中國檔案報訊 前不久，國家標準化管理委員會正式批準發布《社會保險業務檔案管理規范》（以下簡稱《規范》），并將于2016年1月1日起正式實施。《規范》作為國家標準發布，標志著社保業務檔案規范化管理制度和標準體系建設取得了重大進展。

    社保業務檔案管理工作是社保業務經辦不可分割的有機組成部分，社保業務檔案規范化管理不僅要規范收集、歸檔、整理、保管社保檔案，還要充分發揮社保檔案對規范社保業務經辦的促進和監督作用。《規范》著眼于理順社保檔案工作與社保業務兩者之間的關系，通過深入挖掘系統內外業務檔案的應用領域，用標準、流程和制度克服了檔案管理和社保業務經辦工作中的隨意性，從而使社保業務檔案及社保業務經辦同時得到持續扎實的推進。

    《規范》規定了社會保險業務檔案管理的術語和定義、原則、設施設備規范、崗位與人員職責、管理規則和信息化規范等，適用于全國各級社會保險經辦機構。與此前實行的相關規定相比，《規范》更具前瞻性，突出體現在對電子業務檔案管理規則的制定上，如“社會保險經辦機構業務部門應負責對辦理業務過程中直接形成的具有保存利用價值的電子業務材料進行收集、整理和歸檔；社會保險經辦機構業務檔案管理部門應負責電子檔案的保管、鑒定、銷毀、統計、利用和移交；社會保險業務檔案管理部門應制定相應的管理制度，對電子業務材料的形成、收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、統計和利用等實行管理與監督，確保其真實、完整、安全和有效；電子業務材料歸檔包括在線歸檔和離線歸檔兩種方式；業務檔案管理部門應對接收或轉換的電子業務材料（載體）至少保存4年；業務檔案管理部門應對電子業務檔案進行定期檢查和備份”。

    2009年7月，人社部、國家檔案局下發了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，全國各級社會保險經辦機構開始了業務檔案規范化管理的征程。5年時間，全國社保系統基本完成了制度建設、基礎建設和隊伍建設；基本解決了歷史檔案的整理；業務檔案規范化管理實現了“制度從無到有、機制從無序到規范、管理從粗放到精細”的重大轉變。2014年底，全國養老和醫療保險經辦機構中已有93%的市級機構和82%的縣級機構通過了達標驗收。

    全國社保業務檔案規范化管理之所以經過短短5年時間就走在全國民生檔案管理的前列，達標驗收標準的及時制定和國家標準規范的提早研制是根本保障。可以說，社會保險業務檔案規范化管理工作是以規范起步的，沒有走“回頭路”。同時，按照“誰經辦誰整理，邊經辦邊整理”的要求，全國社保系統明確了前臺經辦檔案整理的責任，將業務材料收集整理和立卷歸檔工作自然融入業務經辦各個環節，實現檔案整理與業務“同生同結”，徹底改變“兩張皮”現象。事實上，業務檔案的收集整理過程本身就是對業務經辦過程的再審核、再監督過程，以確保業務辦理合規合法，為復核、審核、內控、稽核、審計以及質量控制等環節提供完整、準確的資料，降低經辦風險。

   當前，先進的信息技術和網絡技術為社保業務檔案規范化管理提供了技術支撐，實現檔案管理功能融入社保業務系統，與社保業務信息系統一體化建設，是社會保險業務檔案信息化建設的發展方向。初級階段，不僅要有檔案目錄檢索管理系統，還要實現檔案著錄信息通過調用業務信息系統信息自動形成；高級階段，不僅要實現檔案管理信息與業務信息的互相調用，還要實現集中的網絡管理和應用。而為適應這一進程，全國社保系統也正在加緊培養兼具檔案管理專業知識、社保業務知識和信息管理技術知識的復合型人才。

    今后10年，我國社會保險事業將迎來更大的發展機遇，圍繞社保業務檔案規范化管理建設，全面實現業務檔案的標準化、紙質檔案的影像化、服務利用的便捷化的目標任重道遠。《規范》的頒布實施為以上目標的實現提供了堅強的標準保障。

    原載于《中國檔案報》2015年9月24日 總第2816期 第一版