1992年1月9日，交通部、國家檔案局
　　
　　第一章總則
　　
　　第一條為加強交通系統檔案管理，提高檔案管理現代化水平，更好地為交通事業服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和《中華人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《檔案法實施辦法》）及黨和國家有關檔案工作的規定，結合交通工作特點，制定本辦法。
　　
　　第二條交通檔案是指交通行政、企業、事業、社團組織（以下簡稱各單位）及個人，在其工作、生產、經營、建設和科學研究等活動中直接形成的，對本單位和社會有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
　　
　　第三條交通系統各單位所形成的檔案均應由各單位檔案部門實行集中統一管理，不得由各承辦部門和個人分散保存。
　　
　　第四條各單位應加強對檔案工作的領導，要有一位領導人分管此項工作。有科技檔案的單位，還應指定一位總工程師或技術負責人兼管此項工作。各單位應將檔案工作列入本單位總體發展規則，納入企業管理、生產建設、科學研究和技術管理的規章制度中，納入各級領導人的崗位職責和工作人員的崗位責任制中。
　　
　　第二章檔案管理體制機構任務
　　
　　第五條遵照國家檔案工作實行統一管理、分級負責的原則，在國家檔案行政管理部門的“統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”下，交通部檔案部門對直屬一級行政、企業、事業單位的檔案工作實行業務領導；雙重領導交通單位的檔案工作，既要執行交通行業檔案管理的制度、規范、標準，又要接受所在地區檔案行政管理部門的業務指導與監督；各省、自治區、直轄市及計劃單列市交通廳（局、委、辦）的科技檔案工作，要執行交通行業的科技檔案管理制度、規范、標準；交通部直屬一級行政、企業、事業單位的檔案業務同時受所在地區檔案行政管理機關的監督和指導。
　　
　　各交通行政、企業、事業單位檔案部門，對其所屬單位的檔案工作實行業務領導。
　　
　　第六條交通部檔案管理部門的主要任務是：
　　
　　一、貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策和法律、法規，結合交通檔案工作特點制定交通系統檔案工作的規章制度；
　　
　　二、制定交通檔案工作的發展規劃，并組織實施；
　　
　　三、對交通系統的檔案工作進行業務指導、監督和檢查；
　　
　　四、負責交通部機關的檔案工作。對部機關各單位的立卷歸檔工作進行業務指導，集中統一管理部機關的檔案，按規定向有關檔案館移交檔案，為部機關和交通系統提供檔案服務；
　　
　　五、指導、協調交通專業檔案協作組的活動，總結交流檔案工作經驗，組織并指導交通檔案專業學術理論探討、研究；
　　
　　六、負責組織交通系統檔案干部的業務培訓工作；
　　
　　七、組織學習、研究和推廣檔案管理工作的新技術、新方法和先進經驗；
　　
　　八、參加國家重點交通建設工程項目竣工和重要設備開箱的文件材料驗收工作；
　　
　　九、制定交通系統檔案進館范圍的規定，并對交通檔案館的業務工作進行指導。
　　
　　第七條交通部所屬各單位應設立與本單位檔案工作相適應的檔案管理機構（檔案管理處、科、室）。
　　
　　檔案管理處（科、室）的主要任務是：
　　
　　一、貫徹執行黨和國家檔案工作的方針、政策、法律、法規，制定本單位檔案管理規章制度、實施細則；
　　
　　二、對所屬單位的檔案工作進行業務領導、指導和監督、檢查；
　　
　　三、負責對本單位文件材料形成部門的立卷工作進行指導，集中統一管理本單位的檔案；
　　
　　四、編制檢索工具和匯編文件資料，積極開展檔案利用工作；
　　
　　五、會同本單位有關業務部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定；
　　
　　六、學習、研究和采用新技術，推行檔案管理的現代化；
　　
　　七、參加工程竣工、科研成果評審鑒定和設備、儀器開箱的文件材料驗收工作；
　　
　　八、負責培訓檔案干部，提高專業理論及業務水平，交流檔案工作經驗；
　　
　　九、根據需要兼管資料工作，對資料實行集中統一管理；
　　
　　十、根據交通部檔案進館范圍的規定，向交通部檔案館移交永久保管的檔案；
　　
　　十一、組織完成上級檔案部門交辦的檔案業務工作。
　　
　　第三章檔案干部的條件與職責
　　
　　第八條檔案干部必須堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針政策；事業心強，鉆研檔案專業理論知識，熟悉交通業務和本單位主管的業務范圍；忠于職守，遵守紀律、身體健康，具有中專以上文化水平和一定專業知識。負責管理黨組織檔案的工作人員必須是共產黨員，符合機要人員條件。檔案管理處、科、室、館的負責人，還應具有館員（或者相當館員）以上專業技術職務的人員擔任。
　　
　　檔案干部應相對穩定。對有中級以上技術職務的檔案干部的調離，應征求上級檔案管理部門的意見。
　　
　　各單位在考核檔案干部的時候，應根據本辦法第九條的有關規定和檔案工作的特點，考核其檔案專業的理論水平和業務能力。并保證檔案干部與其他專業干部一樣，進行正常的專業技術職務的評定和晉升。
