人員職責，保證歸檔文件材料齊全完整。
（4）做好平時收集工作。
3．收集的范圍和重點：
收集的范圍和歸檔范圍是一致的，重點是本機關自己形成的重要文件材料，上下級機關和其它機關針對本機關主管業務有密切聯系的文件材料。
（1）立檔單位要建立健全收發文登記制度，有完整的收文登記本、發文登記本、印章登記本、依據歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。
（2）檢查本單位在年度工作中產生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業會議材料，代表發言材料；本單位在上級工作會議上發言、匯報、經驗材料、典型材料、交流或發表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業技術人員等花名冊及主要業務工作登記簿）；年報表（業務、黨員、人事勞資等各種統計報表）；各種介紹信及存根（黨團組織關系、干部調動、行政事務等）、協議、合同等。
（3）不論“紅頭文件”還是“白頭文件”都是本單位工作過程中形成的文件材料，均屬于立檔單位應收集的范圍（參見國家檔案局8號令（附后）制訂本單位的《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》） 。
第二步：判斷文件材料是否歸檔
1、制定本單位《文件材料歸檔和不歸檔范圍》：立檔單位依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號），制定本單位《文件材料歸檔和不歸檔范圍》，依照此范圍，剔除不應歸檔的文件材料，剩下的就是本單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發文及部分收文的重份文件。②普發性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。
2、歸檔判斷應注意的幾個問題：
（1）以文件材料為主，不是“有收必歸”。
（2）以文件材料價值為主，不是“有文必檔”。
（3）歸與不歸，不能只看有無紅字版頭和文號。
（4）以本機關為主，不是“外機關都不要”。
（5）要注意宏觀文件，也要注意微觀文件材料。
3、因為現在文書檔案整理執行的標準是《歸檔文件整理規則》（后面簡稱《規則》），所以在歸檔前要明確《歸檔文件整理規則》的幾個概念、歸檔文件整理的原則。
（1）歸檔文件：“歸檔文件”指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
（2）件：“件”即歸檔文件的整理的計算單位。一般以每份文件為一件，同時還要重點注意以下具體情況對“件”的界定：
①文件正對本與定稿為一件　　　　
②正文與附件為一件
③轉發文與被轉發文為一件　　
④原件與復制件為一件
⑤來文與復文可為一件（或2件）
⑥文件處理單與文件為一件
⑦報表、名冊、圖冊等每冊（本）為一件
（3）歸檔文件整理的原則：《規則》確定了歸檔文件的整理原則，即遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
第三步：歸檔文件的分類
1、選擇分類方法，編制分類方案：《規則》提供了年度、保管期限、機構(問題)3種分類方法，在機關檔案室的實際工作中，常用的分類方案有：年度——保管期限分類法；保管期限——年度分類法（這2種為敘述方便暫且稱為兩級分類法）；保管期限——年度——機構（內部科室）分類法；年度——機構——保管期限分類法；問題——年度——保管期限分類法等（這3種為敘述方便暫且稱為三級分類法）。
2、介紹幾種常用的分類方案
（1）、年度——保管期限分類法（兩級分類法）
即先將歸檔文件按年度分類,再在年度下面按保管期限分開。這種分類方法特別適用于內部機構設置簡單的中小機關,或者每年形成文件數量不是太多的機關,以及小型的事業單位。如：阜陽市***律師事務所每年形成的文書檔案就按此方案整理（件號的編制方法就為：每年一個保管期限一個流水號，每年要有3個流水號）
2008年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
2009年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
2010年:永久： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       30年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
       10年： (1、2、3、4、5、6、------件號從1編到n）
（2）、保管期限——年度分類法（兩級分類法）
即先將歸檔文件按保管期限分類,再在保管期限下面按年度分類。這種分類方法同樣適用于內部機構設置簡單的市、縣（區）直、
鄉鎮機關,或者每年形成的文件數量少的機關單位。此時分類方案為:
永久:  2001年、2002年、  2003年……
     (件號1-n)  (件號1-n)   (件號1-n)
30年:  2001年、2002年、2003年……
10年:  2001年、2002年、2003年…………
（3）、保管期限——年度——機構（內部科室）分類法（三級分類法）
即先將歸檔文件按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類,再在年度下面按機構分類。這種分類方法同樣適用于內部機構雖有變化但不復雜的立檔單位。如中直機關、省直機關、及市（縣）區大中型機關或形成文件數量多的機關，此時分類、排列方法為:
永久：  2001年 辦公室（件號：1～ｎ）、法規處（件號：1～ｎ）、業務處（件號：1～ｎ）- --------           
　　2002年辦公室（件號：1～ｎ）、法規處（件號：1～ｎ）、業務處（件號：1～ｎ）- ---------
　　2003年辦公室（件號：1～ｎ）、法規處（件號：1～ｎ）、業務處 （件號：1～ｎ）- --------             
     2004年同上---------
30年：2001年辦公室（同上）、法規處、業務處……
    2002年辦公室、法規處、業務處………
   2003年……
10年 :2001年辦公室、法規處、業務處……
   2002年辦公室、法規處、業務處………
   2003年……
（4）、問題——年度——保管期限   分類法（三級分類法）
企業或大的事業單位采用此分類法，要先按黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理各類分開，在每個類別里，把每一年度的按永久、3O 年、10 年 分類。
黨群工作類（0）   2007年   永  久， 30　年，　10　年
               （件號） 　1～ｎ，　1～ｎ，　 1～ｎ
                 
