保管期限一般以企業管理的客觀利用需求為依據來確定,既要考慮文件的現實利用價值,更要兼顧長遠的歷史利用價值。保管期限有永久、長期(15——50年,含50年)和短期(15年以下,含15年)或永久、定期(30年、10年)等。
具體地說:(1)凡是反映企業主要職能活動和基本歷史面貌的,對企業生產、經營、建設等有長遠利用價值的檔案,列為永久保管;(2)凡是反映企業一般工作活動,在較長時間內對企業生產、經營等工作有查考利用價值的文件材料,列為長期(或30年)保管;(3)凡是在較短時間內對企業生產、經營等有參考利用價值的文件材料,列為短期(或10年)保管。
產品屬企業自身開發的,其檔案保管期限一般定為永久,屬外來加工的一般為定期;基本建設項目檔案的保管期限參見《基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規定;設備檔案的保管期限可以根據該設備的使用年限設為定期;會計檔案的保管期限有永久、定期兩類,其中定期包括3年、5年、10年、15年、25年五類(具體參見1998年8月財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》)。