　　
　　第九條檔案人員的職責：
　　
　　一、認真貫徹執行檔案工作的各項規章制度，掌握檔案管理現代化技術；
　　
　　二、指導文書立卷人員和專業技術人員做好文件材料的收集、立卷歸檔工作，提高案卷質量；
　　
　　三、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況；
　　
　　四、保護檔案的安全，做好防護工作；
　　
　　五、開展檔案業務指導工作，并采取各種有力措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作；
　　
　　六、做好檔案利用服務工作，編制多種檢索工具，迅速準確地查調檔案，匯編檔案資料；
　　
　　七、遵守保密制度。未經批準，不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密內容，確保檔案機密的安全。
　　
　　第四章檔案的接收
　　
　　第十條各單位應建立、健全文件材料的立卷歸檔制度。凡本單位各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書部門或業務部門進行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔。
　　
　　第十一條檔案部門接收的檔案，應符合交通部發布的有關案卷質量標準的規定和要求。
　　
　　第十二條文書檔案一般應在第二年上半年向檔案部門歸檔；科技檔案按工程項目、產品、課題分階段或全部竣工驗收后兩月內向檔案部門歸檔；聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結束兩個月內由會議主辦單位負責歸檔。交接雙方應對檔案進行檢查、清點、核對，并履行簽字手續。
　　
　　第十三條有檔案館的，聲像檔案由檔案館逕向聲像檔案的形成單位接收；沒有檔案館的，由檔案部門接收。
　　
　　第五章檔案的管理
　　
　　第十四條各單位應積極采用先進技術，逐步實現檔案管理現代化。各單位的檔案，應作為一個檔案全宗進行整理和保管。
　　
　　一個全宗內的文書檔案按年度、機構、問題排列。
　　
　　科技檔案應按交通部頒發的《交通部科學技術檔案分類編號辦法》進行分類、整理，按照規定編制科學技術檔案總目錄和科學技術檔案分類目錄。
　　
　　第十五條各單位檔案部門應建立本單位的全宗卷，把有關一個全宗歷史情況的文件集中立卷保管。
　　
　　第十六條案卷分別按永久、長期和短期三種保管期限進行系統排列。
　　
　　案卷目錄應編號排列，專柜保存。并隨時填寫交通檔案案卷目錄登記簿。
　　
　　第十七條各單位應有專門的庫房保管檔案，繪制庫藏檔案存放示意圖，配置必要的設備，認真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等“七防”工作。堅持庫房檢查制度和庫房溫濕度記錄制度，注意調節和控制庫房的溫濕度，確保檔案的安全。
　　
　　第十八條檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應控制在14攝氏度——24攝氏度，有調節設備的庫房溫度日變化幅度不得超過正負2攝氏度；相對濕度應控制在45％—60％，配有調節設備的庫房濕度日變化幅度不得超過正負5％。保存母片的膠片庫溫度應控制在13攝氏度——15攝氏度，相對濕度應控制在35％—45％。
　　
　　第十九條聲像檔案管理人員，應著工作服、帶潔凈手套操作，防止汗漬、細菌等有害物污染檔案。
　　
　　第二十條檔案部門應建立定期檢查庫存檔案和設備制度，并做檢查記錄。對破損和字跡模糊或變質的檔案，應及時修補或復制；對庫存檔案發現可疑情況或者發生意外事故，應及時進行檢查，并將檢查的結果立即向單位領導報告。
　　
　　第二十一條檔案部門應該建立收入、移出檔案總登記簿，及時把收入和移出的檔案分別進行登記。按照要求，準確編制交通檔案工作基本情況統計年報表，于次年一月底報送交通部檔案處。
　　
　　第二十二條檔案部門應按檔案的保管期限，定期用直接鑒定法對檔案進行鑒定。文書檔案的鑒定工作應在單位負責人或機關辦公廳（室）主任的領導下，由檔案部門和有關業務部門組成鑒定小組共同進行。科技檔案的鑒定工作，要在總工程師或科學技術負責人的領導下，由檔案人員和科技人員共同進行。
　　
　　第二十三條鑒定工作結束后，應由檔案部門提出檔案鑒定工作報告，編寫檔案銷毀清冊，經本單位領導人簽字批準后，方予銷毀，并報上級檔案部門備案。銷毀檔案時，應指定兩人監銷，監銷人應在檔案銷毀清冊上簽字。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
　　
　　第二十四條檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好檔案的交接手續。
　　
　　第六章檔案的利用與公布
　　
　　第二十五條積極開展檔案利用工作。編制多種切實可行的檢索工具，并視具體情況進行檔案著錄工作。經常主動了解各部門的需要，開展檔案的編研工作，為行政管理、生產建設、經營管理和科研教育等提供檔案服務。
　　
　　匯編的檔案資料如需印發或出版，應經本單位領導批準，并報主管部門備案。
　　