2008年    永  久， 　30　年， 　10　年
   （件號）　 1～ｎ，　　1～ｎ，　   1～ｎ
                 
2009年    永  久， 　30　年， 　10　年
   （件號）　 1～ｎ，　　1～ｎ，　   1～ｎ
 
行政管理類（1）                        同      上
經營管理類（2）                        同      上   
生產技術管理類（3）                     同      上
 
3、對歸檔文件進行實體分類
根據上述掌握的分類方法及確定的分類方案對歸檔文件進行實體分類操作。選擇兩級分類法方案的，先分好年度，再將每年的歸檔文件按已編制好的《文書檔案保管期限表》進行保管期限分類，準確劃分保管期限，分為永久、30年、10年即可。若是選擇三級分類法方案的，先分年度、分機構（問題），在同一機構（問題）內再分保管期限。
 
第四步：歸檔文件的排列
歸檔文件的排列是在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度、形成者等將歸檔文件排定先后次序的過程。不可直接按收發文號、時間進行排列，歷年排列順序要相對固定。
１、排列的原則：
事由原則（文件材料的內容相同或相近的排列在一起），  對歸檔文件的排列,《規則》強調了"事由原則",即同一事由的相關文件應當排列在一起。這里的事由是一個比較原則性的概念,可以是指一件具體的事,或一個具體的問題,或一段較緊密的工作過程等等。通過界定"事由",使密切相關、參照性強的文件材料排列在一起
２、排列的方法：
    在堅持事由原則下按文件材料形成時間、重要程度、形成者等排列的不同方法。
(1)同一事由內歸檔文件的排列：
A、按時間先后順序：時間早—排前；時間晚－排后
 
B、按重要程度排列：重要的—在前；次要的—在后
 
(2)不同事由間歸檔文件的排列
A、按時間排列
B、按重要程度排列
C、按責人者（承辦者）排列
D、按問題排列
3、排列時應注意的問題：
（1）按分類方案執行
（2）不可直接按收、發文號、時間排列
（3）“隨辦隨歸”要先全的先整理
（4）“零”頭文件的排列——排列在有關類別的最后
 
第五步：加蓋歸檔章及編號（編制歸檔號）
編制歸檔號就是將歸檔文件在全宗的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明，目的是為了固定分類體系、排列體系，也為保管和實體查找利用提供條件。
1、歸檔章各項目的設置：
      →全宗號、年度、保管期限、件號    和機構（問題）
                    必填項              選擇項
2、加蓋歸檔章及填寫用筆要求：依據分類方案和排列順序逐“件”蓋章，蓋在每“件”的，首頁--上端--居中--空白處，可附紙，要用紅色印泥，填寫要用碳素墨水，不可用紅、藍墨水、圓珠筆、鉛筆等不規范用筆。