怎樣做好電子文件的歸檔工作？

答：電子文件的歸檔管理目前實行“雙套制”，即具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。
電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。所謂背景信息和元數據分別指：背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上、下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。元數據，指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。
電子文件歸檔還應注意收集以下有關文件：
（1）支持性文件，指能夠生成運行文本、數據、圖形等文件和各種命令及設備運行所需要的操作系統。
（2）數據文件，指各種數據材料。由于數據在不斷變化、更新，應對原始數據隔一段時間定期拷貝，并將拷貝文件歸檔。
（3）與電子文件有關的各種紙質文件，主要有產生電子文件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產生的一些紙質文件，如設計任務書、操作手冊等。
邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。邏輯歸檔，指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。物理歸檔，指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。