(1)檔案庫房應遠離存有易燃易爆物品、空氣污染等不安全的場所,不適宜設置在地下樓層或頂層。檔案庫樓面負荷應為5kN/m2。采用密集架時,不應小于12 kN/m2,或按實際需要確定。
(2)檔案庫房應有防盜措施,一般庫房要加設防盜門窗。
(3)檔案庫房窗戶要配掛防光窗簾,防止陽光直射庫內;同時庫房照明裝置應以使用白熾燈為宜,避免日光燈中紫外線對檔案紙張的破壞。
(4)庫房應配備去濕機及放置吸潮劑。
(5)庫房可通過機械通風、自然通風等方法減緩庫內溫度過高現象。通常應配備空調設備,以達到庫房理想的溫度。
(6)檔案庫房周圍要滅絕火源跡象,庫內嚴禁吸煙,要建立嚴密的防火制度并配備適合檔案保管的消防滅火系統或器材。
(7)檔案柜架應放置防蟲、霉藥品,以防霉菌、害蟲損壞檔案。為防止檔案發生鼠害,庫房應定期檢查并投放滅鼠藥。
(8)為防止灰塵對檔案的損害,庫房最好加雙層窗,同時利用吸塵器及時吸除檔案及柜架上的灰塵。