　　第二十六條各單位檔案部門應設立檔案閱覽室，健全檔案借閱和復制、復印制度。本單位工作人員，因工作需要借用本單位的檔案時，應填寫借用檔案證明單，復印檔案需填寫復印檔案報批表、案卷復制目錄，經本單位處、科、室負責人簽批后借用。借閱聲像檔案須經檔案部門批準并征得聲像檔案形成部門同意，方可借閱。聲像檔案原聲帶、母片嚴禁外借。檔案部門出借檔案時，必須嚴格履行登記手續，在借用檔案登記簿上登記，并當面點交清楚。歸還時要嚴格檢查，防止受損和污染的檔案入庫，并在借用檔案登記簿上注銷。
　　
　　借用黨務工作檔案時，應由黨員干部借用，并履行黨委有關部門負責人簽字批準手續。借用黨組、黨委文件和會議記錄、紀要等檔案時，應經黨組（委）書記批準，并一律不準借走，只能在檔案閱覽室查閱。
　　
　　第二十七條部屬各單位相互借用或部外單位借用本單位一般檔案時，必須持有單位的介紹信（介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），經檔案部門同意后方可借閱。重要的檔案應經辦公廳（室）主任或單位負責人批準，并一律不能借出檔案部門。
　　
　　第二十八條聲像檔案實行兩套制，以復制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔的環境中保存，不得轉借他人或擅自復制。歸還時必須保證聲像檔案完整無損。
　　
　　第二十九條檔案從庫房調出時，檔案人員及時填寫案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時，將代理卡放入案卷內，以備下次調卷使用。
　　
　　第三十條凡根據檔案材料縮微、抄錄、復制、復印的材料，經檔案部門核對無誤后，加蓋檔案部門“檔案材料證明專用章”。
　　
　　第三十一條本單位工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案一般為十五天，科技檔案一般為一個月，聲像檔案借閱期一般為七天。若因特殊情況需延長借期，應到檔案部門辦理續借手續。
　　
　　借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調動工作和離休、退休時，應即將所借檔案歸還。
　　
　　第三十二條因借用檔案解決重大問題，并產生較大的經濟效益和社會效益的，應填寫檔案利用效果登記表。
　　
　　第三十三條借用檔案的人員，對所借檔案要負安全、保密之責，不得損毀、丟失和抽取、拆散，不得自行轉借、翻印、擅自帶出機關，嚴禁在文件上涂改和作任何文字標記。
　　
　　第三十四條交通系統各檔案館保管的檔案向社會開放和公布，按照《檔案法實施辦法》和有關規定，制定開放檔案實施細則，報請主管部門批準后實施。
　　
　　檔案館應當加強對檔案的研究整理，經上級主管部門和保密機構批準，有計劃地出版檔案材料，在指定范圍內發行。
　　
　　第三十五條遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認真貫徹執行國家、交通部的保密法規，做好保密工作。檔案部門在收到保密委員會和有關部門關于檔案解密的通知后，應及時調整密級。
　　
　　第七章進館與移交
　　
　　第三十六條各單位永久保存的檔案，在檔案部門保存十五年后，連同“案卷目錄”（一式三份），向交通部檔案館移交。
　　
　　第三十七條凡合并、撤銷機構的全部檔案根據國家有關規定，必須將本機構全部檔案進行認真整理，不得分散，并按下列辦法進行處理：
　　
　　一、撤銷機構的檔案，應向檔案館進行移交或交由主管機關代管；
　　
　　二、撤銷機構的業務劃歸幾個單位或部門的，原機構的檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或向檔案館移交；
　　
　　三、一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應移交合并后的機關代管或向檔案館移交；
　　
　　四、一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或復制；
　　
　　五、機關撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關繼續處理，并作為新的機關的檔案加以保存；
　　
　　六、一個機關改變隸屬關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統一管理；
　　
　　七、各種臨時工作機構撤銷時，其檔案應向主管機關或檔案館移交。
　　
　　第八章獎勵與處罰
　　
　　第三十八條凡是有《檔案法實施辦法》第五章第二十七條規定所列事跡之一的，有關單位應當給予表彰和獎勵。
　　
　　第三十九條對于違反《檔案法》和本辦法相應有關條款的行為，應按照《檔案法實施辦法》第五章有關規定予以處罰。
　　
　　第九章附則
　　
　　第四十條本辦法自一九九二年一月九日起施行。各單位應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定實施細則，并報部備案。交通部一九八○年十一月五日（80）交辦字2343號文頒發的《交通部文書檔案管理辦法》和一九八○年十一月十二日（80）交辦字2414號文頒發的《交通部科學技術檔案管理辦法》同時廢止。